Цели и задачи информационного обеспечения управлния - Информационные системы документоведения

Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики - науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ее использования в процессах управления различными системами, в том числе и социальными. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно к обществу заключается в том, что последнее рассматривается как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена о состоянии управляемого социального объекта.

Цели информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

    - удовлетворение информационных потребностей управляющих органов; - определение и отбор источников информации; - правильная интерпретация и систематизация полученных данных: - проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных; - исключение дублирования информации: - представление данных в едином и удобном для восприятия формате; - постоянное обновление данных [2, с. 35].

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. Для каждой функции управления задачами информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

    - сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов: - документационное оформление планов и доведение их до исполнителей: - получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

    - сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения; - сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана; - доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий; - документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей; - предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

    - сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач; - сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач; - сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и прочих); - организационное и документационное оформление выбранного варианта решения; - доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей; - сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

    - сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками: - доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника; - документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений; - доведение данных решений до исполнителей; - предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство [9].

Похожие статьи




Цели и задачи информационного обеспечения управлния - Информационные системы документоведения

Предыдущая | Следующая