Деловой этикет в переписке - Деловые письма

Деловой этикет вообще -- это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение -- обязательный элемент коммерческой переписки. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д.

В деловой переписке должны быть исключены местоимения "я", "он", вместо них применяются местоимения "мы", "Вы".

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам невозможно дать ответ в установленный срок, нужно сообщить адресату об этом, а также о том, когда будет дан окончательный ответ.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, напоминание формулируется в спокойной манере, без резких выражений, например: "Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2004 № 25/42 истекает..." В ответ на жесткое письмо-претензию также нужно придерживаться этой нормы: "Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза..."

При подготовке ответного письма нужно обращать внимание на оформление реквизита "адресат". Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо -- отвечает на его имя.

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: "С уважением..."; в отдельных случаях-- "Ваш...", "Искренне Ваш...". Для образца можно привести следующий пример благодарственного письма:

МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ САМАРА

Г-ну П. Кутю, 443025, РОССИЯ, САМАРА,

Вице-президенту IAMTI АЭРОПОРТ,

ОТДЕЛ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ

ТЕЛ/ФАКС (8462) 227 545

ТЕЛЕКС 214 258 START SU

ТЕЛЕГРАФ 214 173 ПОРТ

От Чернавина В. Ф., НАШ НОМЕР ДАТА______

Генерального директора ВАШ НОМЕР_____ДАТА______

Международного аэропорта Самара

Уважаемый господин Кутю,

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер - и Бизнес-планов Международного аэропорта Самара. Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.

С уважением, В. Ф. Чернавин

Похожие статьи




Деловой этикет в переписке - Деловые письма

Предыдущая | Следующая