Типичные ошибки при составлении деловых писем - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Для того, чтобы знать какие ошибки могут встречаться в электронных деловых письмах, нам необходимо рассмотреть некоторые примеры деловых писем.

Рассмотрим письмо-претензию:

"Dear sales-manager!

When I have seen an advertisement of your humidifier on the TV, I thought that it is necessary to me. You have told that the humidifier solves the problems of dry air which just exist in my house.

The only thing that I haven't provided, is how color of the humidifier will approach to furniture in my house. I thought that it will be combined with furniture, but it is not so.

After using of the humidifier during a week, I understood that I can not get used to it. Any of colors which you offer, also won't approach me.

I'd like to return you the humidifier. If I make it, could you return me an overall cost? I would be very grateful to you for it."

Здесь мы можем увидеть следующие ошибки: хотя приведенное письмо действительно представляет претензию, оно делает это неэффективно. Это письмо многословно и беспорядочно. Оно выстроено в непрямой последовательности от общего (увиденного по телевидению) до конкретных деталей (полное возмещение).

В первом абзаце письма дается излишняя информация, которая скорее может запутать получателя, не поясняя проблемы. Следующий абзац также многословен и не разъясняет сути претензии. В третьем абзаце проблема констатируется, но покупатель не приводит достаточных аргументов (почему не подойдет ни один из предлагаемых цветов). Наконец, в заключение содержится просьба о возмещении стоимости, которую следовало бы перенести в начало письма. Изложенная в таком виде, претензия покупательницы вряд ли будет удовлетворена.

Следующий пример, письмо-ответ на запрос:

"Dear Mr. Smirnov!

We thank you for your letter from February, 28th in which you requested the information about courses "Autorepair business for dilettantes"

These are one of the most popular our courses, and you are one of many who

Showed interest for them. Popularity of this course explains by insufficiency of the volume of knowledge which beginners receive at training to driving.

You will be glad to learn that we spend "Autorepair business for dilettantes " next quarter again. Studies will be held in the evening on Mondays and Wednesdays.

I have put the necessary registration form. Please, fill and return it as soon as possible together with a tuition fee pointed in the registration form as far as the quantity of listeners is limited."

Ошибки, которые мы можем встретить в данном деловом письме: с одной стороны, в письме много информации, не относящейся к сути запроса. С другой стороны, приведенной по существу вопроса информации явно недостаточно. В первом абзаце излишне подробно описывается суть запроса. Во втором абзаце приводится информация, не ориентированная на читателя. В третьем абзаце приводится информация, которая интересовала читателя, но объем этой информации недостаточен (не указаны часы занятий и конкретная дата их начала). В заключительном абзаце выражение "as soon as possible" достаточно расплывчато. Нужно было указать точную дату окончания записи на курсы.

Рассмотрим, также письмо -- ответ на жалобу клиента:

"Dear Mr. Hilov,

We were glad to learn that you are satisfied by using of a lawn-mower Q-11TM. Though our production costs slightly more expensively, than at some our competitors, but it is intended for long application and has the best operational characteristics.

Since the moment when Q-11TM has taken place exact adjustment at the factory, it is required very few efforts for maintenance of its working capacity. However in cases when service nevertheless is required, undoubtedly it is necessary to use the instructions stated on pages 12-19 of the maintenance instruction. For the best service and repair it is recommended to deal with the registered technical expert of the company.

Since Q-11TM has been laid off 15 years ago, it became inconvenient to find some parts to it, but the air filters designed for Q-13 or Q-14 can be adapted to Q-11TM, and they are quite accessible. Any of our registered experts is capable to make it, and the price will be moderated.

Why wouldn't you familiarize with Q-14, our newest and most effective mower during your following visiting of the dealer? You will see that it has the basic elements of the construction which are similar with Q-11TM, and, except some improvements which are intended for simplification of work with it."

Здесь мы видим, что данное письмо едва ли успокоит и удовлетворит клиента. Уже во вступлении жалоба клиента полностью игнорируется, что, очевидно, вызовет его неудовольствие. Во втором абзаце корыстный интерес компании сосредотачивается на усилиях по убеждению клиента воспользоваться услугами зарегистрированных специалистов.

Основная суть послания, наконец, упомянута в третьем абзаце. Завершается письмо попыткой продвижения нового товара, которая вряд ли может подействовать на уже недовольного клиента.

И еще предлагаем рассмотреть письмо об отказе в приеме на работу:

"Dear Mrs. Lebedeva!

Thanks for the appearance on the interview last Tuesday.

As you could guess, many letters have arrived in reply to our announcement. Unfortunately we inform you that this time you haven't passed competition on an offered post. Level of applicants was high, and it was difficult to us to make the decision.

Successes to you in your future placement.

В самом начале письма обычно указывается должность, на которую объявляется конкурс. деловое письмо деловая коммуникация

Менеджеру по кадрам не удалось объяснить причину отказа так, чтобы претендент не утратил веры в будущий успех. Госпожа Лебедева правильно поступила, явившись на беседу, и ее усилия не должны быть напрасными. Предложение участвовать в будущих конкурсах на должность в компании вместо категорического отказа помогло бы ей сохранить уверенность в своих силах.

Последний абзац слишком краток -- всего лишь одно предложение.

Похожие статьи




Типичные ошибки при составлении деловых писем - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Предыдущая | Следующая