Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов
Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные.
Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.
К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям - механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Функции документов
Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов [4].
Функции документов делят на общие и специальные.
Основными общими функциями документов являются:
- - информационная (фиксация, хранение и передача информации); - коммуникативная (передача, обмен информацией); - социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).
Специальными функциями документов являются:
- - правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере); - организационная (установка правовых отношений); - управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации); - обучающая (передача знаний между людьми и поколениями); - познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений); - мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).
Классификация организационно-управленческих документов
Классификация организационно-управленческих документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать делопроизводство.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
- 1. Документы по общим и административным вопросам (вопросам общего руководства организацией и его предпринимательской деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. 2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, функциональных подразделений.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
- - по способу документирования; - по сфере использования; - по наименованию; - по содержанию; - по характеру содержания; - по месту составления; - по грифу ограничения доступа (степени гласности); - по происхождению; - по юридической силе; - по форме изложения (степени унификации); - по срокам исполнения; - по срокам хранения; - по степени обязательности.
Внутри каждой группы документы классифицируются по видам. По способу документирования различают документы:
- - рукописные; - электронные; - графические; - кино - и фотодокументы.
По сфере использования различают:
- - организационно-распорядительные; - финансово-бухгалтерские; - научно-технические; - документы по труду; - отчетно-статистические.
По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.
По характеру содержания:
- - первичные (содержащие исходную информацию); - вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).
По месту составления:
- - внутренние (разработанные и используемые внутри организации); - входящие (поступившие в организацию); - исходящие (отправляемые из организации).
По грифу ограничения доступа (степени гласности):
- - открытые (несекретные документы); - с грифом ограничения доступа.
Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):
A. "для служебного пользования" (информация, предназначенная только для работников данной организации);
B. "коммерческая тайна" (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);
C. "конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
D. "секретно", "совершенно секретно", "особой важности" (информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению различают:
- - официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации); - личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
По юридической силе:
- - оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); - копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); - отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется); - заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); - выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать); - дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По форме изложения (степени унификации):
- - индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме); - трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); - типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления - например, типовой технологический процесс); - примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); - унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
По срокам исполнения различают:
- - срочные (с указанным сроком исполнения документа); - несрочные.
По срокам хранения различают документы:
- - временного хранения (до 10 лет); - долговременного хранения (свыше 10 лет); - постоянного хранения. По степени обязательности: - информационные (содержащие сведения и факты); - директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).
Похожие статьи
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Понятия "информация" и "документ" - Предмет и задачи документоведения
Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации Понятия "информация" и "документ" . Основу деятельности любого...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Предмет, содержание и задачи курса документоведения Теория документоведения . Документы имеют различный "цикл жизни". Вначале идет интенсивная работа по...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по...
-
Документ ценный уникальный учет экспертиза Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
В качестве исходных представлений при интерпретации экзобиологических экспериментов необходимо принимать во внимание динамические свойства живых систем....
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу,...
-
Общие динамические свойства живых систем, Роль света в поддержании жизни - Поиск жизни во Вселенной
В качестве исходных представлений при интерпретации экзобиологических экспериментов необходимо принимать во внимание динамические свойства живых систем....
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
Исследования последних лет показали возможность синтеза разнообразных биологически важных веществ из простых исходных соединений типа аммиака, метана,...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: А) при разработке номенклатуры дел...
-
Эллиптические функции Якоби В предыдущей главе были найдены первые интегралы уравнений промежуточного движения, позволяющие записать общий интеграл...
-
МОРФОЛОГИЧЕСКАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ И СТРУКТУРА ГАЛАКТИК - Свойства галактики
Многообразие наблюдаемых форм галактик вызвало у астрономов желание объединить похожие объекты и разбить галактики на ряд классов по их внешнему виду (по...
-
Поиск и исследование внеземных форм жизни. Предмет и задачи - Исследование внеземных форм жизни
Определение жизни на других планетах, кроме Земли, является важной задачей для ученых, занимающихся вопросами возникновения и эволюции жизни. Наличие или...
-
Среднеполосные и узкополосные системы - Астрофотометрия: предмет и задачи
Средне - и узкополосные системы используются для спец. исследований. Воспроизводимость этих систем гораздо хуже, чем широкополосных, поэтому сведение...
-
Введение - Астрофотометрия: предмет и задачи
Астрофотометрия - Раздел практич. астрофизики, занимающийся световыми измерениями. Измерение светового потока дает осн. информацию о звездах, галактиках,...
-
Определение жизни на других планетах, кроме Земли, является важной задачей для ученых, занимающихся вопросами возникновения и эволюции жизни. Наличие или...
-
Определение жизни на других планетах, кроме Земли, является важной задачей для ученых, занимающихся вопросами возникновения и эволюции жизни. Наличие или...
-
Архивы Италии Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и в своих колониях - Египте, Греции и других. Римские...
-
Функции подсистемы связи - Космические аппараты
Ниже приведен перечень функций бортовой подсистемы связи, соединяющей космический аппарат с Землей или с другими космическими аппаратами. Термин...
-
Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...
-
Углеводы и их функции - Энергия звезд
Углеводы - это питательные вещества, которые обеспечивают организм энергией, извлекаемой из разнообразных основных продуктов: хлеба, картофеля, овощей и...
-
Классификация звездных спектров - Образование и эволюция звезд
Класс Особенности спектров Темп-ра, К Типичные звезды O Линии HI, HeI, HeII многократно ионизованных Si, C, N, O (SiIV, CIV, CIII, NIII и др.) 40-28 тыс....
-
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти...
-
Постановка задачи В этой главе мы рассмотрим возмущения в движении спутника, обусловленные притяжением Луны и Солнца. Пусть, как и раньше, Оxyz --...
-
Классификация, объемы и области накопления космического мусора - Экология космоса. Космический мусор
Объектами риска называются все объекты, которые могут доставить массу неприятностей. Основной мусор летает на орбитах значительно выше, чем МКС. Именно...
-
Требования к оформлению реквизитов текстового документа - Текстовой документ и его оформление
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные...
-
ПРОИСХОЖДЕНИЯ Вселенную населяют различные расы. У каждой расы могут быть свои денежные единицы, но должна существовать единая интергалактическая валюта....
-
Спектральная классификация - Спектральная классификация звезд типа Вольфа-Райе
По виду спектров звезды WR делят на углеродные (WC) и азотные (WN). У первых преобладают яркие линии С II -- С IV и О II -- О V, у вторых -- линии N III...
-
Звезды типа Вольфа-Райе - Спектральная классификация звезд типа Вольфа-Райе
К звездам WR, открытым более ста лет назад (Вольф и Райе, 1867), относят звезды, у которых в спектрах видны яркие линии Не I, Не II, а также дважды,...
-
Свойства черных дыр - Черные дыры
Вблизи черной дыры напряженность гравитационного поля так велика, что физические процессы там можно описывать только с помощью релятивистской теории...
-
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или...
-
ЯДРА ГАЛАКТИК - Свойства галактики
Центральная область галактики, называемая ее ядром, представляет собой наиболее плотную часть звездной системы. На изображении галактики ядро выделяется...
-
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,...
-
СОСТАВ ГАЛАКТИК - Свойства галактики
Межзвездные газ и пыль. Распределение газа в галактике может сильно отличаться от распределения звезд. Иногда газ прослеживается до значительно больших...
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения