Разработка требований к закупаемой продукции или услугам - Организация взаимодействия предприятия с поставщиками

По стандартам ИСО серии 9000, особенно 9001, надо вначале установить требования к закупаемой продукции или услуге, которые должны содержать технические характеристики продукции (в первую очередь) и условия поставки (упаковка и маркировка продукции и т. д.).

Важным фактором является правильный выбор поставщика, который должен осуществляться через оценку возможностей поставщика выполнить требования. Для этого стандарт требует разработать критерии отбора оценки и повторной оценки, главными из которых являются:

- уровень качества самой продукции или услуги, где оценивается доля или уровень несоответствующей (дефектной) продукции, поставленной поставщиком и выявленной на предприятии во время проведения входного контроля продукции, уже использованной в производстве и при возврате продукции потребителем; - уровень организации поставок продукции или услуг с проведением оценки таких показателей как соблюдение графика поставок; возможности доставки продукции на склад потребителя поставщиком, а также своевременной заменой дефектной продукции или возмещение потерь от брака по вине закупленной продукции; - уровень лояльности поставщика. Используются показатели своевременного предоставления всех требуемых документов по качеству (паспорт качества, сертификатов), а также поведение поставщика во взаиморасчетах, оперативность реагирования на претензии и эффективность принимаемых мер; - уровень стоимости и порядок оплаты. Оценочный уровень каждого показателя разбивается на баллы от 1 - "плохо" до 5 - "отлично". И тогда каждому поставщику устанавливается категория (уровень) надежности. Часто таких уровней бывает от двух до трех.

Иными словами, надо применять следующий рекомендуемый подход методов оценки соответствия продавца:

- анализ его предыдущей деятельности по поставкам сопоставимой продукции; - соответствие требованиям стандарта на систему качества, требующую такого же порядка одобрения, что и ранее выпускаемая продукция; - контроль, осуществляемый потребителем на соответствие стандарту качества.

Учитывая сложность проблемы взаимодействия с поставщиком услуг, прежде всего надо определиться с критериями выбора поставщика по разным категориям. Всех поставщиков условно можно разделить на четыре типа.

1. Обычный поставщик. У него имеются материалы достаточно многих наименований и различной частотой поставок: разовой, регулярной, - периодической. В среднем на таких поставщиков приходится порядка 40% операций по оформлению и приемке заказов. Поэтому приняты следующие требования к поставщикам: - удобство работы: возможность быстрой поставки (от момента заказа до прихода товара), обязательная доставка силами поставщика по согласованному графику, удобная комплектация, при многократных поставках в месяц оформление единым счетом и пакетом документов и др.; - стандартное качество и низкие цены; - целесообразное сотрудничество по договорным обязательствам.

При этом надо выбирать два поставщика как оптимальное количество по одному виду товара с разделением объема закупок между ними примерно 50:50. Для подстраховки менеджер по закупкам должен будет периодически проводить мониторинг рынка и иметь еще два страховочных поставщиков на случай необходимости "перехвата" товара.

2. Квалифицированный поставщик. У него основные материалы являются наиболее затратной частью производства. Частота поставок, в большинстве случаев, регулярная. Любая задержка в поставке материалов или некачественная комплектация может обернуться остановкой производства. Для компенсации этого приходится держать очень большие страховочные запасы, что серьезно увеличивает затраты. Материалы со скрытыми дефектами, попадая в производство, приводят к дефектам готовой продукции и рекламациям клиентов. Поэтому приняты следующие - требования к поставщикам основных материалов: - надежное снабжение: строгое соблюдение оговоренных сроков, точность комплектации, резервирование материалов на складе поставщика, доставка силами поставщика; - стабильное качество продукции, кроме того, поставщик берет на себя функции проверки качества выпускаемой продукции и гарантирует проверку качества; - обязательная отсрочка платежа - идеальным сроком в банковской сфере считается наличие инвестиционного ресурса в 7 дней (т. е. с момента, когда сырье уже в виде готовой продукции отгружено клиенту и за него получены деньги, до момента оплаты кредиторской задолженности остается 7 дней). 3. Надежный поставщик. У таких поставщиков проблемных материалов не так много. Но риски и затраты по ним были очень высокие, так как на проблемные материалы приходилось 24% затрат и 18% времени простоя производства.

Надежные поставщики должны соответствовать следующим требованиям:

- готовность к системной интеграции и согласованной предпринимательской политике на основе уже имеющейся на предприятии технологии; - оптимальная организация собственного производства благодаря наличию хорошего взаимодействия со своими субпоставщиками; - наличие достаточных средств для осуществления научно-исследовательских и конструкторских работ, нацеленность на инновации; - готовность принять на свою ответственность рыночные риски.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется. После предварительного отбора поставщика по таким главным критериям как качество товаров, возможность плановых и внеплановых поставок, цены и условий платежа приступают к анализу деятельности кандидатов по другим не менее важным качествам, например, по критериям специализации, по месторасположению поставщика, по надежности поставок и т. д.

Таким образом, проблема отбора поставщиков товаров и услуг может быть подразделена на три этапа:

1. выявление потенциальных поставщиков; 2. анализ выявленных поставщиков; 3. определение рейтинга и ранжирование выявленных поставщиков.

Выбор на этапе выявления потенциального поставщика заключается в проведении конкурса поставщиков, ярмарок и выставок, проведение рекламной компании. После чего составляется справки о поставщиках, и собираются списки поставщиков, составляется база данных поставщиков.

Для выявления постоянных поставщиков основных и часто востребованных материалов и оборудования необходимо изучить информацию о поставщиках, особенно Политики предприятия в области качества.

Для определения рейтинга и ранжирования выявленных поставщиков существует много методов, например, методом миссий. Он заключается в том, что весь исследуемый процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий), и для каждого тщательно рассчитываются все расходы и доходы. В результате получают данные для сравнения и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы. Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли). По существу - это метод ранжирования по стоимости. Таким образом, выбор поставщика является очень важным этапом работы.

Так как каждая организация потребителей заинтересована работать с надежными и постоянными поставщиками, то с ними надо постоянно вести работу по обучению и поощрению с учетом не только интересов заказчика, но и поставщика.

Входы для процесса управления поиска поставщиков могут быть различными, например:

- оценка соответствующего опыта; - деятельность поставщиков в сравнении с деятельностью конкурентов; - анализ качества закупленной продукции, цены, осуществления поставки и реагирования на проблемы; - аудит систем менеджмента поставщиков, и оценка их потенциальной способности обеспечивать потребителей необходимой продукцией результативно, эффективно и в соответствии с графиком; - контролирование сведений и имеющихся данных поставщика об удовлетворенности потребителей; - финансовая оценка обеспечения жизнеспособности поставщиков в течение предполагаемого периода поставки и сотрудничества; - реагирование поставщиков на запросы, котировки и участие в тендерах; - возможности обслуживания, монтажа и поддержки со стороны поставщиков и предыстория работы в соответствии с требованиями; - осведомленность поставщиков и соответствие применимым законодательным и другим обязательным требованиям; - возможности материально-технического обеспечения со стороны поставщиков, включая местонахождение и ресурсы; - положение и роль поставщика в сообществе, а также его восприятие обществом.

Работа поставщиков с потребителями и другими партнерами компании - это сложный процесс создания, поддержания и расширения прочных, полноценных взаимоотношений, для которых существует пять различных уровней:

- базисный. Торговые агенты компании продают товары, но не интересуются их дальнейшей судьбой; - реагирующий. Продавцы продают товары и предлагают потребителям задавать любые вопросы, которые возникают в процессе эксплуатации изделия для повышения качества товаров и услуг; - ответственный. Поставщики узнают у покупателей мнение о товаре и собирают пожелания, предложения или жалобы, что дает возможность компании постоянно совершенствовать качество работы с покупателями; - активный. Продавцы предлагают услугу усовершенствования имеющихся у них товаров или о покупке новых; - партнерский. Поставщик с потребителем постоянно ищет возможности создания товара или услуги более высокой ценности.

Постоянно идет процесс анализа хода выполнения контракта поставщиком. Это значит, что надо проследить, насколько эффективно осуществляется взаимодействие продавец - покупатель товара или услуг, т. е. постоянно следует вести контроль реализации контракта. А чтобы выиграл и поставщик, и потребитель, необходимо вести постоянную работу с отобранными поставщиками, что позволит:

- совершенствовать процессы поставок; - отследить способности поставщиков обеспечивать соответствие продукции; - обеспечить мотивацию поставщиков на разработку и реализацию собственных и совместных программ постоянных улучшений, а также оценить, признать и стимулировать усилия поставщиков; - привлечь поставщиков к проектированию и разработке продукции, к выявлению имеющихся и возможных проблем при закупках.

Прежде всего рекомендуется создать так называемую структурированную функцию качества (СФК) - она позволяет вести проектирование продукции, ее подсистем и деталей одновременно по всей цепи поставок, что существенно экономит время и средства. Одновременно имеет смысл заключить союз с поставщиками, чтобы в его рамках заниматься совместными разработками, т. е. создать комплексные команды, нацеленные на удовлетворение потребностей потребителя.

Во время осуществления поставок и закупок всегда имеет место возникновение всякого рода проблем и недоразумений. Поэтому важно, как можно раньше создать механизмы реагирования на такие трудности путем создания советов по анализу материалов и комплектующих (САМ), куда должны входить и покупатели, и продавцы - именно те сотрудники, которые связаны с работой по поддержанию качества на должном уровне. Поэтому совет должен иметь максимальный авторитет, для чего потребитель официально поручает ему проведение мониторинга качества поставок - непрерывный анализ материалов и комплектующих, в том числе и на основе полной информации о несоответствиях.

Если имеются несоответствия в поставках, значит, нужно определить и провести соответствующие корректирующие воздействия. Для этого на предприятиях требуется создать совет по корректирующим воздействиям (СКВ) - орган, который создает команду корректирующих воздействий (ККВ), которая руководит всей работой по выполнению корректирующих воздействий конкретного несоответствия. По завершении плановой работы по корректирующему воздействию СКВ оценивает ее результаты и, в случае успеха, ККВ распускается.

Кроме этого, успехам развития производства способствует привлечение поставщиков к процессу совершенствования работы предприятия через:

- контрактное взаимодействие с поставщиками; - обучение и поощрение поставщиков; - контроль поставщиков; - аттестацию оценки деятельности поставщиков.

Контрактное взаимодействие с поставщиками позволяет контролировать поставщика на всем протяжении процесса поставок, использовать принципы конкуренции поставщиков и сокращения количества поставщиков - малое количество поставщиков дает потребителю преимущество: входной контроль от многих поставщиков не может обеспечить качество по ряду причин:

- при больших объемах производства входной контроль каждой детали часто не выгоден с экономической точки зрения и в тоже время сплошной контроль не обеспечивает годность всех проконтролированных деталей из-за ошибок и погрешностей самого контроля; - во многих случаях качество возможно проверить только путем испытаний, после которых продукт уже нельзя использовать.

При долгосрочных контрактах можно поставщика использовать для разработки и защиты проектов, а также для обеспечения информационной безопасности продукции или услуги.

Большое значение имеет обучение и поощрение поставщиков, что подразумевает:

- проведение семинаров для поставщиков - содержание семинаров отражает всю деловую техническую информацию, которая недостаточно четко может отражаться в контрактах и инженерных расчетах; частота проведения семинаров зависит от сложности и динамики используемых технологий; - введение поощрительных программ для поставщиков.

Различаются два вида программ: положительные - это премии и негативные - это штрафы. Так, Заказчик при обнаружении дефекта может:

А) приостановить проведение контроля и потребовать от поставщика направить своего контролера для проверки остальной продукции в партии; Б) задержать выплату денег до тех пор, пока не будет принята поставленная продукция; В) предъявить поставщику счет за транспортировку возвращенного материала; Г) потребовать от поставщика возместить расходы на переделку или просто отказаться от услуг плохо зарекомендовавшего себя партнера.

Страховая компания должна быть абсолютно уверена в том, что она страхует обоснованные риски поставщика, базирующиеся на тщательной оценке производственных возможностей, обеспечивающих выпуск продукции высокого качества в течение продолжительного времени. Удостоверившись в надежности системы управления, страховая фирма периодически проверяет поставщика, что является для заказчика беспристрастным заключением о состоянии производственных возможностей поставщика. Кроме того, страховая фирма предлагает поставщику внушительные премии при повышении характеристик и возможностей производственного процесса;

Решение проблем с помощью поощрительных контрактов на основе предоставления заказчику детально подготовленной документации, описывающей производственный процесс и систему управления с информацией:

А) о подготовке и обучении персонала; Б) о первоначальном этапе аттестации и системе периодической переаттестации; В) о системе, обеспечивающей проверку контрольного оборудования; Г) о сборе данных, касающихся функционирования производственного процесса; Д) обучение системе ведения отчетности; Е) обучение системе статистического контроля процесса.

Особое внимание надо уделить контролю поставщиков, который бывает:

Независимым, когда аудит контрактных обязательств ведет сторонняя организация, не связанная с потребителем и поставщиком;

Обследованием поставщика заказчиком, когда анализируется информации о его производственных результатах и качество поставок продукции или услуги по всему объему.

При контроле поставщиков в случае установления неудовлетворительных результатов необходимо установить:

- сохраняется ли тенденция снижения качества в течение нескольких лет; - имеются ли очевидные доказательства того, что предложенные корректирующие воздействия отвечают своему назначению и являются эффективными; - скрывается ли за этим такая проблема, как ориентация на низкое качество; - характерно ли для поставщика хроническое отсутствие квалифицированных специалистов, соответствующего оборудования, - проводятся ли подготовка и обучение персонала.

Аттестация и оценка деятельности поставщиков заключается в трех этапах:

- первоначальная аттестация поставщика; - отчеты о качестве продукции поставщика; - количественная оценка деятельности поставщика.

Проведение аттестации с оценкой деятельности поставщиков должна послужить основой для принятия решения о дальнейшем использовании данного поставщика для работы предприятия.

Разработка требований к закупаемой продукции или услугам - Организация взаимодействия предприятия с поставщиками

Похожие статьи