Принципы и техники эффективного взаимодействия - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

В управленческой деятельности большую роль играет деловая переписка, которая становится всеобъемлющей отраслью деловой коммуникации. Деловая переписка в последнее время все больше расширяется и завоевывает новые сферы в деловом мире. Это связано с техническим прогрессом, увеличением количества контактов между деловыми партнерами, нарастающей потребностью нахождения новых рынков сбыта продукции. Деловая письменная коммуникация занимает особое место в сегодняшней социокультуре и обладает своим функциональным стилем.

В процессе переписки коммуниканты отбирают и организуют необходимые языковые средства для успешной деловой коммуникации. Немаловажную роль в создании делового письма играет его строгая архитектоника, которую образуют реквизиты: эмблема организации, адресат, наименование организации адресата, справочные сведения, дата, текст письма (включая обращение). Все это - важный набор элементов, необходимых для делового контакта. Деловое письмо предполагает обратную связь между адресантом и адресатом, поскольку без обратной связи не может существовать ни один акт деловой коммуникации.

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать - не только явно написанного, но и скрытого "между строк". Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления организацией. Для эффективного ведения деловой переписки необходимо знать и уметь применять нормы служебной переписки, правила создания, оформления и организации работы с документами. И нужно помнить, что любой документ, созданный в организации является элементом ее имиджа.

Для того чтобы коммуникация была эффективной, необходимо знание всех компонентов, владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность. Коммуникативная компетентность - это знания, умения, навыки в области организации взаимодействия и собственно взаимодействия в деловой сфере, уникальный сплав теории и практики общения. Познав уровень собственной коммуникативной компетентности, человек начинает лучше понимать других.

Дж. М. Лейхифф и Дж. М. Пенроуз предлагают 10 характерных особенностей, которые делают письменные коммуникации эффективными:

1. Тактичность.

При составлении текста необходимо:

    - обращаться к личности, а не к категории; - избегать указаний на пол. Одним из способов является использование множественного числа; - сконцентрировать внимание на восприятии получателя. 2. Персональность.

При написании текста необходимо передавать позицию "вы", что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах нашего адресата, а не на наших собственных.

3. Позитивность.

Эффективные письменные коммуникации должны иметь позитивный тон.

    4. Энергичность, активность. 5. Цельность.

В деловой корреспонденции каждое предложение должно содержать только одну мысль. При составлении предложения необходимо убедиться, что в нем нет нескольких не связанных друг с другом мыслей.

6. Связность.

Сведения, изложенные в тексте, должны быть логически связаны.

7. Ясность.

Эта особенность включает в себя выбор слов, структуры предложения и абзаца, а также общую организацию сообщения.

8. Краткость.

В сообщении не должно быть многословных выражений, избитых фраз, ненужных повторений и абстрактных слов.

9. Удобочитаемость.

Текст должен легко пониматься читающим, если будет написан ясным стилем.

10. Элементы унификации.

Унифицированное сообщение свободно от двух недостатков - грамматических ошибок и проблем с форматом.

Похожие статьи




Принципы и техники эффективного взаимодействия - Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Предыдущая | Следующая