Письмо-адрес - Деловые переговоры

Адресование - указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявление, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:

    - наименование учреждения, организации (в именительном падеже); - наименование структурного подразделения (в именительном падеже); - указание должности получателя (в дательном падеже); - инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например С. И. Иванову); - почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входят в название должности.

Например: Директору школы

П. Н.Фролову

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Декану экономического

Факультета

Проф. П. С. Черепанову

При адресовании документов лицам, имеющим звание (военным или ученным), эти звания указываются перед фамилией.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес.

Например:

А. В. Самсоновой

113556, Москва, ул. Фруктовая, д. 54

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

Например:

Ответственному редактору

Журнала "Деньги"

Полянка, д. 8/1, 103863, ГСП, Москва,

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указываются только один конкретный номер. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

За рубежом порядок адресования другой. Перед фамилией и именем лица, которому адресуется документ, обязательно проставляется обращение. Оно может быть: "Mr", "Miss", "Missies", "Messrs" и т. п. полное или сокращенное имя получателя указывается всегда перед фамилией.

При адресовании документа в фирму, без указания должности лица, вначале проставляется ее наименование, а затем почтовый адрес.

Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указывать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес.

Похожие статьи




Письмо-адрес - Деловые переговоры

Предыдущая | Следующая