Классификация писем и их характеристика - Деловая переписка

Основными средствами обмена информацией между деловыми партнерами являются телефон, почтовые сообщения, телефакс, электронная почта (e-mail) Основной единицей коммерческой корреспонденции являются коммерческий (деловой и) письмо. Деловые письма - это документы, состоящие от имени юридического лица и имеют юридическую силу целом, деловым письмом можно назвать любой по содержанию документ, который пересылается по почте и решает организационные и вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических взаемовидносын.

Всю деловую корреспонденцию можно разделить на служебную и коммерческую.

Служебные письма - это письма, конечно простые по содержанию и небольшие по объему Служебные письма относятся к основным средствам установления официальных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фир рмамы и учреждениями.

Коммерческая корреспонденция - переписка, связано с заключением и выполнением коммерческих сделок.

Все деловые письма можно разделить на несколько групп по определенным признакам:

1. По тематическому признаку деловые письма можно разделить на коммерческие (преддоговорные и пислядоговирни) и обычные деловые письма.

Коммерческие преддоговорные письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и имеют юридическую силу:

    - письмо-запрос (обращение покупателя к продавцу с просьбой прислать необходимую информацию относительно ассортимента, качества, прейскуранта продукции или услуг); - письмо-ответ на запрос, или письмо-предложение - оферта; - письмо-ответ на предложение (письмо с информацией о готовности сотрудничать, варианты или отказ).

Коммерческие последоговорные письма - это письма, которые возникают в процессе соблюдения или несоблюдения условий соглашения:

    - письмо-претензия - рекламационный лист (претензии к партнеру, который нарушил обязательства, требования о возмещении и предложение условий возмещения вследствие нарушения обязательств); - письмо-ответ на рекламацию (информация о способе и сроках возмещения убытков или объяснения причин отказа).

К обычных деловых писем относятся любые письма, которыми могут обмениваться партнеры во время поддержания деловых отношений:

    - письмо-благодарность; - письмо-извинение; - письмо-приветствие; - письмо-приглашение; - письмо-соболезнование; - рекомендательное письмо; - письмо-отказ. 2. За функциональным признакам деловые письма делятся на следующие, требующие ответа, и такие, что ее требуют К письмам, требующих ответа, относятся::
      - письмо-запрос; - письмо-предложение; - рекламационный лист; - письмо-просьбу; - письмо-обращение.

К письмам, которые не требуют ответа, относятся:

    - письмо-подтверждение; - письмо-напоминание; - письмо-предупреждение; - письмо-уведомление; - сопроводительное письмо; - гарантийное письмо; - письмо-заявление. 3. За количеством адресатов различают обычные, циркулярные и коллективные письма Обычное письмо присылают на адрес одной инстанции, циркулярный - целого ряда учреждений, коллективный - на один адрес, но пишут его от имени руководителей нескольких организаций. 4. С способом передачи информации письма делятся на почтовые, факсимильные и электронные. 5. За структурными стандартами: регламентированы (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные) письма. 6. С содержанию и назначению:
      - информационные - информируют фирму-партнера о чем-либо, содержащих сообщения, просьбы, напоминания, предложения; - гарантийные - сообщают о гарантии оплаты, сроки поставки, качество товаров и услуг и т. п.; - рекламационные - содержат претензии со стороны заказчика (относительно качества товара, услуги, задержания сроков поставки и т. д.) на основе определенных документов; - деловые - содержат другую информацию.

Похожие статьи




Классификация писем и их характеристика - Деловая переписка

Предыдущая | Следующая