Документація в системі управління - Документаційне забезпечення в менеджменті

За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), Документ -- Це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має згідно з чинним законодавством юридичну силу. Тобто, документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються різні господарські операції, правові відносини, дії юридичних осіб і окремих громадян. Документ є поширеним носієм інформації, за допомогою якого реалізуються управлінські функції. Він універсальний: у ньому можуть бути зафіксовані будь-які повідомлення (буквені, цифрові, графічні), що легко сприймаються людиною: має високу юридичну значимість, велику інформаційну ємність; його можна трансформувати і т. ін.

Документальну інформацію, що циркулює на підприємстві, групують за окремими ознаками однорідності. Так, за формою документи бувають Текстові (рукописи, бланки, журнали, книги і т. п.), Графічні (креслення, схеми, графіки, карти), Аудіовізуальні (звукозаписи, діапозитиви тощо), Фотодокументи, Кінодокументи та ін. У свою чергу, текстові документи поділяють на загальні, стандартні і типові. Загальними є документи, якими оформляють різні дії відносини (накази, прохання, вимоги). Документи, оформлення яких передбачено в певній послідовності і за суворо обов'язковими правилами, називаються стандартними (доручення, свідоцтво про народження, бланки планових документів тощо). Якщо для документа суворо визначені не тільки форма, а й зміст, такий документ називається типовим (наприклад, типовий договір).

Документи бувають терміновими і нетерміновими. Термінові документи визначають дату виконання або дій. До них належать посвідчення про відрядження, доручення, документи з відміткою "терміново", "дуже терміново", а також телеграми і телефонограми.

За видами виділяють 7 груп документів:

    1) інформаційні документи і документи колегіальних органів управління:
      А) службові листи, службові телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні та службові записки; Б) протоколи, стенограми;
    2) організаційно-розпорядчі (адміністративні або ділові) -- застосовуються в процесі здійснення організаційно-розпорядчих функцій управління; А) організаційні -- статути, положення, інструкції, правила внутрішнього розпорядку, загальний алгоритм управління та ін.; Б) розпорядчі -- рішення, розпорядження, накази, постанови, ухвали;

Обліково-фінансові документи -- оформлення відкриття розрахунків у банку, заяви, зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення;

Документи з особового складу кадрів -- документи про прийняття на роботу, підготовку і перепідготовку персоналу у зв'язку з розвитком виробництва:

Заяви про прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, документи-контракти;

Документи з господарсько-договірної діяльності -- договори на поставки, підряди, про майнову відповідальність матеріально-відповідальних осіб, господарські договори в науковій діяльності, у взаємовідносинах підприємств і банку, в попередній діяльності по створенню нових форм господарювання;

Документи з господарсько-протекційної діяльності -- протоколи розбіжностей до угод, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви;

Документи із зовнішньоекономічної діяльності -- документи з організації зовнішньоекономічних зв'язків, документи щодо створення спільних зв'язків, документи по створенню спеціальних підприємств.

Розрізняють також документи за походженням -- офіційні, особисті; за місцем виконання -- внутрішні, зовнішні; за змістом -- прості, складні; за видом діяльності -- адміністративні, трудові; розрахункові -- фінансові, постачальницькі.

Управлінська документація включає такі підсистеми: планову, бухгалтерську, матеріально-технічного постачання, організаційно-розпорядчу, службову, інформаційну, з особистого складу. Кожна підсистема включає певні види документів:

    А) із загальних і адміністративних питань: накази і рішення вищестоящого органу про утворення підприємства, листи, запити, телеграми, накази з особистого складу та ін.; Б) з оформлення майна і засобів підприємства -- листи -- подання вищому органу про встановлення розміру (нормативу) власних оборотних засобів підприємства, листи-рішення вищої організації про вилучення у підприємства зайвих оборотних коштів тощо; В) з питань виробничо-фінансової діяльності підприємства -- наказ про організацію роботи відділу (служби), про використання засобів транспорту, документів, якими оформляють роботу винахідників і раціоналізаторів підприємства і т. ін.; Г) з оформлення прав підприємства в галузі планування, капітального будівництва і капітального ремонту, зовнішньоекономічної діяльності, постачання, збуту і т. ін.; Д) з питань управління, організації і ліквідації підприємства -- накази про призначення і зміну керівництва підприємства, положення про структурні підрозділи.

Документи одного виду мають загальне призначення і єдиний (після стандартизації) формуляр.

Під Формуляром розуміють сукупність розміщених у певному порядку реквізитів, властивих усім видам документів. Реквізит -- Складова частина (елемент) документу. У реквізиті зазначають сукупність обов'язкових даних в документі, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів: державний герб України; емблема підприємства, установи, організації; зображення нагород; код підприємства, установи, організації та форми документа за Українським класифікатором; найменування міністерства, центрального органу виконавчої влади; індекс підприємства зв'язку, поштова, телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку та інші реквізити (всього близько 30).

За призначенням ділові документи мають вид оригіналу, копії, дубліката, виписки і відпуску. Оригінал -- Основний вид документа, його перший або єдиний примірник. Оригінал має підпис уповноваженої особи і у разі потреби оформляється штампом і печаткою.

Точне відображення оригіналу називається Копією. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті -- позначка "Копія", її засвідчують поставленням нижче реквізиту "Підпис" засвідчувального надпису "Вірно". При цьому пишуть назву посади працівника, який засвідчив копію, його особисті підписи і дату.

Витяг (із офіційного документа) відображає тільки частину певного документа (наприклад, виписка із постанови зборів акціонерів, з наказу директора підприємства та ін.). На відміну від оригіналу і копії, виписки не підписують відповідальні особи, їх тільки засвідчують.

Дублікат - Повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Він видається у разі втрати оригіналу і має однакову юридичну силу. Відпусками називають копії листів, що відправляються різним підприємствам, організаціям і установам. Від копії відпуск відрізняється порядком оформлення. Там, де повинен бути штамп підприємства, у відпуску від руки проставляють дату і вихідний номер документа, а перед назвою службових осіб, котрі його надписали, від руки пишуть: "Оригінал підписали" або "ОП", далі їх посади і прізвища. Відпуск засвідчує працівник, що веде діловодство.

Формуляр -- Зразок документа -- це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів, вимоги до побудови, конкретні сітки та основні реквізити.

Тепер, коли перед менеджментом постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими й вимоги до документування управлінської діяльності, якості документів, термінів доведення їх до виконавців та реалізації рішень.

Похожие статьи




Документація в системі управління - Документаційне забезпечення в менеджменті

Предыдущая | Следующая