КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ - Деловые письма
Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Наиболее часто встречаются разновидности писем, классифицированные по функциональному признаку.
Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.
В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.
Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.
Оферта -- письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия.
Рекламация-- коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.
Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.
Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой изти справочной информацией.
Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов "На Ваш запрос сообщаем". "Извещаем Вас" и т. д.
Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.
Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.
Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.
Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.
Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.
В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.
По Структурным признакам Письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.
По Месту составления Письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.
По Стадиям подготовки Письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).
По Способу фиксации информации Письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.
По срокам исполнения Письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.
По Степени сложности Письма классифицируют на простые и сложные. Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных -- рассматривается несколько вопросов.
По Степени гласности Различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.
По Юридической силе Документы подразделяют на подлинные и подложные.
По Степени Обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные -- обязательные для исполнения.
По Срокам хранения Письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
Похожие статьи
-
МПЗ, их классификация, оценка, задачи учета В бухгалтерском учете в качестве материально-производственных запасов принимаются активы: А) используемые при...
-
Деловые письма -- это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу...
-
Основное нормативное регулирование кредитов и займов осуществляется Гражданским кодексом РФ. Данным вопросам посвящена глава 42 ГК РФ. Статьи 807--818 ГК...
-
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам. I. по назначению: 1....
-
Для целей оценки товарно-материальных запасов в организации, занимающейся производством, важно понимание разделение запасов на следующие три вида:...
-
Понятие и классификация материальных ценностей Для осуществления основной деятельности помимо помещения и оборудования и других основных средств...
-
Классификация и виды товарно-материальных запасов Часто товарно-материальные запасы (ТМЗ) являются наиболее важной и крупной статьей активов предприятия....
-
Требования к бланкам документов - Гарантийное письмо, его реквизиты
Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист...
-
Прежде чем начать предпринимательскую деятельность, организация должна располагать имуществом, денежными и другими средствами. В совокупности они...
-
Согласно ГК РК письмо-обязательство, если оно составляется для разовых соглашений, является офертой. Оферта -- это предложение одной из сторон заключить...
-
В организациях применяется единая типовая классификация основных средств, в соответствии с которой основные средства группируются по следующим признакам:...
-
Для организации учета долгосрочных материальных активов в условиях рынка и новой системы налогообложения важное значение имеют следующие предпосылки:...
-
Понятие, классификация и оценка основных средств Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденное приказом Минфина...
-
Сущность и классификация дебиторской задолженности В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций постоянно возникает потребность в...
-
Понятие, классификация и требования предъявляемые к отчетности в современных экономических условиях Бухгалтерская отчетность это единая система данных об...
-
Понятие и классификация основных средств - Учет основных средств
Основные средства - это часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для...
-
Классификация затрат Бухгалтерский учет призван обеспечить соблюдение принципов хозяйственного расчета и условия контроля, анализа и управления...
-
В финансовом учете термин затраты определяется как показатель в денежном выражении количества ресурсов, использованных для достижения определенной цели....
-
Общие положения - Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их...
-
Понятие классификация и оценка основных средств Любое производство возможно только с привлечением средств производства, которые подразделяются на...
-
Классификация документов по назначению - Виды документов в бухгалтерском учете
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и бухгалтерского исполнения....
-
Классификация доходов и расходов - Учет и анализ доходов и расходов РГП "Костанайводхоз"
Согласно Закону Республики Казахстан от 28 февраля 2011 года № 234 "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", элементами, непосредственно...
-
Особенностью функционирования основных средств, связанная с длительным участием и сохранением в процессе производства натурально-вещественной формы с...
-
Классификация хозяйственных средств по составу и размещению Хозяйственные средства предприятия - это комплекс основных, оборотных и денежных средств,...
-
Основные средства - это часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг, либо для...
-
Формы, классификация и виды первичных документов Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти...
-
К финансовым вложениям относят инвестиции организаций в государственные ценные бумаги (облигации и другие долговые обязательства), в ценные бумаги и...
-
Понятие и классификация основных средств - Организация бухгалтерского учета
Учет основных средств является одним из важных и сложных разделов бухгалтерского учета. В современных условиях он регулируется стандартом бухгалтерского...
-
Понятие финансовых вложений и их классификация В процессе хозяйственной деятельности у предприятия могут временно высвобождаться денежные средства,...
-
Классификация затрат на производство Бухгалтерский учет призван обеспечить соблюдение принципов хозяйственного расчета и условия контроля, анализа и...
-
Классификация основных средств К основным фондам относятся те средства труда, которые, находясь в сфере материального производства, непосредственно...
-
Классификация доходов и расходов предприятия - Доходы и расходы как объект учета
Вся совокупность доходов организации может быть сгруппирована, как минимум, по двум основаниям: --по признаку принадлежности к отчетным периодам; --по...
-
Материально-производственные запасы, их классификация - Учет материально-производственных запасов
В бухгалтерском учете в качестве Материально-производственных запасов (МПЗ) принимаются активы: * используемые при производстве продукции (выполнении...
-
Предприятия, объединения, отрасли для осуществления непрерывного процесса по изготовлению продукции должны иметь определенные ресурсы: материальные,...
-
Классификация системы внутреннего контроля - Понятие и сущность финансового контроля
Поскольку система контроля является важной составляющей управленческого контроля в целом, для раскрытия механизмов функционирования данной системы...
-
Оценка деловой активности предприятия - Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности
Таблица 9 Коэффициенты деловой активности Наименование показателя 2008 2009 Коэффициент общей оборачиваемости активов 8,140 7,709 Срок оборота активов...
-
Требования к оформлению реквизитов документов - Гарантийное письмо, его реквизиты
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе...
-
Определение и классификация объектов основных средств Любое производство возможно только с привлечением средств производства, которые подразделяются на...
-
Общие понятия о затратах и их классификация Производство - основополагающий процесс в хозяйственной деятельности организации. Этот процесс влияет на...
-
Понятиeю основных срeюдств и их классификация Производствeюнно-хозяйствeюнная дeюятeюльность прeюдприятий обeюспeючиваeются нeю только за счeют...
КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ - Деловые письма