Автоматизація розрахунків з дебіторами на підприємстві - Довгострокова дебіторська заборгованість

Зміни в господарському механізмі роблять актуальною проблему підвищення ефективності діяльності суб'єктів господарювання. Відповідно зростає роль контрольно-аналітичних функцій, що зумовлює застосування ЕОМ для обробки інформації.

Задача обліку розрахунків з дебіторами є значно ширшою аніж решта задач. Вона містить такі підзадачі [6]:

    - обліку розрахунків з покупцями (фізичними або юридичними особами, які купують товари (роботи, послуги)) і замовниками (учасниками договору, на підставі замовлення яких виготовляється конкретна продукція, надаються послуги, виконуються роботи іншим учасником договору). Облік цих розрахунків ведеться на рахунку 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками"; - обліку розрахунків за авансами виданими, тобто грошовими сумами або іншими майновими цінностями, які передаються в рахунок виконання договірного зобов'язання (наприклад, у рахунок наступних поставок). Такого роду платіж може бути повним або частковим. Для обліку розрахунків за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт, а також за оплатою продукції та робіт, прийнятих замовником частково готовими, передбачений рахунок 371 "Розрахунки за авансами виданими"; - обліку розрахунків з підзвітними особами (працівниками цього підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства). Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначено рахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами"; - обліку розрахунків за відшкодуванням завданих збитків. Для обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків унаслідок недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено, призначено рахунок 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків"; - обліку розрахунків за претензіями, тобто вимогами кредитора до боржника про добровільну сплату боргу, відшкодування збитків, сплату штрафу, усунення недоліків поставленої продукції або виконаної роботи. Облік розрахунків за претензіями, які висунуті постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред'явленими їм та визнаними штрафами, пенею, неустойками ведеться на рахунку 374 "Розрахунки за претензіями".

Комп'ютеризовану систему бухгалтерського обліку (КСБО) можна створювати як:

    - систему автоматизації розв'язання окремих задач бухгалтерського обліку; - систему комплексної автоматизації бухгалтерського обліку; - складову частину інтегрованої системи автоматизації управління підприємством.

При першому варіанті на робочі місця встановлюються комп'ютери і розрізнені програми, що забезпечують розв'язання окремих задач обліку. Терміни і затрати на створення такої комп'ютерної системи мінімальні. Однак, при такому несистемному підході до впровадження окремих компонент КСБО під час експлуатації можуть виникнути проблеми з взаємоув'язки облікових даних. Насамперед неузгодженості при веденні загальних довідників, оскільки один і той же об'єкт обліку на різних робочих місцях може кодуватися по-різному. У результаті цього в процесі об'єднання даних бухгалтерська програма буде розглядати один і той же об'єкт як два різні. Часто такі помилки дуже важко виявити і виправити.

При другому варіанті при створенні комплексної системи автоматизації бухгалтерського обліку, крім установки комп'ютерів і програмного забезпечення на робочі місця всіх або більшості працівників, необхідне вироблення регламентів колективної роботи бухгалтерії. Такі документи повинні визначати порядок роботи зі спільними даними, правила і терміни виконання регламентних робіт, операцій об'єднання даних тощо. Регламентування термінів, умов і порядку виконання окремих операцій потрібні, тому що деякі дії можна виконувати лише в певній послідовності.

Третій варіант передбачає створення КСБО в складі інтегрованої системи автоматизації управління підприємством вимагає вироблення ще більшої кількості регламентів, особливо з виконання робіт обміну даними з підрозділами, де розв'язуються задачі оперативно-технічного обліку, планування, аналізу тощо. При цьому, чим більше підприємство і чим більше його співробітників задіяно в системі управління, тим складнішою є задача складання регламентів, що забезпечують узгоджену роботу всіх ланок управління.

КСБО пройшли великий історичний шлях становлення і розвитку. Вони змінювалися паралельно із змінами інформаційних технологій, програмних і технічних засобів обробки інформації, методів і засобів розробки, концепцією побудови 1С.

На сьогодні існує велика кількість різноманітних програмних засобів автоматизації бухгалтерського обліку: від засобів автоматизації локальної задачі бухгалтерського обліку до повнофункціональних КСБО в складі 1С підприємства.

Вивчення КСБО з метою впровадження доцільно починати з аналізу ознак, які зумовлюють специфіку застосування цих програмних продуктів в умовах об'єкта комп'ютеризації.

Основні характеристики об'єкта і системи управління, які впливають на особливості бухгалтерського обліку:

    - галузева специфіка бухгалтерського обліку, яка знаходить відображення в моделях і алгоритмах обліку, елементах облікової політики; - для підприємств однієї галузі існує специфіка видів діяльності, технологічних процесів виробництва продукції, робіт і послуг, що знаходить відображення в структурі даних, об'ємних характеристиках бази даних КСБО; - тип і характер виробництва (дискретний, неперервний) суттєво впливає на склад і структуру нормативно-довідкової інформації БД, форми первинних облікових документів тощо; - організаційна структура управління підприємством, кількість і територіальний розподіл організаційних одиниць, наявність централізованої бухгалтерії, бухгалтерій окремих підрозділів тощо визначають вимоги до інформаційних технологій збору, передачі та зберігання даних, складу і конфігурації КСБО: ізольовані функціональні автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера, мережевий комплекс взаємопов'язаних АРМ бухгалтерів або КСБО як невід'ємна частина корпоративної 1С підприємства.

Загальна характеристика КСБО:

    - використовувана модель бухгалтерського обліку й облікової політики, відповідність стандартам міжнародного бухгалтерського обліку; - адаптивні можливості КСБО - вибір, налагодження аби конфігурування функцій, складу і структури даних БД КСБО, форм вхідних і вихідних документів; - структура робочого плану рахунків, глибина аналітичного обліку, види облікових реєстрів; - інструментальні засоби розробляння додатків для розвитку КСБО; - типова нормативно-довідкова база КСБО, склад типових господарських операцій, які відображаються в обліку; - інструментальні засоби створення і розвитку КСБО, користувацького інтерфейсу; - інформаційний зв'язок КСБО з іншими ІС масштабу підприємства, зовнішніми ІС, форматами обміну даними; - методологія і технологія проектування, впровадження і супроводження КСБО; - засоби адміністрування БД і КСБО; - вимоги до кваліфікації персоналу, який експлуатує КСБО; - вартість і витрати на реалізацію проекту КСБО.

Ринок програмних продуктів КСБО пов'язаний з провідними фірмами-розробниками представлено в таблиці 1.1.

Таблиця 1.1 - Рейтинг фірм розробників КСБО за 100 бальною оцінкою

Місце

Назва фірми

Рейтинг

1

1С:

91

2

Интеллект-Сервис

78

3

Парус

77

4

Галактика

75

5

Диасофт

72

6

ИНФИН

63

7

ИНФОСОФТ

60

8

ОМЕГА

58

Різноманітність представлених на ринку програмних продуктів, призначених для розв'язання задач обліку, закономірно ставить питання про ефективний вибір програмного забезпечення для КСБО. Завдання вибору ускладнюється суттєвими відмінностями в концепціях побудови програмних засобів, їх функціональної повноти, порядку адаптації до потреб конкретних користувачів, можливості використання на різних програмно-апаратних платформах, вартості тощо.

Для малих підприємств, де чисельність працівників бухгалтерії становить 1-3 особи, найдоцільнішим є застосування ПЗ КСБО, основаного на концепції універсальної моделі облікових даних і побудованого у вигляді єдиної програмної системи. Цей висновок обгрунтовується тим, що тут відсутня значна спеціалізація працівників за ділянками обліку і ввід даних фактично обмежується формуванням розширених проводок з мінімальною аналітичною інформацією. Крім цього, використання набору спеціалізованих модулів вимагає постійного перемикання між ними і нерідко виконання технологічних процедур допоміжного характеру, пов'язаних з обміном інформації. Такий порядок використання системи є менш ефективним, ніж застосування єдиного програмного середовища.

Наявність спеціалізації у працівників бухгалтерії вимагає використання програмних комплексів, які містять спеціалізовані за функціями і даними модулі, кожен з яких дає більш технологічні розв'язання з обслуговування інформаційних потоків, що виникають на кожній ділянці. Крім цього, звично в бухгалтеріях більших підприємств вища потреба в розмежуванні прав користувачів з доступу до інформації, яка буває більш вираженою і простіше досягається, ніж застосування комплексів вузькоспеціалізованих АРМ.

Суттєві відмінності між підприємствами існують з погляду наявності технічного персоналу, здатного виконувати технічне обслуговування КСБО і прив'язку програм до особливостей облікової роботи. У великих підприємств, як правило, такий персонал є, і тому для адаптації ПЗ КСБО можуть бути задіяні власні кваліфіковані працівники. Для малих підприємств важлива підтримка програмної системи дилерами виробника, оскільки власних спеціалістів такі підприємства, зазвичай, не мають.

З аргументами загального характеру, наведеними вище, пов'язаний і критерій підтримки можливості сумісного використання з іншим офісним ПЗ. Для підприємств, у яких є власний штат програмістів, актуальною є можливість організації зв'язку стандартного ПЗ КСБО незалежного виробника з програмами власного розробляння. А для підприємств, які не мають свого фонду програм, актуальною є можливість його комплексного використання з програмами інших незалежних виробників.

Вимоги до можливості функціонування програмних систем у середовищі обчислювальних мереж і на різних програмно-апаратних платформах достатньо очевидні. У зв'язку з цим для бухгалтерій з невеликою кількістю АРМ достатньо застосування однорангових мереж ПК. Для більших бухгалтерій бажані програмні системи, що функціонують у мережах ПК з виділеним сервером в архітектурі "клієнт" сервер". Для КСБО з великою кількістю АРМ актуальним є застосування неоднорідних мереж з використанням серверів на більш потужних програмно-апаратних платформах. Звідси і вимоги до спеціалізованих програм, які передбачають перспективне масштабування системи і можливість його функціонування на основі технології "тонкого" клієнта.

Для корпоративних систем критерії вибору ПЗ КСБО доповнені вимогами підтримки функцій реплікації і консолідації даних з можливістю складання звітності в декількох облікових реєстрах.

Вибравши відповідну групу програмних засобів, треба детально проаналізувати конкретні програми, звернувши увагу на такі фактори:

    - можливість застосування спеціалізованих програм у використовуваних підприємством програмно-апаратних середовищах; - склад допоміжного ПЗ (СКБД тощо), необхідного для функціонування спеціалізованих програм; - функціональні можливості, ступінь автоматизації та повноту розв'язання найбільш складних і важливих для підприємства задач обліку; - склад адаптивних властивостей, можливості налагодження програми на специфіку ведення обліку в організації; - зручність користувацького інтерфейсу - при введенні і коригуванні даних, організації доступу до вхідної і результативної інформації; - засоби захисту даних від несанкціонованого доступу, а також засоби відновлення при збоях у роботі комп'ютерної системи або в результаті помилок при експлуатації; - можливість сумісного використання з іншими програмними продуктами власного розробляння або інших виробників, а також з офісним ПЗ загального призначення; - якість, повноту і зручність використання документації, наявність додаткових методичних матеріалів із застосування програмних засобів; - надійність і перспективність фірми-розробника, наявність регіональних філій, дилерської мережі та можливості фірмової підтримки користувачів. Від цього залежить професійна підтримка системи під час її експлуатації, можливості її розвитку; - цінову політику розробника - вартість ліцензій на придбання програми і надання послуг з її запровадження, супроводження, склад знижок при придбанні нових версій; - можливість підтримки з боку аудиторських і консалтингових фірм.

Для малих бухгалтерій можна рекомендувати розробки фірми "Парус" старих версій; "1С: Бухгалтерия (базовая версия)" ("1С"); "Инфин-бухгалтерия" ("Инфин"); "Финансист" ("Атей"); "Соло для бухгалтера с компьютером" ("Баланс-центр"); "Сводный учет финансов" ("Логос"); "Ажур" ("Терцет"); "БЕСТ2+" ("Интеллект-Сервис"); "Инфин" (Москва); програми "Интегратор" ("Инфософт", Москва).

На підприємствах, де є бухгалтери середнього типу (4--6 осіб), доцільно користуватися такими програмними продуктами: "Турбо Бухгалтер 6"; "1С: Бухгалтерия-проф" ("1С:"); "БОСС - Бухгалтер" ("Ай Ти"); "Алеф-Бухгалтерия" ("Алеф-Консалтинг"); "Гран-Бух" ("Гранит-Центр"); "Инотек бухгалтер" ("Инотек НТ"); "Инфо-Бухгалтер" ("Информатик"); "Бухгалтерия" ("Компьютер-сервис"); "Баланс-1+" ("Овионт"); "Главньїй бухгалтер" ("Паритет-Софт"); "Бухгалтерский учет и расчет баланса" ("Синко"); "Бухгалтерский учет предприятия" ("Софтленд-системз"); "Само-Трейд" ("Фирма Само"); "ФО-ЛИО-БАЗИС" ("Фолио"); МЕ8ТА ("Злектронньїе деньги"); "Бухгалтерия Люкс" ("Злектронсервис"); "Дебет плюс" ("ДИЦ"); "Финансьі без проблем" ("Хакерс Дизайн"); "1С: Зарплата", "1С: Торговля", "1С: Расчет" ("1С"); "Инвентаризация" ("Инфин").

Для великих бухгалтерій є такі розробки КСБО: "Парус" ("Парус"); "БЕСТ-4" ("Интеллект-Сервис"); СЖІМО (ОКІМО); "БОСС-компания" ("Ай Ти"); "Комплексная система бухгалтерского учета" ("Звезда"); "Тектон" ("Интелгрупп"); "Монолит" ("Монолит-Инфо"); "Компас" ("Компас Гигант").

Корпоративні бухгалтерії користуються інтегрованими 1С, до яких належать корпоративні інформаційні системи (КІС). Вони підтримують конкретні бізнес-процеси підприємства, виконуючи найвідповідальніші функції: складання і аналіз балансу та аналітичних звітів, управління фінансами і персоналом, собівартістю і торговельними операціями тощо. їхня характерна особливість - здатність працювати в територіально-розподілених структурах.

Незважаючи на насичення ринку, вже декілька років поспіль лідером на ньому фірма 1С. Прорив цієї фірми на ринок бухгалтерських програм відбувся завдяки версії програми "1С: Бухгалтерія - проф". Саме ця програма дала змогу фірмі 1С зайняти позицію лідера. На сьогодні потужною КСБО фірми 1С є "1С: Предприятие. Версія 7.7". Однією з компонент цієї ІС є "1С: Бухгалтерия 7.7".

Похожие статьи




Автоматизація розрахунків з дебіторами на підприємстві - Довгострокова дебіторська заборгованість

Предыдущая | Следующая