Типичные ошибки при составлении деловых писем - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации
Для того, чтобы знать какие ошибки могут встречаться в электронных деловых письмах, нам необходимо рассмотреть некоторые примеры деловых писем.
Рассмотрим письмо-претензию:
"Dear sales-manager!
When I have seen an advertisement of your humidifier on the TV, I thought that it is necessary to me. You have told that the humidifier solves the problems of dry air which just exist in my house.
The only thing that I haven't provided, is how color of the humidifier will approach to furniture in my house. I thought that it will be combined with furniture, but it is not so.
After using of the humidifier during a week, I understood that I can not get used to it. Any of colors which you offer, also won't approach me.
I'd like to return you the humidifier. If I make it, could you return me an overall cost? I would be very grateful to you for it."
Здесь мы можем увидеть следующие ошибки: хотя приведенное письмо действительно представляет претензию, оно делает это неэффективно. Это письмо многословно и беспорядочно. Оно выстроено в непрямой последовательности от общего (увиденного по телевидению) до конкретных деталей (полное возмещение).
В первом абзаце письма дается излишняя информация, которая скорее может запутать получателя, не поясняя проблемы. Следующий абзац также многословен и не разъясняет сути претензии. В третьем абзаце проблема констатируется, но покупатель не приводит достаточных аргументов (почему не подойдет ни один из предлагаемых цветов). Наконец, в заключение содержится просьба о возмещении стоимости, которую следовало бы перенести в начало письма. Изложенная в таком виде, претензия покупательницы вряд ли будет удовлетворена.
Следующий пример, письмо-ответ на запрос:
"Dear Mr. Smirnov!
We thank you for your letter from February, 28th in which you requested the information about courses "Autorepair business for dilettantes"
These are one of the most popular our courses, and you are one of many who
Showed interest for them. Popularity of this course explains by insufficiency of the volume of knowledge which beginners receive at training to driving.
You will be glad to learn that we spend "Autorepair business for dilettantes " next quarter again. Studies will be held in the evening on Mondays and Wednesdays.
I have put the necessary registration form. Please, fill and return it as soon as possible together with a tuition fee pointed in the registration form as far as the quantity of listeners is limited."
Ошибки, которые мы можем встретить в данном деловом письме: с одной стороны, в письме много информации, не относящейся к сути запроса. С другой стороны, приведенной по существу вопроса информации явно недостаточно. В первом абзаце излишне подробно описывается суть запроса. Во втором абзаце приводится информация, не ориентированная на читателя. В третьем абзаце приводится информация, которая интересовала читателя, но объем этой информации недостаточен (не указаны часы занятий и конкретная дата их начала). В заключительном абзаце выражение "as soon as possible" достаточно расплывчато. Нужно было указать точную дату окончания записи на курсы.
Рассмотрим, также письмо -- ответ на жалобу клиента:
"Dear Mr. Hilov,
We were glad to learn that you are satisfied by using of a lawn-mower Q-11TM. Though our production costs slightly more expensively, than at some our competitors, but it is intended for long application and has the best operational characteristics.
Since the moment when Q-11TM has taken place exact adjustment at the factory, it is required very few efforts for maintenance of its working capacity. However in cases when service nevertheless is required, undoubtedly it is necessary to use the instructions stated on pages 12-19 of the maintenance instruction. For the best service and repair it is recommended to deal with the registered technical expert of the company.
Since Q-11TM has been laid off 15 years ago, it became inconvenient to find some parts to it, but the air filters designed for Q-13 or Q-14 can be adapted to Q-11TM, and they are quite accessible. Any of our registered experts is capable to make it, and the price will be moderated.
Why wouldn't you familiarize with Q-14, our newest and most effective mower during your following visiting of the dealer? You will see that it has the basic elements of the construction which are similar with Q-11TM, and, except some improvements which are intended for simplification of work with it."
Здесь мы видим, что данное письмо едва ли успокоит и удовлетворит клиента. Уже во вступлении жалоба клиента полностью игнорируется, что, очевидно, вызовет его неудовольствие. Во втором абзаце корыстный интерес компании сосредотачивается на усилиях по убеждению клиента воспользоваться услугами зарегистрированных специалистов.
Основная суть послания, наконец, упомянута в третьем абзаце. Завершается письмо попыткой продвижения нового товара, которая вряд ли может подействовать на уже недовольного клиента.
И еще предлагаем рассмотреть письмо об отказе в приеме на работу:
"Dear Mrs. Lebedeva!
Thanks for the appearance on the interview last Tuesday.
As you could guess, many letters have arrived in reply to our announcement. Unfortunately we inform you that this time you haven't passed competition on an offered post. Level of applicants was high, and it was difficult to us to make the decision.
Successes to you in your future placement.
В самом начале письма обычно указывается должность, на которую объявляется конкурс. деловое письмо деловая коммуникация
Менеджеру по кадрам не удалось объяснить причину отказа так, чтобы претендент не утратил веры в будущий успех. Госпожа Лебедева правильно поступила, явившись на беседу, и ее усилия не должны быть напрасными. Предложение участвовать в будущих конкурсах на должность в компании вместо категорического отказа помогло бы ей сохранить уверенность в своих силах.
Последний абзац слишком краток -- всего лишь одно предложение.
Похожие статьи
-
Письмо состоит из heading (название фирмы, дата и т. п.), greeting (Dear Sir/Madam, Dear Mr. Smith), открывающей строки, инициального параграфа (I answer...
-
Введение - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации
Тема настоящей работы звучит как "Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации". Данная тема актуальна на сегодняшний...
-
Любое письменное сообщение имеет несомненные преимущества перед устным сообщением. Прежде всего у составителя есть возможность подумать, привести в...
-
В управленческой деятельности большую роль играет деловая переписка, которая становится всеобъемлющей отраслью деловой коммуникации. Деловая переписка в...
-
Можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями. Письма информационного характера - письма, основным...
-
Письменная коммуникация благодаря развитию техники превратилась в полноправное общение. Она стала диалогичной, интенсивной и интерактивной. От реального...
-
Общепринятые правила составления деловых писем - Деловая переписка
Основой делового письма является текст, который должен четко и убедительно отражать причину и цель его написания, раскрывать содержание конкретного дела,...
-
Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции - Сущность и классификация деловых писем
К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические,...
-
Культура делового письма - Этические основы
Деловой документ - основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. Правильно составленное деловое письмо...
-
Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов, основное назначение которой -- передача информации от одного адресата к другому...
-
Кроме вышеперечисленных ключевых факторов, определяющих стиль деловых отношений между представителями разных культур, целесообразно также выделить...
-
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к...
-
Особенности и формы деловых коммуникаций Деловая коммуникация характерна четко поставленной целью и задачами, в этом ее отличие от обычного общения....
-
Письмо-ответ - Деловые переговоры
Письмо-ответ - деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным...
-
Формы и культура деловой коммуникации - Специфика деловой этики
Рассуждая на заданную тему, нельзя не вспомнить 2 цитаты: одну - философа древности Гая Саллюстия Криспа: "При согласии незначительные дела вырастают,...
-
Виды деловых бесед - Деловая беседа: цели, виды, особенности проведения
Деловая беседа, несомненно, является одним из наиболее часто используемых видов коммуникативного взаимодействия в управленческом общении. Существует...
-
Основные виды деловых писем - Этикет делового письма
В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки....
-
Стиль и оформление письма - Составление делового письма
Что понимают под стилем делового письма? Стиль Вашего письма -- это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил,...
-
Структура делового письма - Составление делового письма
Любое деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру: Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое...
-
Деловое письмо - Составление делового письма
Важное место в любом бизнесе занимает деловая переписка. Деловое письмо имеет огромные возможности, важно только научиться их использовать. Деловое...
-
Телефонный разговор в деловой коммуникации - Особенности телефонного разговора
Специалисты по организации управления среди 15 основных причин потери времени руководителя, ставят на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к...
-
Формы деловых коммуникаций, Деловая беседа при личной встрече - Модели деловых коммуникаций
Деловая беседа при личной встрече Одним из наиболее распространенных видов деловых коммуникаций является деловая беседа. Именно благодаря такому виду...
-
Деловой этикет в устной речи - Деловой этикет в устной и письменной речи
Деловой стиль - один из функциональных стилей современного русского литературного языка.[4] Основными его разновидностями (подстилями) являются...
-
Введение - Этикет делового письма
Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность,...
-
Деловое письмо - Деловой этикет
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции: На полученное письмо...
-
Письмо-сообщение, Письмо-подтверждение - Деловые переговоры
Письмо-сообщение - деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение...
-
При деловом общении в Перу следует помнить, что перуанцы придерживаются всех формальностей делового этикета, а нарушение их расцениваются как...
-
Основные требования к ведению делового телефонного разговора - Особенности телефонного разговора
Компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь...
-
Телефонный разговор в деловой коммуникации - Методика ведения телефонных переговоров
Специалисты по организации управления среди 15 основных причин потери времени руководителя, ставят на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к...
-
Классификация писем и их характеристика - Деловая переписка
Основными средствами обмена информацией между деловыми партнерами являются телефон, почтовые сообщения, телефакс, электронная почта (e-mail) Основной...
-
Особенности национальных стилей этики делового общения - Этика делового общения
Этика делового общения определяется тем, насколько успешно учитываются особенности национально-психологических типов, которые сохранились в коллективных...
-
Деловой этикет во Франции в значительной степени требует соблюдения всех формальностей. Ключевое место во французском бизнесе занимает установка на...
-
Существует ряд общих принципов, которыми следует руководствоваться при деловом общении в мусульманских странах: 1. Все дела пять раз в день прерываются...
-
Этические нормы при увольнении сотрудника - Этика деловых отношений
Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические...
-
Телефонный разговор в деловой коммуникации - Техника ведения телефонных разговоров
Специалисты по организации управления среди 15 основных причин потери времени руководителя, ставят на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к...
-
Социально-психологические особенности рабочей группы и ее профессиональная деятельность Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если,...
-
Ваши письма - Основные правила делового этикета
Размещение текста. С левого края писчей бумаги оставляют свободное поле шириной в два пальца, которое должно быть сверху донизу одинаковой ширины. Если...
-
Деловое письмо - Деловой протокол
Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции: На полученное письмо...
-
Виды коммерческих деловых писем, Запрос и ответ на него - Искусство делового письма
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая...
-
Ведение делового совещания - Особенности проведения деловых совещаний
Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия...
Типичные ошибки при составлении деловых писем - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации