Вимоги щодо організації діловодства і архівної справи - Документаційне забезпечення в менеджменті

Ефективне документальне обслуговування управлінської діяльності передбачає правильну організацію діловодства. За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94) діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі діяльності.

Кабінет Міністрів України своєю постановою затвердив "Примірку інструкцію з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (1997)". Цією ж постановою зобов'язано міністерства, центральні органи влади, Раду Міністрів, АР Крим, місцеві органи виконавчої влади розробити і затвердити інструкцію з діловодства у власних апаратах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери їх управління.

Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. Поряд із державною мовою у внутрішньому діловодстві допустиме вживання мови відповідної меншості у містах (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення складають громадяни, які належать до національних меншин. Мета діловодства чітко, грамотно і своєчасно оформляти ихідні та вихідні документи, зберігати справи, штампи і печатки у встановленому порядку, уважно обслуговувати відвідувачів. Діловодство слід організувати так, щоб можна було правильно і швидко відображати у документах діяльність підприємства і його окремих підрозділів: швидко і легко знаходити за даними Інтеграції у поточних справах і в архіві всі потрібні довідки; сипе матично контролювати виконання документів.

Операції, пов'язані із складанням, друкуванням, прийманням, зберіганням, відправленням документів, належать до загального діловодства.

Діловодство з особового складу і протокольне діловодство, що мають свої особливості у веденні і оформленні, належать до спеціального діловодства.

Чіткість і дієвість діловодства залежить від правильної організації проходження документів у господарстві або від документообігу.

Вхідний документ -- Документ, що надійшов до організації проходить такі етапи: приймання, реєстрацію, виконання, перевірку виконання, реєстрацію виконаного документа, відправлення за призначенням. Приймання і первинну обробку вхідної кореспонденції звичайно доручають одному з працівників підприємства.

На кожному підприємстві має бути перелік документів, які підлягають реєстрації. Обов'язково слід реєструвати документи, що надходять від вищих органів, основні внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, заяви і скарги трудящих. Це допомагає встановити факт і строки одержання документа, його зміст, строки виконання, виконавця, місце зберігання.

На практиці найчастіше застосовують журнальну і карткову системи реєстрації документа. Одержує поширення система реєстрації з використанням комп'ютерів.

За журнальної системи, якщо документ не потребує попереднього особистого розгляду керівником, його слід передати виконавцю у день надходження. У цьому разі про документ доповідають керівникові разом із проектом резолюції. Це дає змогу уникнути розгляду керівником одного питання двічі: спочатку -- запит, а потім -- відповідь. При передачі документів на розгляд або виконання слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями і схе-мами-зразками руху документів.

Керівник не повинен затримувати документи більше ніж на добу. Якщо документ потрібний йому для тривалого користування, то для нього виготовляють копію, а документ з поміткою про виконання підшивають у справу. Своє рішення керівник викладає в резолюції, яку, як правило, пише на документі. Іноді для цього використовуються так звані фішки (невеликі аркушики паперу). В резолюції зазначають відповідальних виконавців документа (одного-двох, іноді трьох-чотирьох), прийняте рішення і строк виконання. Відповідальність за виконання однаковою мірою несуть усі виконавці, але право скликати і координувати їх дії, а також право доповіді резервується за особою, яка зазначена в резолюції першою.

Доцільною формою реєстрації вхідних документів є картки. Переваги їх полягають у тому, що документи можна реєструвати не тільки у хронологічному порядку в міру їх одержання, а й у систематичному -- за кореспондентами. У такому разі кожному кореспонденту присвоюють умовний номер (кодекс). Картки групують за однією-двома ознаками, наприклад, за строками виконання і виконавцями. До відділу документ повинен надходити разом з карткою, що дасть можливість запобігти витрати часу на повторну реєстрацію. У картках не слід дослівно переписувати резолюцію, досить заздалегідь вдрукувати у них вказівки загального характеру ("Для відповіді", "Доповісти") і при реєстрації потрібне підкреслити. Крім того, зайвий детальний запис про зміст вхідного документа, треба тільки зазначити питання, що розглядається, або вид документа.

Пропозиції, заяви і скарги колгоспників, робітників і службовців радгоспів реєструють у спеціальному журналі одразу після їх надходження. Після реєстрації із змістом листа і заяв знайомиться керівник.

Рішення щодо заяв і скарг, які не потребують спеціальної перевірки і додаткового вивчення, слід приймати не пізніше, як через 15 діб після надходження. Якщо справу передають на розгляд колегіальних органів управління або виникає потреба у додатковій перевірці і вивченні, строк рішення обмежується одним місяцем. Відповідь заявнику повідомляють усно або письмово.

Для листів-запитів і листів-доручень вищих установ і організацій, а також листів установ, організацій і підприємств з резолюцією керівника господарства, встановлюється 10-ден-ний строк виконання.

Перед відправленням вихідної кореспонденції (листів, документів) в інші організації і установи перевіряють правильність оформлення, наявність реквізитів і реєструють у спеціальному журналі або картці. Записи у журналі роблять у хронологічному порядку. Номер запису в журналі переносять на штамп листа і на копію.

При використанні карток на кожний документ заповнюють окрему картку, зазначаючи в ній вихідний номер, дату, зміст, кому і куди він відправлений, хто виконавець, де зберігається копія документа, номер справи і сторінку.

Заповнені картки зберігають у спеціальних картотеках, нумерують у хронологічному або тематичному порядку. На кореспонденції, яку відправляють рекомендованим листом, ;Ініапоштою, внизу ліворуч під адресою зазначають номер відправного листа. Відправлені документи реєструють у журналі вихідної кореспонденції.

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи (1995)"; державні органи, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи і організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, використання їх у службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

Архів являє собою організацію, чи структурний підрозділ, де здійснюють приймають та зберігають документи з метою використання ретроспективної документної інформації. Архіви бувають державні, приватні та відомчі.

В Україні створено Національний архівний фонд України, в якому зберігаються документи, незалежно від їхнього виду, місця створення і форми власності на них, які відображають історію духовного, матеріального життя народу, мають істори-ко-культурну цінність і які визнано такими відповідною експертизою та зареєстровано у заведеному порядку.

Залежно від місця зберігання розрізняють справи поточного діловодства і архівні. У справи поточного діловодства підшивають папери поточного листування календарного року. В постійному архіві (архіві закінчених справ) зберігають справи, книги, журнали та інші документи, що відображають діяльність підприємства за попередні роки. Кожну справу прийнято називати одиницею зберігання.

На початку кожного року у господарстві складають номенклатуру справ -- систематизований список назв справ, які ведуться на підприємстві. При складанні номенклатури слід керуватися положенням (статутом) даного підприємства, відомчим переліком документів, а також прийнятою системою їх групування. Справи, які ведуть протягом 2 років і більше (перехідні справи), вносять у номенклатуру кожного року під тим самим індексом (номер справи за номенклатурою). Номенклатуру справ погоджують з райдержархівом. її затверджує керівник підприємства.

Основні ознаки, за якими складають номенклатуру справ і формують документи у справи такі: предметно-питальна, коли в одну справу групують документи, що стосуються певного питання або предмета; номінальна передбачає групування документів з однаковою назвою (наприклад, протоколи, накази); авторська -- коли в справу групують документи, складені однією установою або особою (наприклад, виконавчі листи, відомості утримань); кореспондентська -- групування в одну справу листування з певним кореспондентом (організацією або особою), наприклад, листування з Агропромбанком з питань поточного фінансування і кредитування; географічна - коли в одну справу групують документи з відомостями, що стосуються певної території, або листування з кількома кореспондентами, що перебувають на одній території (наприклад, листування з лісозаготівельними організаціями Закарпатської області); хронологічна -- поєднує документи за певний період.

Документи, згруповані в справу, підшивають у папку, на обкладинці якої зазначають назву господарства, адресу, номер і назву справи, початок, закінчення, кількість листів у справі, строк зберігання, опис здачі до постійного архіву. У справу підшивають тільки виконані документи і закінчене листування. Для зберігання їх заводять спеціальну папку з написом "На підшивку". Документи, що чекають виконання, зберігають у папці з написом " Чекають виконання".

При формуванні справ слід додержуватися послідовності розміщення в них документів. Так, у хронологічному порядку розміщують фінансові й планові документи та листи, відповідь іде після запиту. Протоколи розміщують за номерами, а особові рахунки працівників -- в алфавітному порядку.

Документи, що надходять на підшивку, повинні мати резолюцію "У справу". Щоб документ можна було легко знайти, товщина кожної одиниці зберігання не повинна перевищувата 3--4 см, а кількість сторінок -- 200--250. Якщо документів більше, їх треба розділити на кілька томів.

Зберігають справи у шафах, на внутрішньому боці яких прикріплюють перелік наявних у даній шафі справ. Бухгалтерські документи слід зберігати окремо від реєстрів синтетичного й аналітичного обліку, їх зберігають в окремих папках. У господарстві призначають працівника, відповідального за ведення справ в архіві.

Важливо правильно організувати у господарстві діловодство з особового складу. Воно включає оформлення на роботу, службові переміщення і просування працівників на підприємстві, заохочення, відрядження, відпустки, звільнення з роботи працівника.

В організації управління велику роль відіграє протокольне діловодство. Воно включає реєстрацію присутніх у реєстраційних листах перед початком зборів, написання секретарем президії зборів чорновика протоколу і оформлення протоколу не пізніше як через 2--3 дні після зборів. Протоколи записують у спеціальну книгу або передруковують і підшивають у правного листа. Відправлені документи реєструють у журналі вихідної кореспонденції.

В організації управління велику роль відіграє протокольне діловодство. Воно включає реєстрацію присутніх у реєстраційних листах перед початком зборів, написання секретарем президії зборів чорновика протоколу і оформлення протоколу не пізніше як через 2--3 дні після зборів. Протоколи записують у спеціальну книгу або передруковують і підшивають у папку. У книгах протоколів роблять спеціальну відмітку про зроблені виписки.

Умовою чіткої організації управління є контроль за строками фактичного виконання. Обов'язковому контролю за виконанням підлягають директиви уряду, постанови, розпорядження, накази, запити і доручення вищестоящих організацій, листи організацій, установ і пропозиції. Відомче листування та інші документи беруть на контроль за вказівкою керівника або його заступника.

Загальний контроль за строками виконання службових документів, персональна відповідальність за своєчасне виконання завдань і доручень вищих органів покладаються на керівника підприємства. Крім керівника господарства, контроль за виконанням завдань здійснюють спеціалісти і керівники підрозділів. На кожному документі, виконання якого взято під контроль, ставлять штамп "Контроль". Контроль за строками виконання проводять, як правило, до закінчення визначеного строку, щоб можна було своєчасно вжити заходів щодо виконання завдань. Після закінчення календарного року, але не пізніше 1 квітня наступного року всі справи, папки з бухгалтерськими документами, книги, журнали передають у постійний архів господарства.

Документи мають неоднакову цінність. Наукову цінність і практичне значення кожного документа (одиниці зберігання), а також строки зберігання документів визначають за допомогою експертизи, яку здійснює постійно діюча комісія. До її складу входять 3--5 осіб.

За строками зберігання документи поділяють на матеріали постійного, довгострокового (більше 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання. Перш ніж здати документи в архів, їх підшивають у справу, нумерують, у верхньому куті на останній сторінці роблять засвідчувальний напис про кількість пронумерованих документів і ставлять печатку. На особливо секретні або секретні документи роблять внутрішній опис, в якому перелічують усі документи справи, їх номери, дати і номери листів.

На підготовлені справи і матеріали, що підлягають передачі до архіву, складають описи. Опису підлягають документи постійного зберігання, документи з особового складу, які зберігаються тривалий період, і документи тимчасового зберігання. Після закінчення строків зберігання архівні документи постійного строку зберігання, що мають наукове, довгострокове практичне або державне значення, передають за затвердженими описами до райдержархіву. Архівні документи, строк зберігання яких закінчився у попередньому році, знищують.

Вимоги щодо організації діловодства і архівної справи - Документаційне забезпечення в менеджменті

Похожие статьи