Возможности, ограничения и барьеры в письменной деловой коммуникации - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Любое письменное сообщение имеет несомненные преимущества перед устным сообщением. Прежде всего у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение. Поэтому письменные сообщения часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения. Помимо этого, полученное сообщение не требует мгновенного восприятия, с ним можно ознакомиться в любое время, в связи с этим происходит экономия времени. Письменная коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, чем устная коммуникация, так как больше внимания уделяется сознательному восприятию информации. Письменные сообщения дают возможность длительного хранения содержащейся в них информации, на которую можно сослаться позднее и подтвердить документально. Эффективна письменная коммуникация с людьми, находящимися на расстоянии, с которыми сложно установить непосредственный контакт. В сообщениях наглядно проявляются общая культура, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о нем как о личности. Деловое сообщение предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поэтому коммуникацию легко можно проконтролировать. В настоящее время деловая коммуникация невозможна без использования Интернета, который намного облегчает и ускоряет ее. Даже в электронных письмах сформировался определенный кодекс поведения, которого придерживаются в деловой среде. А электронные сообщения все больше вытесняют сообщения на бумажных носителях.

Однако нужно отметить и недостатки письменной коммуникации. Восприятие сведений в сообщении напрямую зависит от качества его составления. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные объяснения, делают конечное сообщение дорогим и путанным. Письменное сообщение не может передать интонацию голоса и жестикуляцию, а также нет мгновенной обратной связи. Необходимо учитывать затраты, связанные с осуществлением операций с сообщением (составление, получение, ознакомление, хранение и др.) - временные, финансовые, материальные.

Основные категории коммуникационных барьеров включают:

    - Смысловые барьеры: проблемы в понимании смысла и значения сообщения. - Организационные барьеры: проблемы, связанные с удаленностью участников общения друг от друга; со специализацией задач; с различиями в авторитете и статусе общающихся; с собственностью на информацию. - Межличностные барьеры: проблемы психологического климата, системы ценностей и негативных установок участников общения. - Индивидуальные барьеры (физиологические и психологические): проблемы, связанные с индивидуальными особенностями мышления и деятельности, которые могут определяться физическими недостатками, и проблемы, связанные с личными коммуникативными навыками, которые могут определяться психологическими особенностями и состоянием. - Социальные и культурные барьеры: проблемы, связанные с нормами, ценностями и линией поведения определенных групп людей. - Экономические, географические и временные барьеры: проблемы временных и денежных ресурсов, различного местоположения и влияние времени получения сообщения. - Барьеры каналов и средств распространения информации: проблема конфликта между способами и средствами передачи информации (что выбрать?) - Технологические барьеры: проблемы использования технологий приема и передачи информации.

Во многих проблемах коммуникации обвиняют технологию. Правильно учитывая сильные и слабые стороны любого получателя, осознанно используя разные каналы, коммуникационные барьеры можно преодолеть.

Для преодоления возникающих барьеров в письменных коммуникациях необходимо предпринять следующие шаги:

1. Считаться с получателем

Определяя рамки сообщения, следует подумать о получателе и принять во внимание его отношение, ожидания, заинтересованность (например, может появиться необходимость выяснить, что именно получатель уже знает о предмете нашего сообщения), а также установить, как он к этому относится. Уместно выяснить, что получателю известно о нас и как он к нам относится.

2. Мыслить ясно.

Другими словами, смотреть, куда прыгаешь! В бизнесе сообщения должны тщательно продумываться прежде, чем им можно будет дать ход. Наиболее полезными приемами формирования и организации своих соображений в письменных коммуникациях является структурирование текста и использование диаграмм.

3. Доставлять умело.

Существует три общих правила эффективной доставки любого сообщения. Вне зависимости от используемых средств и каналов:

    - Забыть о себе. (Самосознанию свойственно пробивать себе дорогу в наше сообщение, и оно может помешать правильно интерпретировать получаемую обратную связь. Старайтесь максимально сфокусировать внимание на получателе сообщения.) - Прибегать к множеству средств. (Если высока вероятность того, что наше сообщение не дойдет до получателя, используйте более одного средства и канала для подкрепления сообщения.) - Добиваться обратной связи. (Сверяйтесь с любой ответной реакцией своего получателя, если необходимо, пересматривайте и повторяйте коммуникационный процесс. Если получите негативную обратную связь, старайтесь не скатиться до критиканства на личностном уровне.)

Похожие статьи




Возможности, ограничения и барьеры в письменной деловой коммуникации - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Предыдущая | Следующая