Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения

Свойства документов

Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям - механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документов

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов [4].

Функции документов делят на общие и специальные.

Основными общими функциями документов являются:

    - информационная (фиксация, хранение и передача информации); - коммуникативная (передача, обмен информацией); - социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальными функциями документов являются:

    - правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере); - организационная (установка правовых отношений); - управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации); - обучающая (передача знаний между людьми и поколениями); - познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений); - мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

Классификация организационно-управленческих документов

Классификация организационно-управленческих документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать делопроизводство.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

    1. Документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства организацией и его предпринимательской деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. 2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

    - по способу документирования; - по сфере использования; - по наименованию; - по содержанию; - по характеру содержания; - по месту составления; - по грифу ограничения доступа (степени гласности); - по происхождению; - по юридической силе; - по форме изложения (степени унификации); - по срокам исполнения; - по срокам хранения; - по степени обязательности.

Внутри каждой группы документы классифицируются по видам. По способу документирования различают документы:

    - рукописные; - электронные; - графические; - кино - и фотодокументы.

По сфере использования различают:

    - организационно-распорядительные; - финансово-бухгалтерские; - научно-технические; - документы по труду; - отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания:

    - первичные (содержащие исходную информацию); - вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

    - внутренние (разработанные и используемые внутри организации); - входящие (поступившие в организацию); - исходящие (отправляемые из организации).

По грифу ограничения доступа (степени гласности):

    - открытые (несекретные документы); - с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

A. "для служебного пользования" (информация, предназначенная только для работников данной организации);

B. "коммерческая тайна" (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

C. "конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

D. "секретно", "совершенно секретно", "особой важности" (информация, составляющая государственную тайну).

По происхождению различают:

    - официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации); - личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе:

    - оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); - копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); - отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется); - заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); - выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать); - дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По форме изложения (степени унификации):

    - индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме); - трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); - типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления - например, типовой технологический процесс); - примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); - унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

    - срочные (с указанным сроком исполнения документа); - несрочные.

По срокам хранения различают документы:

    - временного хранения (до 10 лет); - долговременного хранения (свыше 10 лет); - постоянного хранения. По степени обязательности: - информационные (содержащие сведения и факты); - директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Похожие статьи




Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения

Предыдущая | Следующая