Возможности, ограничения и барьеры в письменной деловой коммуникации - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации
Любое письменное сообщение имеет несомненные преимущества перед устным сообщением. Прежде всего у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение. Поэтому письменные сообщения часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения. Помимо этого, полученное сообщение не требует мгновенного восприятия, с ним можно ознакомиться в любое время, в связи с этим происходит экономия времени. Письменная коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, чем устная коммуникация, так как больше внимания уделяется сознательному восприятию информации. Письменные сообщения дают возможность длительного хранения содержащейся в них информации, на которую можно сослаться позднее и подтвердить документально. Эффективна письменная коммуникация с людьми, находящимися на расстоянии, с которыми сложно установить непосредственный контакт. В сообщениях наглядно проявляются общая культура, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о нем как о личности. Деловое сообщение предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поэтому коммуникацию легко можно проконтролировать. В настоящее время деловая коммуникация невозможна без использования Интернета, который намного облегчает и ускоряет ее. Даже в электронных письмах сформировался определенный кодекс поведения, которого придерживаются в деловой среде. А электронные сообщения все больше вытесняют сообщения на бумажных носителях.
Однако нужно отметить и недостатки письменной коммуникации. Восприятие сведений в сообщении напрямую зависит от качества его составления. Плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные объяснения, делают конечное сообщение дорогим и путанным. Письменное сообщение не может передать интонацию голоса и жестикуляцию, а также нет мгновенной обратной связи. Необходимо учитывать затраты, связанные с осуществлением операций с сообщением (составление, получение, ознакомление, хранение и др.) - временные, финансовые, материальные.
Основные категории коммуникационных барьеров включают:
- - Смысловые барьеры: проблемы в понимании смысла и значения сообщения. - Организационные барьеры: проблемы, связанные с удаленностью участников общения друг от друга; со специализацией задач; с различиями в авторитете и статусе общающихся; с собственностью на информацию. - Межличностные барьеры: проблемы психологического климата, системы ценностей и негативных установок участников общения. - Индивидуальные барьеры (физиологические и психологические): проблемы, связанные с индивидуальными особенностями мышления и деятельности, которые могут определяться физическими недостатками, и проблемы, связанные с личными коммуникативными навыками, которые могут определяться психологическими особенностями и состоянием. - Социальные и культурные барьеры: проблемы, связанные с нормами, ценностями и линией поведения определенных групп людей. - Экономические, географические и временные барьеры: проблемы временных и денежных ресурсов, различного местоположения и влияние времени получения сообщения. - Барьеры каналов и средств распространения информации: проблема конфликта между способами и средствами передачи информации (что выбрать?) - Технологические барьеры: проблемы использования технологий приема и передачи информации.
Во многих проблемах коммуникации обвиняют технологию. Правильно учитывая сильные и слабые стороны любого получателя, осознанно используя разные каналы, коммуникационные барьеры можно преодолеть.
Для преодоления возникающих барьеров в письменных коммуникациях необходимо предпринять следующие шаги:
1. Считаться с получателем
Определяя рамки сообщения, следует подумать о получателе и принять во внимание его отношение, ожидания, заинтересованность (например, может появиться необходимость выяснить, что именно получатель уже знает о предмете нашего сообщения), а также установить, как он к этому относится. Уместно выяснить, что получателю известно о нас и как он к нам относится.
2. Мыслить ясно.
Другими словами, смотреть, куда прыгаешь! В бизнесе сообщения должны тщательно продумываться прежде, чем им можно будет дать ход. Наиболее полезными приемами формирования и организации своих соображений в письменных коммуникациях является структурирование текста и использование диаграмм.
3. Доставлять умело.
Существует три общих правила эффективной доставки любого сообщения. Вне зависимости от используемых средств и каналов:
- - Забыть о себе. (Самосознанию свойственно пробивать себе дорогу в наше сообщение, и оно может помешать правильно интерпретировать получаемую обратную связь. Старайтесь максимально сфокусировать внимание на получателе сообщения.) - Прибегать к множеству средств. (Если высока вероятность того, что наше сообщение не дойдет до получателя, используйте более одного средства и канала для подкрепления сообщения.) - Добиваться обратной связи. (Сверяйтесь с любой ответной реакцией своего получателя, если необходимо, пересматривайте и повторяйте коммуникационный процесс. Если получите негативную обратную связь, старайтесь не скатиться до критиканства на личностном уровне.)
Похожие статьи
-
Письменная коммуникация благодаря развитию техники превратилась в полноправное общение. Она стала диалогичной, интенсивной и интерактивной. От реального...
-
Письмо состоит из heading (название фирмы, дата и т. п.), greeting (Dear Sir/Madam, Dear Mr. Smith), открывающей строки, инициального параграфа (I answer...
-
Введение - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации
Тема настоящей работы звучит как "Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации". Данная тема актуальна на сегодняшний...
-
Особенности и формы деловых коммуникаций Деловая коммуникация характерна четко поставленной целью и задачами, в этом ее отличие от обычного общения....
-
Передача, Декодирование, Обратная связь - Основные фазы деловой коммуникации
На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической...
-
Введение, Элементы и этапы процесса коммуникаций. - Основные фазы деловой коммуникации
Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания...
-
Можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями. Письма информационного характера - письма, основным...
-
Высококонтекстные и низкоконтекстные культуры - Культурные особенности деловых коммуникаций
Кроме выделенных Хофстедом параметров, много значит в типологии бизнес-культур и преобладающий, характерный для культуры тип коммуникаций. По этому...
-
Коммуникативный барьер - это психологическое препятствие на пути адаптивной информации между партнерами по общению. Какие же это барьеры и как их...
-
Виды делового общения - Деловое общение, его особенности, формы и функции
По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические...
-
Деловой этикет в устной речи - Деловой этикет в устной и письменной речи
Деловой стиль - один из функциональных стилей современного русского литературного языка.[4] Основными его разновидностями (подстилями) являются...
-
Вербальные деловые коммуникации - Модели деловых коммуникаций
Вербальные коммуникации или речевое общение представляют собой процесс установления и поддержания целенаправленного прямого или косвенного контакта между...
-
Виды делового общения - Сущность и особенности делового общения
По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические...
-
Межкультурная коммуникация проявляется в форме межличностной коммуникации. Межличностная коммуникация понимается как процесс одновременного...
-
Кроме вышеперечисленных ключевых факторов, определяющих стиль деловых отношений между представителями разных культур, целесообразно также выделить...
-
Совершенствование навыков письменной речи - Вербальные и невербальные способы коммуникаций
Люди пользуются письменной коммуникацией реже, чем устной. Но с приходом электронной почты важность письменного общения сильно возросла. Работодатели при...
-
Виды деловых бесед - Деловая беседа: цели, виды, особенности проведения
Деловая беседа, несомненно, является одним из наиболее часто используемых видов коммуникативного взаимодействия в управленческом общении. Существует...
-
Восприятие информации связано с коммуникационными барьерами: логическими, стилистическими, семантическими, лингвистическими и фонетическими. Кроме того,...
-
Письменные виды делового общения - Основы делового общения
Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: (деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка,...
-
Введение, Коммуникации, сущность, виды, значение - Деловое общение
Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом,...
-
Роль деловых коммуникаций в 21 веке - Этические нормы и принципы деловых коммуникаций
Деловые коммуникации - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Основной акцент ставится на рациональные...
-
Модели коммуникации - Модели деловых коммуникаций
Любая коммуникация в общем виде состоит из трех базовых элементов: отправитель информации (адресант) - говорящий или пишущий человек; получатель...
-
Зарождение идеи, Кодирование и выбор канала - Основные фазы деловой коммуникации
Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом...
-
Следует учитывать, что информация деловых телефонных разговоров, как правило, получает отражение в документации. С этой точки зрения все деловые...
-
Виды делового общения - Деловое общение и этикет
Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить...
-
Телефонный разговор в деловой коммуникации - Особенности телефонного разговора
Специалисты по организации управления среди 15 основных причин потери времени руководителя, ставят на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к...
-
Переговоры являются одной важных форм делового общения и межкультурного взаимодействия в политике, бизнесе, культурном сотрудничестве. В современную...
-
Основные требования к ведению делового телефонного разговора - Особенности телефонного разговора
Компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь...
-
Как преодолевать языковые и культурные барьеры - Основные особенности официально-делового стиля речи
* Как преодолевать Языковые и культурные барьеры? Многие деловые предприятия проводят операции по всему земному шару. В зависимости от деятельности вашей...
-
Реклама с точки зрения маркетинговых коммуникаций - Этикет и культура поведения делового человека
Теперь необходимо выяснить как взаимодействуют, взаимоотносятся реклама и маркетинговые коммуникации. С одной стороны, реклама -- это любая оплаченная...
-
Речевые особенности делового телефонного разговора - Техника ведения телефонных разговоров
"Истинное красноречие состоит в том, Чтобы сказать все, Что нужно, но не более того." Франсуа де Ларошфуко Деловой телефонный диалог протекает как бы...
-
Особенности делового этикета во Франции - Особенности делового этикета во Франции
Этикет - слово французское, и переводится оно как "установленный порядок поведения". Анализируя правила этикета разных стран, приходишь к выводу, что не...
-
Особенности общения в Финляндии - Межкультурная коммуникация в Финляндии
До сих пор финский народ настороженно относится к тем, кто говорит слишком громко или быстро. Более того, повышение голоса они считают проявлением...
-
Формы и культура деловой коммуникации - Специфика деловой этики
Рассуждая на заданную тему, нельзя не вспомнить 2 цитаты: одну - философа древности Гая Саллюстия Криспа: "При согласии незначительные дела вырастают,...
-
Задание 4. Деловой этикет: письменное общение и деловая переписка - Основы делового этикета
Деловое общение представляет собой как устное, так и письменное общение. Письменное деловое общение чаще всего выглядит как документ, применяется для...
-
Деловое общение, его виды и формы Деловое общение -- это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и...
-
Элементы маркетинговой коммуникации - Этикет и культура поведения делового человека
Выделяют 5 основных элементов, присутствующих во всех маркетинговых коммуникациях: убеждение потребителей, цели, место контактов, участники...
-
При деловом общении в Перу следует помнить, что перуанцы придерживаются всех формальностей делового этикета, а нарушение их расцениваются как...
-
Ведение делового совещания - Особенности проведения деловых совещаний
Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия...
-
Введение - Коммуникативные барьеры в деловом общении
Анализируя процесс общения мы на каждом шагу убеждаемся, что общение - это коммуникация, т. е. обмен мнениями, переживаниями, соображениями,...
Возможности, ограничения и барьеры в письменной деловой коммуникации - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации