Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации ООО "Мегаавто" - Исследование систем управления организации на примере ООО "Мегаавто"

Действующая в ООО "Мегаавто" схема потоков информации, направленная на подготовку и утверждение проектной документации имеет отрицательные и положительные моменты.

Недостатки существующей схемы:

Проектная документация утверждается и передается заказчику без соответствующей детальной проработки проекта, что нередко приводит к ошибочной стоимости проекта (увеличение или уменьшение конечной суммы). Эта ситуация вызывает недовольство клиента и может привести к разрыву контракта.

Преимущества существующей схемы:

На оформление проектной документации уходит достаточно мало времени, отсутствие этапа проектирования снижает финансовые затраты в том случае, если за оформлением проектной документации не следует подписание контракта.

Предлагаю использовать следующую схему для подготовки и утверждения проектной документации. Предлагаю также расширить перечень документов, действующих в процедуре с целью более тщательной подготовки проектной документации.

Считаю целесообразным включить в схему этапы:

    - проектирование, сметные работы; - согласование с инженером по БДД, т. к. он несет ответственность за безопасное исполнение работы водителем; - согласование с бухгалтерией, т. к. необходимо проверить правильность составления договора, а также оценить финансовую эффективность проекта и учесть поступление денежных средств в бюджете компании.

Офис - менеджер

копия

Инженер

По БДД

копии

Водитель

копии

Инженер

По БДД копия

Главный

Бухгалтер

копия

Директор

Офис -

Менеджер

Рисунок 4 - Предложенная процедура принятия решений: "Утверждение документов проекта"

Описание предложенной процедуры принятия решений

Таблица 3. "Утверждение документов проекта"

№ п/п

Наименование этапов работы

Документы

Исполнители

Приме - чание

1.

Подготовка документов проекта

Офис - менеджер

1.1.

Принять

1

1.2.

Подготовить

2,4,7,8

1.3.

Передать на разработку

1,2,4,7,8

1.4.

Отправить копию в архив

2

2.

Разработка документов проекта

Инженер по БДД

2.1.

Принять

1,2,4,7,8

2.2.

Проверить

1,2,7,8

2.3.

Разработать

3

2.4.

Передать на проектирование

1,2,3,4,7,8

2.5.

Отправить копию в архив

3

3.

Проектирование

Водитель

3.1.

Принять

1,2,3,4,7,8

3.2.

Проверить

1,2,3,7,8

3.3.

Спроектировать

5,6

3.4

Передать на согласование

1,2,3,4,5,6,7,8

3.5.

Отправить копию в архив

5,6

4.

Согласование документов проекта

Инженер по БДД

4.1.

Принять

1,2,3,4,5,6,7,8

4.2.

Проверить

1,2,3,5,6,7,8

4.3.

Согласовать

1,2,3,5,6,7,8

4.4.

Завизировать

1,2,3,5,6,7,8

4.5.

Передать на согласование

1,2,3,4,5,6,7,8

4.6.

Отправить копию в архив

7

5.

Согласование документов проекта

Бухгалтерия

5.1.

Принять

1,2,3,4,5,6,7,8

5.2.

Проверить

3,4,6,8

5.3.

Согласовать

3,4,6,8

5.4.

Завизировать

3,4,6,8

5.5.

Передать на утверждение

1,2,3,4,5,6,7,8

5.6.

Отправить копию в архив

8

Утверждение документов проекта

Директор

Принять

1,2,3,4,5,6,7,8

Завизировать

1,2,3,4,5,6,7,8

Передать на оформление

1,2,3,4,5,6,7,8

Оформление документов проекта

Офис - менеджер

Принять

1,2,3,4,5,6,7,8

Оформить

1,2,3,4,5,6,7,8

Отправить по назначению

1,2,3,4,5,6,7,8

Таблица 4. Перечень документов, действующих в предложенной процедуре.

№ п/п

Название документа

№ документа

1.

Техническое задание от клиента

1

2.

Коммерческое предложение

2

3.

Спецификация оборудования и материалов под монтаж

3

4.

Договор

4

5.

Проект

5

6.

Смета

6

7.

График работ

7

8.

График платежей

8

Данный вариант, несомненно, более трудоемкий, финансовоемкий, в нем задействованы практически все подразделения компании, но он позволит свести к минимуму ошибки и неточности при составлении и утверждении документации по проекту, он будет эффективен в определенных ситуациях. Предложенный вариант можно использовать наряду с ныне существующим, предварительно оценивая сложность выполняемого проекта, новизну использованного оборудования, а также сумму и масштаб проекта. Он будет оправдывать себя в сложных, масштабных проектах и будет нецелесообразен в рядовых проектах.

Рассмотрение эффективности с точки зрения целей и ресурсов концентрируется на двух условиях: достижение цели является необходимым условием производительной деятельности организации, и производительное использование ресурсов является необходимым, но недостаточным условием для эффективности.

Эффективность может оказаться неопределенным и изменчивым критерием. Руководитель может определяет эффективность размером прибыли, в то время как другой измеряет ее в таких понятиях, как конкурентоспособность, престиж в деловом мире или в глазах общественности, расширение предприятия. Какими бы критериями ни измерялась эффективность, принцип эффективности лежит в основе оценки любой организационной структуры и ее изменений. Выбор же подходящего критерия эффективности зависит от конкретных условий функционирования, назначения и стратегии организации, причин осуществляемых изменений.

Похожие статьи




Предложения по совершенствованию действующей схемы потоков информации ООО "Мегаавто" - Исследование систем управления организации на примере ООО "Мегаавто"

Предыдущая | Следующая