Процедура издания распорядительных документов - Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:
- 1. Инициирование решения -- обоснование необходимости издания распорядительного документа. 2. Сбор и анализ информации по вопросу. 3. Подготовка проекта распорядительного документа. 4. Согласование проекта документа. 5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства. 6. Принятие решения (подписание документа). 7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников^ я подготовки проекта распорядительного документа.
На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная документация учреждения; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нормативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова "Проект". Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.
Четвертая стадия -- согласование проекта документа -- состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования, если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе -- "Листе согласования".
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой -- на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.
Пятая стадия - внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
На шестой стадии принимается решение, выражающееся в подписании распорядительного документа руководителем. Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.
Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.
Какие виды организационно-распорядительной документации обращаются на предприятиях и организациях?
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.
Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,
Решения, указания);
- иформационно-справочная документация (письма, телеграммы,
Телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные
Записки);
- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции,
Штатные расписания).
Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.
Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной документации.
Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называют формуляром.
ГОСТ Р6.30-97 устанавливает для организационно-распорядительной документации два основных формата документов - А4 и А5 . допускается применение формата А6. Формуляры установленные для наиболее широко применяемого формата А4 с угловым и продольным расположением штампов, приведены на рис 2 и 3 соответственно.
Формуляр делит площадь формата на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.
Площадь формата заполняется информационными элементами документа, а на бланках документов еще и символическими знаками.
Информационные элементы документа в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные - наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.
Символические знаки служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.
Похожие статьи
-
Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство...
-
Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного...
-
Реквизит 09 - справочные данные об организации Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие...
-
Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к...
-
Организационные документы - Составление и оформление организационно-распорядительных документов
2.2.1 Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими...
-
Введение - Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является...
-
Унификация - Составление и оформление организационно-распорядительных документов
Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию(имеется в виду единообразное размещение показателей на формах, а также...
-
Автоматизация Процесс документообразования в управлении традиционно состоит из операции сбора исходной информации, изготовления документа (подготовки...
-
Порядок отнесения сведений к информации ограниченного доступа аналогичен порядку отнесения сведений о государственной тайне. Общедоступные технологии...
-
1. Руководитель, рассматривая документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные...
-
Печати и штампы Печать - это устройство, содержащее клише для нанесения оттисков на бумагу [154]. Федеральные органы власти применяют печати с...
-
Общие нормы и правила оформления документов Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее...
-
Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера...
-
Справочно - распорядительные документы - Деятельность предприятия "Детский мир"
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми...
-
Состав реквизитов документов (ГОСТ Р 6. 30 - 2003) В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Документационное обеспечение управления персоналом
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Государственная регистрация создаваемого предприятия осуществляется федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в порядке, установленном...
-
1.1 Виды служебных документов их классификация и функции Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это...
-
ПРОЦЕДУРА АТТЕСТАЦИИ, Этапы аттестации - Аттестация как метод оценки персонала
Этапы аттестации Предварительный этап . Подготовка проекта внедрения аттестации. Обоснование и проведение презентации для руководства проекта аттестации....
-
Конфиденциальные документы, создаваемые в организации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата Л4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210...
-
Оформление инновационных проектов - Инновационный проект. Основные понятия
Каждый проект должен иметь четкое название, сопровождаться краткой аннотацией. В проекте указывается число исполнителей; сроки выполнения (год начала и...
-
Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная...
-
Как составлять резюме - Резюме: правила составления и оформления
При составлении резюме, по возможности, надо следовать правилу: как можно больше узнать о работодателе и о том, что он хочет. И резюме писать конкретно...
-
Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны...
-
Хранение документов, составление номенклатуры дел - Документальное обеспечение управления
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке....
-
Открытое акционерное общество "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД") в лице старшего вице-президента ОАО "РЖД" В. А. Гапановича в целях установления...
-
Оформление в документах написания чисел - Исходные понятия делопроизводства
В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания. При написании...
-
Нумерация страниц в документах, Способы оформления дат - Исходные понятия делопроизводства
В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой,...
-
Что писать в резюме - Резюме: правила составления и оформления
Между тем резюме не является автобиографией ни по форме, ни по содержанию. Специалист должен отразить в резюме, притом в краткой форме, лишь то, что...
-
Унификация и стандартизация управленческих документов - Исходные понятия делопроизводства
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление...
-
Виды документов, функции, классификация - Исходные понятия делопроизводства
Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других...
-
Жизненный цикл документа - Жизненный цикл документа
Жизненный Цикл Документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Любой документ вне...
-
Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство К принципам рациональной организации документооборота относятся: Централизация...
-
Документування інформації і створення документів - Процес створення документу
Документування - це запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. При цьому з терміном "документування" безпосередньо зв'язане поняття...
-
Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление Различают постоянные и...
-
В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они...
-
Тема работы - Документирование управленческой деятельности Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в...
-
Выполнение работ по выпуску, размножению и оформлению документации Занимался оформлением и выдачи документации в бумажном и электронном виде (на стадии...
-
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления...
-
Использование документов архива - Исходные понятия делопроизводства
Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости...
Процедура издания распорядительных документов - Составление и оформление организационно-распорядительных документов