Внедрение разработанных рекомендаций к бизнес - процессу "как должно быть": реинжениринг рекламный агентство модель - Реинжиниринг развития

    1. Юридический отдел разработал формы типовых договоров и совместно с начальником отдела продаж установил четкие правила определения, того к какому типу договоров относится та или иная сделка. Начальник отдела продаж разработал бланк-заказ, который помогает менеджеру точно определить требования клиента, условия работ, стоимость и тип договора. 2. При начале взаимодействия с клиентом менеджер заполняет бланк-заказ, который помогает ему четко понять, что именно хочет клиент, и какие работы должны быть проведены. Заполненный бланк-заказ он показывает клиенту и получат от него подтверждение того, что его правильно поняли. После чего менеджер выбирает типовой договор, заполняет реквизиты, состав работ, цену и т. п. и передает начальнику отдела на проверку.

Если же менеджер понимает, что договор не укладывается в рамки типового, то он направляет бланк-заказ начальнику с соответствующим комментарием. А начальник принимает решение о разработке нестандартного договора.

Стоить отметить - типовые формы также облегчают задачу юристам, финансистам и прочим согласующим лицам. Это следует из того, что согласующие лица уже не выискивают нюансы по всему тексту договора, а проверяют только те разделы, право заполнения, которых предоставлено менеджеру. Тем самым мы улучшили результат, который получают согласующие лица на входе, то есть сделали его более понятным и структурированным.

Только этим мерами мы уже частично уменьшили сложность согласования, а значит, и сократили время согласования.

Но и это еще не все, что можно оптимизировать в данном процессе - следующий шаг: оптимизация самого процесса - параллельное согласование. Проблема существующего процесса, что при каждой ошибке на последнем этапе согласования, необходимо вновь проходить все предыдущие этапы. Так как согласование договора последовательное, то затраты на согласование все время складываются. То есть при условии, что согласование с непосредственным руководителем X часов, юридическим отделом Y часов, финансовым отделом Z часов, получаем общее время согласования X+Y+Z. Если распараллелить данный процесс и установить норму времени на проведение согласования, то получим, что весь процесс согласования уложится в N часов. В подавляющем большинстве случаев N будет гораздо меньше, чем сумма X+Y+Z.

Но в соответствии с принципом реинжиниринга - решения по оптимизации не бывают однозначными. В нашем примере неоднозначность решения по оптимизации заключается в том, что, распараллелив процессы нам сложно проверить договор, разработанный менеджером как единое целое. То есть подписи юристов и финансистов на разных вариантах договора есть, а вот как их собрать на конечный экземпляр. Кроме того, сложно понять какие замечания были к договору у всех заинтересованных лиц, ведь в конечном итоге нам необходимо проверить исправлены ли они. Выход из данной ситуации в добавлении в процесс еще одного документа - листа согласования. То есть, теперь в нашем оптимизированном процессе, каждое согласующие лицо обязано в письменной форме отражать все свои замечания в документе "Лист согласований". Листов согласований должно быть столько же, сколько у нас в процессе присутствует согласующих лиц. Если хоть один из согласующих лиц не согласен с представленной версией договора - договор дорабатывается и вновь высылается всем заинтересованным лицам на согласование с пометкой измененных мест. И так до тех пор, пока замечания не закончатся. Листы согласований хранят всю историю согласований. Договор считается согласованным, когда все согласующие подтвердили его правильность.

схема бизнес - процесса после оптимизации

Рисунок 2. Схема бизнес - процесса после оптимизации.

Результаты изменений оптимизированного бизнес-процесса:

    - Сокращение времени на прохождение процедур согласований договоров внутри организации с 7-14 дней до 1-3 дней; - Создание типовых форм договоров и конкретизация по типовым договорам ответственности согласующих лиц за проверку конкретных пунктов; - Создание бланк-заказа; - Распараллелили согласование договоров; - Установление норм времени на согласования договоров; - Внедрение листов согласования, для фиксации замечаний и контроля качества согласования договоров.

Похожие статьи




Внедрение разработанных рекомендаций к бизнес - процессу "как должно быть": реинжениринг рекламный агентство модель - Реинжиниринг развития

Предыдущая | Следующая