Документація в системі управління - Документаційне забезпечення в менеджменті
За державним стандартом України (ДСТУ 2732-94), Документ -- Це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має згідно з чинним законодавством юридичну силу. Тобто, документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються різні господарські операції, правові відносини, дії юридичних осіб і окремих громадян. Документ є поширеним носієм інформації, за допомогою якого реалізуються управлінські функції. Він універсальний: у ньому можуть бути зафіксовані будь-які повідомлення (буквені, цифрові, графічні), що легко сприймаються людиною: має високу юридичну значимість, велику інформаційну ємність; його можна трансформувати і т. ін.
Документальну інформацію, що циркулює на підприємстві, групують за окремими ознаками однорідності. Так, за формою документи бувають Текстові (рукописи, бланки, журнали, книги і т. п.), Графічні (креслення, схеми, графіки, карти), Аудіовізуальні (звукозаписи, діапозитиви тощо), Фотодокументи, Кінодокументи та ін. У свою чергу, текстові документи поділяють на загальні, стандартні і типові. Загальними є документи, якими оформляють різні дії відносини (накази, прохання, вимоги). Документи, оформлення яких передбачено в певній послідовності і за суворо обов'язковими правилами, називаються стандартними (доручення, свідоцтво про народження, бланки планових документів тощо). Якщо для документа суворо визначені не тільки форма, а й зміст, такий документ називається типовим (наприклад, типовий договір).
Документи бувають терміновими і нетерміновими. Термінові документи визначають дату виконання або дій. До них належать посвідчення про відрядження, доручення, документи з відміткою "терміново", "дуже терміново", а також телеграми і телефонограми.
За видами виділяють 7 груп документів:
- 1) інформаційні документи і документи колегіальних органів управління:
- А) службові листи, службові телеграми, телефонограми, довідки, доповідні, пояснювальні та службові записки; Б) протоколи, стенограми;
Обліково-фінансові документи -- оформлення відкриття розрахунків у банку, заяви, зобов'язання, відмови від акцепту, акти, трудові угоди, доручення;
Документи з особового складу кадрів -- документи про прийняття на роботу, підготовку і перепідготовку персоналу у зв'язку з розвитком виробництва:
Заяви про прийом на роботу, характеристики, накази по особовому складу, документи-контракти;
Документи з господарсько-договірної діяльності -- договори на поставки, підряди, про майнову відповідальність матеріально-відповідальних осіб, господарські договори в науковій діяльності, у взаємовідносинах підприємств і банку, в попередній діяльності по створенню нових форм господарювання;
Документи з господарсько-протекційної діяльності -- протоколи розбіжностей до угод, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви;
Документи із зовнішньоекономічної діяльності -- документи з організації зовнішньоекономічних зв'язків, документи щодо створення спільних зв'язків, документи по створенню спеціальних підприємств.
Розрізняють також документи за походженням -- офіційні, особисті; за місцем виконання -- внутрішні, зовнішні; за змістом -- прості, складні; за видом діяльності -- адміністративні, трудові; розрахункові -- фінансові, постачальницькі.
Управлінська документація включає такі підсистеми: планову, бухгалтерську, матеріально-технічного постачання, організаційно-розпорядчу, службову, інформаційну, з особистого складу. Кожна підсистема включає певні види документів:
- А) із загальних і адміністративних питань: накази і рішення вищестоящого органу про утворення підприємства, листи, запити, телеграми, накази з особистого складу та ін.; Б) з оформлення майна і засобів підприємства -- листи -- подання вищому органу про встановлення розміру (нормативу) власних оборотних засобів підприємства, листи-рішення вищої організації про вилучення у підприємства зайвих оборотних коштів тощо; В) з питань виробничо-фінансової діяльності підприємства -- наказ про організацію роботи відділу (служби), про використання засобів транспорту, документів, якими оформляють роботу винахідників і раціоналізаторів підприємства і т. ін.; Г) з оформлення прав підприємства в галузі планування, капітального будівництва і капітального ремонту, зовнішньоекономічної діяльності, постачання, збуту і т. ін.; Д) з питань управління, організації і ліквідації підприємства -- накази про призначення і зміну керівництва підприємства, положення про структурні підрозділи.
Документи одного виду мають загальне призначення і єдиний (після стандартизації) формуляр.
Під Формуляром розуміють сукупність розміщених у певному порядку реквізитів, властивих усім видам документів. Реквізит -- Складова частина (елемент) документу. У реквізиті зазначають сукупність обов'язкових даних в документі, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів: державний герб України; емблема підприємства, установи, організації; зображення нагород; код підприємства, установи, організації та форми документа за Українським класифікатором; найменування міністерства, центрального органу виконавчої влади; індекс підприємства зв'язку, поштова, телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку та інші реквізити (всього близько 30).
За призначенням ділові документи мають вид оригіналу, копії, дубліката, виписки і відпуску. Оригінал -- Основний вид документа, його перший або єдиний примірник. Оригінал має підпис уповноваженої особи і у разі потреби оформляється штампом і печаткою.
Точне відображення оригіналу називається Копією. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті -- позначка "Копія", її засвідчують поставленням нижче реквізиту "Підпис" засвідчувального надпису "Вірно". При цьому пишуть назву посади працівника, який засвідчив копію, його особисті підписи і дату.
Витяг (із офіційного документа) відображає тільки частину певного документа (наприклад, виписка із постанови зборів акціонерів, з наказу директора підприємства та ін.). На відміну від оригіналу і копії, виписки не підписують відповідальні особи, їх тільки засвідчують.
Дублікат - Повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Він видається у разі втрати оригіналу і має однакову юридичну силу. Відпусками називають копії листів, що відправляються різним підприємствам, організаціям і установам. Від копії відпуск відрізняється порядком оформлення. Там, де повинен бути штамп підприємства, у відпуску від руки проставляють дату і вихідний номер документа, а перед назвою службових осіб, котрі його надписали, від руки пишуть: "Оригінал підписали" або "ОП", далі їх посади і прізвища. Відпуск засвідчує працівник, що веде діловодство.
Формуляр -- Зразок документа -- це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів, вимоги до побудови, конкретні сітки та основні реквізити.
Тепер, коли перед менеджментом постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими й вимоги до документування управлінської діяльності, якості документів, термінів доведення їх до виконавців та реалізації рішень.
Похожие статьи
-
У ході виконання курсової роботи були надані рекомендації щодо підвищення ефективності діяльності вітчизняного підприємства на основі впровадження...
-
Система якості -- сукупність організаційної структури, методик, процесів і ресурсів, необхідних для здійснення загального керівництва якістю. Системний...
-
У організаційному відношенні система ОУОВ здійснює свої функції за допомогою: - планово-диспетчерського відділу (ПДВ) на рівні підприємства; -...
-
Управління трудовими ресурсами як система - Трудові ресурси і трудовий потенціал суспільства
Об'єкт управління трудовими ресурсами -- потенціал живої праці, який визначається демографічною структурою населення, його якісними характеристиками, що...
-
Торгівля - широка область підприємницької діяльності і сфера прикладення праці - в останні роки отримала нові імпульси свого розвитку, значно розширила...
-
Стратегічне планування, Етапи стратегічного планування - Планування у системі управління маркетингу
Етапи стратегічного планування Стратегічне планування - це управлінський процес створення й підтримки стратегічної відповідності між цілями, її...
-
В основі усих систем якості лежить "петля якості". Вона включає 11 етапів, чи стадій, життя продукту, на кожному з яких повинна вироблятися оцінка...
-
Вступ - Планування у системі управління маркетингу
Людина ще з самого дитинства засвоює ази планування. Ми, навіть не усвідомлюючи, постійно плануємо, бо це невід'ємна властивість кожного з нас. Ми...
-
Розробка і впровадження операційної системи, включаючи розробку операційного (адміністративно-державного) процесу, рішення про Місцеположення необхідних...
-
Плинність кадрів і її роль у системі управління Здійснення основної діяльності підприємством, випуск продукції, яка була б конкурентоспроможною на...
-
Досвід використання та впровадження інформаційних систем на українських підприємствах показує, що комп'ютерною підтримкою забезпечена діяльність низових...
-
Роль та значення сучасних інформаційних засобів для покращення системи управління на підприємстві Система управління (СУ) підприємства становить...
-
АВС-метод в системі управління витратами на підприємстві
"АВС-метод в системі управління витратами на підприємстві" Шановні колеги та присутні! Вашій увазі пропонується доповідь на тему: "АВС-метод в системі...
-
Управління маркетингу у ринковій системі - Планування у системі управління маркетингу
Українське підприємство, стаючи самостійним об'єктом товарно-грошових відносин, цілковито відповідаючи за результати своеї господарської діяльності,...
-
Стратегія фірми - це система заходів, розрахована на перспективу, яка забезпечує досягнення конкретних намічених даною організацією цілей. Вибрати...
-
Рівні документації системи Управління безпечність харчовий документація Згідно з вимогами ДСТУ 4161-2003, документація системи НАССР повинна містити: 1....
-
Система державного управління суб'єктами господарювання - Управління підприємством
Окрім внутрішніх органів управління підприємствами та організаціями, існують вищі органи загальнодержавного управління всіма суб'єктами господарювання....
-
Система економічної безпеки підприємства та її суб'єкти Система економічної безпеки кожного підприємства цілком індивідуальна. Її повнота та дієвість...
-
Зупинимось на питаннях управління поведінкою працівників організації (фірми) - організаційній поведінці. Її об'єктами є працівники організацій:...
-
Діагностика та нейтралізація фінансово-економічних ризиків в системі управління підприємством
У науковій праці узагальнено ризики та виклики посткризового розвитку, які здатні значимо вплинути на стан фінансово-економічної безпеки підприємства....
-
Керування як система - Управління персоналом
Система управління персоналом у культурному вимірі має такі складові: Принципи управління; Засоби управління; Стилі управління; Методи менеджменту. На...
-
Прийнято вважати, що поняття "нововведення" е батьківським варіантом англійського слова іnnovation. Буквальний переклад з англійського означає "введення...
-
З кожним наступним кроком у динамічному розвитку українського бізнесу, багато керівників вітчизняних компаній, вирішуючи завдання зі створення надійної...
-
Електроенергетичний ринок України в системі регіонального управління
У статті визначено шляхи подальшого розвитку електроенергетичного ринку України шляхом формування сукупності заходів на національному та регіональному...
-
Оцінка основних фінансово-економічних показників діяльності підприємства Вiдкрите акцiонерне товариство "Вінницький міський молочний завод" поновив свою...
-
Висновок - Планування у системі управління маркетингу
Кожна фірма зацікавлена в ефективному керуванні своєю маркетинговою діяльністю. Зокрема, їй потрібно знати, як аналізувати ринкові можливості, відбирати...
-
Вступ - Вдосконалення системи управління підприємством засобами корпоративних інформаційних систем
Інформаційний система управління корпоративний Актуальність. За сучасного розвитку ринкових відносин підвищується інтерес до інформаційних систем, за...
-
Сутність організації її загальні характеристики Організація - це форма об'єднання людей з метою досягнення певних цілей на засадах позаособистих...
-
Одним з гарантів випуску високоякісній продукції є її сертифікація. Державна система сертифікації України передбачає обов'язкову і добровільну...
-
Між формулюванням політики в області якості і її реалізацією в рамках системи якості є комплекс заходів, названий "забезпечення якості" у рамках системи...
-
Теоретико-суттєва характеристика прогнозів Прогноз -- це передбачення напрямків та тенденцій розвитку процесу, об'єкта або явища. У залежності від...
-
За даними обстеження великих американських промислових фірм, розглянутий або схожі підходи до стратегічного планування використовують більше третини...
-
Висновок - Система управління якістю на підприємстві (на прикладі завода ВАТ "Сизакор")
В ході аналізу якості і конкурентоспроможності продукції виявлено що за аналізований період значно покращало виробництво і реалізація продукції, так,...
-
Коротко про історичний розвиток управління якістю З урахуванням сучасних філософських поглядів можна дати таке визначення категорії "якість": це...
-
ЦКП в системі управління - Програмно-цільове управління та управлінські рішення
Підприємство як об'єкт керування характеризується виробничо-господарськими, соціально-психологічними й екологічними процесами. Стратегія підприємства...
-
Система корпоративного екологічного управління (КЕУ) повинна мати свою організаційну структуру, призначену для реалізації корпоративної екологічної...
-
Сутність і особливості корпоративного управління - Система корпоративного екологічного управління
Під корпорацією Зазвичай розуміють об'єднання підприємств і власників для ведення підприємницької діяльності, метою якої є отримання прибутку; або...
-
Процес стратегічного планування складається з 7 взаємозалежних етапів; здійснюється спільно керівництвом фірми й співробітниками маркетингових служб. Він...
-
Мета - це кінцевий стан, якого організація прагне досягти в певний момент у майбутньому (ідеальне уявлення про майбутні рубежі фірми). Правильно...
-
За організаційною ознакою система управління, яку представляє Укркоопспілка, ділиться на системи управління обласних, районних союзів, системи управління...
Документація в системі управління - Документаційне забезпечення в менеджменті