Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность - Предмет и задачи документоведения

Типы документов

В настоящее время различают следующие типы документов с присущей каждому типу юридической силой:

    - оригинал или подлинники. Это первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу; - копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы; - заверенные копии - копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу; - выписки. Выписка - это часть документа. На ней обязательно указывается, из какого документа сделана выписка, ставится подпись должностного лица и печать организации; - дубликаты. Это повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник. Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника документа.

Развитие технологии копирования документов

На ранних стадиях развития письменности документы создавались в единственном экземпляре. Однако вскоре тексты стали копировать единственно доступным рукописным способом. И хотя в середине XV века появились первые книгопечатные станки и вскоре большинство книг становятся печатными, но рукопись почти до конца XIX века остается основным способом исполнения документов.

Первые нерукописные копии документов получали с помощью оттисков на глине или воске. Для этого сначала весь текст вырезали на деревянных или каменных основаниях, а затем делали оттиски на мягком материале. Позже стали использовать красители, и оттиски делали на пергаменте и тряпичной бумаге. Однако цена такой копии была очень велика из-за трудоемкости работы. Снизить ее удалось только к XVI веку, с изобретением книгопечатания.

Книгопечатание было изобретено Иоганном Гуттенбергом около 1445 г. К этому времени рост городов, развитие культуры и просвещения требовали массовой книжной продукции. Нужны были копии церковных книг, научных трудов, карт и астрономических таблиц [16].

Изобретение включало несколько технических новшеств: разборный шрифт, словолитный аппарат, специальный сплав для изготовления печатных литер, особый состав типографской краски и собственно печатный станок (рис. 1.6).

Первые опыты книгопечатания относят к 40-м гг. XV века в городе Страсбурге, а к концу 50-х в Майнце вышла великолепно изданная Библия (рис. 1.7). Затем гуттенберговские типографии распространились по городам Германии и странам Европы.

Но стоимость копии документа все еще была очень высока из-за цены сырья, из которого производились носители, и дорогих природных красителей (особенно цветных).

Первые годы печатные книги сохраняли многие признаки рукописных. Заглавные буквы, иллюстрации, многоцветные заставки и концовки не печатали, а дорисовывали от руки в печатных книгах (рис. 1.8). Но постепенно они заменялись литыми или гравированными, появились печатные иллюстрации - гравюры, которые вырезались на дереве, потом на меди.

В 1491 г. в Кракове была напечатана первая славянская книга кирилловского шрифта, а первой русской печатной книгой был "Апостол", изданный в 1567 г.

Первопечатные книги издавались в основном тиражом в 300 экземпляров. Всего за первые полстолетия книгопечатания вышло в свет около 40 тыс. изданий печатных книг, а их общий тираж превышал 12 млн. экземпляров. Из них до наших дней дошла примерно тридцатая часть, около полумиллиона экземпляров. С появлением машинописи документы разделились по статусу на оригиналы и копии.

Для изготовления копий и массового тиражирования документов в начале XX века стали использовать ротаторы и ротапринты. К середине века появляются светокопировальные аппараты.

Современные средства копирования и размножения документов

В современном делопроизводстве для копирования документов используются специальные технические средства, которые можно разделить на две группы: средства копирования и средства размножения.

Их принципиальное различие заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. Средства копирования обычно используют, когда нужно получить небольшое количество экземпляров (25-50 шт.), а при массовом тиражировании привлекают средства малой полиграфии.

Наиболее используемыми являются следующие средства копирования.

    1. Электрографическое копирование (электрофотографическое или ксерографическое) - наиболее распространенный в настоящее время способ копирования. 2. При электрографическом способе копирования документ сначала проецируется на поверхность фотополупроводникового покрытия на барабане аппарата (светоэкспозиция) и формируется его невидимое электростатическое изображение. Затем изображение проявляется в процессе прилипания красящего порошка (тонера) к заряженным участкам. После этого происходит собственно печать - перенос красящего порошка с барабана на бумагу - и закрепление изображения. 3. Основными достоинствами электрографического копирования являются: высокая оперативность, производительность и качество копирования; возможность масштабирования и редактирования документа при копировании; получение копий с листовых и сброшюрованных документов; получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно - и многоцветных оригиналов; получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге; сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания. 4. Наиболее известными аппаратами электрографического копирования являются отечественные - ЭРА, РЭМ, ЭФКА и зарубежные - фирм Xerox, Canon и др. 5. Термографическое копирование - самый оперативный способ. При термографическом копировании используют специальную термокопировальную бумагу. Копия может быть изготовлена как на специальной термореактивной бумаге, так и на обычной. Однако применение термографического способа не позволяет получить высокое качество копий, к тому же бумага стоит достаточно дорого. 6. Фотографическое копирование - самый ранний из современных способов копирования. 7. Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Этот способ обеспечивает самое высокое качество копий, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии. (Одна из разновидностей фотокопирования - микрофотокопирование, основанное на микрофильмировании документов.) 8. Электроннографическое копирование. Способ электронно-графического копирования основан на оптическом считывании документов, преобразовании проектируемого на них изображения в электрические сигналы и переносе информации на специальный носитель копии. 9. Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Копии на электрофотопленке могут затем использоваться для тиражирования документов средствами трафаретной печати. 10. Диазографическое копирование (диазография, синькогра-фия). Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого формата. 11. При диазографии производится экспонирование оригинала на светочувствительную специальную диазобумагу, а затем на участках, где нет изображения, происходит отбеливание бумаги ярким светом. После этого полученное изображение проявляют. 12. Диазографическое копирование не обеспечивает высокого качества печати. К тому же использование такого способа предъявляет особые требования к материалу оригинала документа - он должен быть выполнен на светопроницаемой бумаге или кальке. 13. Тиражирование документов (получение значительного количества копий) в офисах и учреждениях может быть организовано с использованием средств оперативной полиграфии. 14. В полиграфии применяется большое разнообразие способов печати. Высокая и глубокая печать являются самыми совершенными способами для массового тиражирования книг, брошюр. При этих способах используются объемные печатные формы. Однако в оперативной полиграфии применяются, как правило, плоские печатные формы. 15. Наиболее распространенными в оперативной полиграфии являются следующие способы тиражирования документов. 16. Гектографическая (спиртовая) печать. Принцип гектографической печати основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом и расходуется при переносе на копии. С одной печатной формы можно получить 100-200 оттисков. Гектографическая печать применяется при небольшом тиражировании (25-250 экз.). 17. Достоинствами этой печати являются возможность многоцветной печати и низкая стоимость расходных материалов, а недостатками - низкое качество копий и их выцветание со временем. 18. Офсетная печать. Офсетная печать основана на несмешиваемости масла и воды. Печатная форма обрабатывается так, чтобы участки, содержащие изображение, удерживали масляную краску, а остальная поверхность - воду (и отталкивала краску). Затем на нее наносится изображение с использованием жирового красителя. При печати на форму накатывается краска, налипающая на жирные места, а потом краска переносится на бумагу для получения копии. Достоинства офсетной печати: высокое качество копий; возможность тиражирования большого числа экземпляров (до 5 тысяч оттисков с металлической формы); возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги; возможность многоцветной печати. Недостатками офсетной печати являются сложность изготовления печатной формы и процесса копирования и высокая стоимость оборудования. 19. Трафаретная печать. Принцип трафаретной печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах-ротаторах. Печатная форма документа изготавливается на специальной бумаге (восковой, желатиновой или коллоидной), или на пленке. При нанесении трафарета на его материале пробиваются микроотверстия, через которые потом продавливается краска. 20. К достоинствам трафаретной печати относятся хорошее качество печати; возможность тиражирования 400-1500 оттисков с одной формы и простота изготовления трафаретов. К недостаткам - невозможность редактирования трафаретов после изготовления и необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати. 21. Ризография (электронно-трафаретная печать). Ризография совмещает традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Она является сегодня самым распространенным способом тиражирования документов в организациях и учреждениях. 22. При копировании сначала документ переводится в электронный вид и по нему создается матрица (пленка с микроотверстиями). Затем рабочая матрица пропитывается красителем и используется как трафарет для печати. С одной рабочей матрицы можно получить не менее 4000 оттисков хорошего качества. 23. Достоинствами ризографии являются использование для копирования бумаги любого типа и качества; высокая производительность и качество копирования; возможность копирования цветных документов (за несколько прогонов одного листа); возможность редактирования документов.

Обязательный экземпляр документов

Экземпляр - это образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.

Система обязательного экземпляра - это совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования. Обязательный экземпляр может быть платным и бесплатным.

Принципы формирования системы обязательного экземпляра, виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра и нормы работы с ним оговорены в Федеральном законе "Об обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 № 77-ФЗ.

Цели формирования системы обязательного бесплатного экземпляра:

    - комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации как части мирового культурного наследия; - осуществление государственного библиографического учета; - организация его постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов Российской Федерации; - использование его в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей; - государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации; - подготовка и выпуск национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации; - информирование общества о документах всех видов; - формирование комплекта местных документов и краеведческих фондов.

В состав обязательного бесплатного экземпляра и обязательного платного экземпляра входят следующие виды документов:

    - издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания); - издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения; - издания для слепых и слабовидящих - издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, "говорящие книги", крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи); - официальные документы - документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер; - аудиовизуальная продукция - кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей; - электронные издания - программы для электронных вычислительных машин и базы данных, а также электронные документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку, имеющие выходные сведения, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях; - неопубликованные документы - документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы); - патентные документы - описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.

Обязательный бесплатный экземпляр передается производителями документов получателям безвозмездно. Документы доставляют через полиграфические предприятия по одному обязательному бесплатному федеральному экземпляру всех видов печатных изданий в день выхода в свет первой партии тиража.

Экземпляры изданий для слепых и слабовидящих доставляются в Российскую государственную библиотеку для слепых в течение двух дней после выхода в свет первой партии тиража.

В тридцатидневный срок после защиты и присуждения ученой степени доставляются в Российскую государственную библиотеку обязательные бесплатные экземпляры диссертаций (а диссертации по медицине и фармацевтике - в Государственную центральную научную медицинскую библиотеку).

Аудиовизуальную продукцию в целях ее учета, хранения и использования в государственных архивах и библиотечно-информационных фондах документов доставляют:

    - в Российскую книжную палату (по три обязательных бесплатных экземпляра фонограмм и видеофильмов); - в Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм (по два экземпляра фонопродукции, кинопродукции в виде позитивных копий, а также видеопродукции и аудиовизуальной продукции на электронных носителях); - в Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации (по одному обязательному бесплатному экземпляру игровых, анимационных, научно-популярных фильмов в виде позитивной копии); - в Российский государственный архив кинофотодокументов (по одному экземпляру документальных фильмов и киножурналов, документальных видеофильмов в виде копии, по два обязательных бесплатных экземпляра фотодокументов); - в Российский государственный архив фонодокументов (по два экземпляра фонопродукции, за исключением фонопродукции, созданной для телевидения и радиовещания).

Доставка обязательного платного экземпляра изданий включает доставку в Центральный коллектор научных библиотек из первой партии тиража обязательного платного экземпляра изданий. Не подлежат доставке в Центральный коллектор научных библиотек: буклеты, открытки, карты и планы, плакаты, портреты, наглядные учебные пособия, календари, афиши, этикетки, другие листовые издания, издания на языках народов Российской Федерации (за исключением русского), служебные документы, документы строгой отчетности, техническая документация на военную продукцию, бланочная продукция, указания по заполнению бланков отчетности, альбомы форм учетной и отчетной документации, издания для слепых и слабовидящих, неопубликованные документы, аудиовизуальная продукция и электронные издания.

На получателей обязательного экземпляра документов (как бесплатного, так и платного) возлагаются обязанности по их регистрации, учету (составлению депозитария), комплектованию фондов отечественных изданий, обеспечению их постоянного хранения и использования. А также обязанности по распределению и доставке обязательных бесплатных федеральных экземпляров изданий в библиотечно-информационные организации в соответствии с перечнем, утверждаемым правительством Российской Федерации.

Копирование обязательного экземпляра (в целях библиотечно-информационного обслуживания граждан и организаций) осуществляют организации, ответственные за обеспечение его постоянного хранения и использования.

Копирование обязательного бесплатного экземпляра электронных изданий (включая программы для ЭВМ и базы данных) осуществляется в соответствии с Законом РФ "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных".

Похожие статьи




Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность - Предмет и задачи документоведения

Предыдущая | Следующая