ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА, Общая структура делового письма - Деловые письма

Общая структура делового письма

Каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура -- три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей -- может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем для примера структуру письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой. 2. Излагается суть просьбы. 3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев -- отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003 как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7--8 строк.

Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Похожие статьи

• КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ - Деловые письма

  Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Наиболее часто...

• ВВЕДЕНИЕ - Деловые письма

  Деловые письма -- это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу...

• Организация аудиторской службы в Российской Федерации : создание аудиторских служб в организациях, формирование аудиторских структур с образованием юридических лиц, условия деятельности аудиторов на основе частной практики - Понятие об аудите и аудиторской деятельности, общие и частные задачи аудиторской деятельности

  Структура службы внутреннего аудита во многом зависит от специфики организации, ее величины и конкретных целей ее администрации и включает в себя...

• Требования к бланкам документов - Гарантийное письмо, его реквизиты

  Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист...

• Общая характеристика бухгалтерского баланса - Структура и содержание актива бухгалтерского баланса

  Бухгалтерский баланс (форма №1) (см. приложение А) - это главная форма финансовой (бухгалтерской) отчетности, основной источник информации для анализа и...

• ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ, Общие положения и производственная структура - Организация бухгалтерского учета образовательного учреждения при переходе на бюджетное финансирование

  Общие положения и производственная структура "СПбГИПСР" - это высшее учебное заведение, учредителем которого является Правительство Санкт-Петербурга,...

• Общая структура отчета о движении денежных средств - Сводный учет затрат на производство

  В структуре отчета выделяют три вида деятельности, которые идут в следующем порядке: операционная, инвестиционная и финансовая деятельность. Сначала...

• Общая оценка структуры имущества организации и его источников по данным баланса - Анализ бухгалтерской (финансовой) отчетности

  Из всех форм бухгалтерской отчетности важнейшей является баланс. Бухгалтерский баланс характеризует в денежной оценке финансовое положение организации по...

• Составление письма-обязательства аудиторской организации о согласии на проведение аудита, Составление программы аудита - Сущность, цель и виды аудита

  Согласно ГК РК письмо-обязательство, если оно составляется для разовых соглашений, является офертой. Оферта -- это предложение одной из сторон заключить...

• Предмет метод и структура судебной бухгалтерии - Развитие судебной бухгалтерии

  Предмет и метод судебной бухгалтерии образуют закономерности возникновения, обнаружения и использования в практике выявления и доказывания преступлений...

• Общие положения - Экспертиза ценности документов

  Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их...

• Предмет метод и структура судебной бухгалтерии - Становление судебной бухгалтерии как экономико-правовой дисциплины

  Предмет и метод судебной бухгалтерии образуют закономерности возникновения, обнаружения и использования в практике выявления и доказывания преступлений...

• Языковые особенности заявления - Особенности структуры и языковые особенности заявления

  Нотариальные заявления - это документы, на основании которых происходит реализация гражданских прав и обязанностей заявителя. Примером такого заявления...

• Документальное оформление поступления и расхода МПЗ - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции

  Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность...

• Бухгалтерская (финансовая) отчетность: порядок составления и представления - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции

  Бухгалтерская отчетность на предприятии ЗАО "Карачаевский пивзавод" представляет собой систему показателей, сгруппированных в определенные формы, которые...

• Структура и отражение в учете капитальных вложений и источников их финансирования - Требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету в строительстве

  При организации капитального строительства главным действующим лицом является застройщик. В соответствии с Градостроительным кодексом Российской...

• Структура и функции делопроизводственных служб

  1. Структура и функции делопроизводственных служб На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ: 1. Управление...

• Состав реквизитов документов - Гарантийное письмо, его реквизиты

  При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской...

• Правила написания гарантийного письма, Область применения - Гарантийное письмо, его реквизиты

  Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30- 2003 "Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной...

• Теоретические основы учета движения денежных средств, Общая характеристика денежных средств - Организация бухгалтерского учета денежных средств

  Общая характеристика денежных средств Все хозяйствующие субъекты хранят свои денежные средства на счетах в соответствующих учреждениях банков и...

• Пути совершенствования структуры баланса ОАО "Гидропривод" - Анализ активов и пассивов бухгалтерского баланса для оценки финансового состояния предприятия на примере ОАО "Гидропривод"

  Как показали результаты проведенного анализа, организация имеет ряд недостатков: 1) неудовлетворительная структура активов (имущества), которая...

• Составление общего плана аудита - Планирование в аудите

  Информация об экономическом субъекте, полученная в ходе предварительного планирования, оценки составляющих аудиторского риска, выявления значимых для...

• Теория - Структура явных издержек фирмы и оценка скрытых издержек на примере конкретной фирмы

  Из деления издержек на альтернативные и бухгалтерские вытекает классификация издержек на явные и неявные. Явные издержки определяются суммой расходов...

• Общие сведения, Назначение и цели создания автоматизации - Автоматизация учета лекарственных препаратов в аптеке

  Полное наименование системы: "Автоматизация учета лекарственных препаратов в аптеке "ТИБ БАРОИ" ШУМО". Назначение и цели создания автоматизации Данная...

• Аудиторское заключение. Структура аудиторского заключения - Сущность аудита, его цель и задачи

  Ст.7 Закона Украины "Об аудиторской деятельности" указано, что аудитор оформляет результат своей проверки аудиторским заключением и аудиторским отчетом....

• ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ПЛАНИРОВАНИЯ АУДИТА, Цели и задачи планирования в аудите - Планирование в аудите

  Цели и задачи планирования в аудите Планирование аудита - это совокупность действий по выбору варианта, позволяющего эту цель достигнуть, т. е. выбору...

• АНАЛИЗ ВЫПКСКА И РЕАЛИЗАЦИИ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ, Анализ производства и реализации готовой продукции по объему, структуре и ассортименту - Учет, анализ и аудит результатов производственной деятельности предприятия

  Анализ производства и реализации готовой продукции по объему, структуре и ассортименту Необходимыми условиями достижения самоокупаемости и...

• Виды заявлений - Особенности структуры и языковые особенности заявления

  Существует большое количество видов заявлений, которые относятся к той или иной сфере деятельности: 1. Кадровые заявления - это обращение работника к...

• Теоретические аспекты бухгалтерского баланса и его значение в современных экономических условиях, Бухгалтерский баланс: понятие, виды и структура - Бухгалтерский баланс

  Бухгалтерский баланс: понятие, виды и структура Баланс в переводе с французского balance - весы, означает систему показателей, сгруппированных в сводную...

• Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда, социальному страхованию и обеспечению в оао "Юрьев-Польская ткацко-отделочная фабрика "Авангард", Общая характеристика ОАО "Юрьев-Польская ткацко-отделочная фабрика "Авангард" - Организация бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда и социальному страхованию и обеспечению на предприятии

  Общая характеристика ОАО "Юрьев-Польская ткацко-отделочная фабрика "Авангард" Открытое акционерное общество "Юрьев-Польская ткацко-отделочная фабрика...

• Экономическая сущность финансовых результатов деятельности организации, порядок их формирования и структура, Экономическая сущность финансовых результатов - Учет и анализ операций по формированию финансовых результатов в СПК "Гожа" Гродненского района

  Экономическая сущность финансовых результатов Финансовый результат представляет собой прирост (или уменьшение) стоимости собственного капитала...

• Направления совершенствования анализа бухгалтерской отчетности - Анализ бухгалтерской отчетности Червенского райпо, ее экономическая сущность, структура и содержание и пути совершенствования

  Совершенствование анализа бухгалтерской отчетности особенно актуальны в современных условиях хозяйствований, поскольку результаты принимаемых решений по...

• ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Структура и содержание актива бухгалтерского баланса

  В ходе написания данной курсовой работы рассмотрены понятия бухгалтерского баланса, принципы классификации, структура и содержание бухгалтерского...

• Износ основных средств - Общие правила учета основных средств

  Износ - это постепенная утрата основными средствами своей потребительной стоимости. Следует различать моральный и физический износ. Физический износ -...

• Структура і функції бухгалтерії - Фінансова звітність підприємства

  Підприємство здійснює оперативний та бухгалтерський облік результатів своєї роботи, веде статистичну звітність і надає її Засновнику або уповноваженого...

• Требования к оформлению реквизитов документов - Гарантийное письмо, его реквизиты

  Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...

• Бухгалтерское дело, Взаимосвязь бухгалтерской службы и отделов коммерческих структур - Бухгалтерское дело

  Взаимосвязь бухгалтерской службы и отделов коммерческих структур Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность...

• ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАЕМНЫМ КАПИТАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ, Понятие и структура заемного капитала - Управление заемным капиталом

  Понятие и структура заемного капитала Как уже известно, организация формирует финансовые ресурсы за счет собственного и заемного капитала. Буквально...

• Анализ движения основных средств и эффективности их использования МБУ СО "Дом-интернат для престарелых и инвалидов", Анализ структуры основных средств - Бухгалтерский учет и анализ движения основных средств

  Анализ структуры основных средств Структура основных средств учреждения представлена в таблице 3.1 и на рисунке 3.1. Таблица 3.1 - Структура основных...

• Децентрализация управления и организационная структура - Проблемы организации управленческого учета на предприятии

  Построение системы управленческого учета тесно связано с организационной структурой предприятия, а также с существенной проблемой реализации...

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА, Общая структура делового письма - Деловые письма

Предыдущая | Следующая