Организация закупок и управления запасами в оптовой торговле - Совершенствование управления закупками и запасами косметических средств в условиях нестабильности работы поставщиков

Сектор маркетингового анализа и исследования является подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Сотрудники отдела изучают потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период. [9]

Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции. Достоверные сведения о потребительском спросе позволяют компании более точно определить объем и ассортимент закупаемых товаров, своевременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.

Сотрудниками компании ведется календарь закупок, в котором фиксируются все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки. Правильный учет товаров и его документальное оформление имеют большое значение для планирования закупок.

На основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информации: [10]

    - ассортимент товаров; - резервно-допустимое количество товара на складе; - источники поступления; цена за единицу изделия; - условия поставок; статистика закупок.

Агент по закупкам периодически просматривает учетные документы. В результате проверки устанавливается состояние товарных запасов. При минимальном количестве товара агент направляет на склад запрос с целью установления соответствия между физическим наличием товаров на складе и его количеством по учетным документам

При планировании закупки по каждому наименованию товара заполняется специальный рабочий лист. В нем представлена информация по товарам, полученным от поставщиков, и он эту информацию может использовать, как базу заказа на поставку продукции отдельный рабочий лист заполняется по каждому поставщику. Информация с рабочих листов переносится отдельно по каждому поставщику в заказ полностью или с незначительными изменениями.

При планировании закупок по каждому наименованию товара ведется специальная карточка. В ней содержится информация о количестве товарных запасов, максимальном и минимальном объеме заказов, характеристике товаров, объеме ближайшей поставки и т. д. Картотека организуется в последовательности, принятой производителем при группировке выпускаемой продукции. При подготовке заказа нужная информация извлекается из карточки и переносится в заказ. Подготовка заказа на поставку осуществляется автоматически. Заказ подготавливается в нужном количестве экземпляров. Оригинал пересылается поставщику. [11]

К нему прикладывается копия заказа, в которой поставщик по требованию компании предварительно до отгрузки продукции по каждому наименованию товара указывает действующие цены. Остальные копии заказа распределяются по функциональным подразделениям внутри компании. Подготовленный заказ нуждается в тщательной проверке. После того как заказ подготовлен, агент по закупке осуществляет его окончательную проверку. В результате проверки устанавливается правильность выбора поставщика, методов отгрузки и доставки товаров, условия поставки. Затем проект заказа представляется на рассмотрение администрации для принятия окончательного решения по реализации закупки.

Поскольку заказ на поставку продукции связан со значительными денежными расходами, он имеет юридическую силу только при его подписании начальником маркетинга.

После того, как заказ направлен поставщику, агент по закупкам формирует временное дело, в которое заносится вся документация, относящаяся к данному заказу. Все изменения в процессе его выполнения фиксируются и заносятся в дело. Прием товара от поставщика и размещение его на складе завершают работы с данным заказом.[12]

Управление товарными запасами предполагает их нормирование, оперативный учет и контроль, а также регулирование.

Нормирование товарных запасов позволяет разработать и установить их необходимые размеры. Разработанные для торговых предприятий необходимые размеры товарных запасов способны обеспечивать поддержание их на экономически обоснованном уровне, с тем, чтобы обеспечить бесперебойное и ритмичное товароснабжение розничных торговых предприятий. Они устанавливаются раздельно для товарных запасов текущего хранения, сезонного накопления и досрочного запаса по товарным группам в сумме и днях складского товарооборота.

Проблема оптимизации уровня товарных запасов связана с экономическими показателями работы оптовых предприятий.

Современной теорией управления запасами разработаны две основные системы управления. Такими системами являются:

    - Система управления запасами с фиксированным размером заказа. - Система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами.[13]

В системе с фиксированным размером заказа основополагающим параметром системы выступает размер заказа. Критерием оптимальности выступает минимум совокупных затрат на хранение запасов и повторение заказа. При этом оптимальный размер заказа (ОРЗ) рассчитывается по формуле Вильсона:[15]

ОРЗ= (1.1)

Где ОРЗ - оптимальный размер заказа в натуральном выражении

А - затраты на поставку единицы заказываемого товара, в сумме;

S - потребность в заказываемом товаре в натуральном выражении.

I - затраты на хранение единицы заказываемого товара, в сумме.

В системе с фиксированным интервалом времени между заказами заказы делаются в строго определенные моменты времени, которые отстоят друг от друга на равные интервалы, например, 1 раз в месяц, 1 раз в неделю и т. п. Расчет размера заказа в этом случае определяется по формуле:

РЗ=М-Т+П;

Где РЗ - размер заказа, шт.;

М - максимально желательный заказ, шт;

Т - текущий заказ, шт.

П - ожидаемое потребление за время поставки, шт.;

Как видно из формулы, размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому поставка пополняет запас на складе до максимально желательного уровня.

Оперативный учет и контроль за состоянием товарных запасов ведется на основании действующих форм учета и отчетности. Для этой цели торговый отдел базы использует данные о количественно-суммовом учете, статистические отчеты о товарообороте и товарных запасах. В них отражаются остатки товаров на начало месяца, а также данные об их поступлении на склад и продаже оптовым покупателям. Фактические остатки товаров поставляют с необходимыми размерами и при выявлении отклонений устанавливают причины, вызвавшие эти отклонения.

Регулирование товарных запасов заключается в поддержании их на определенном уровне, в маневрировании ими. Оно предполагает принятие торговыми работниками различных коммерческих решений с целью нормализации товарных запасов.

В управлении товарными запасами на предприятиях оптовой торговли широко используются компьютеры, на базе которых создают автоматизированные системы управления товарными запасами.

Внедрение таких систем позволяет сократить трудовые затраты, выявить новую более качественную управленческую информацию и ускорить ее обработку, а также значительно повысить уровень управления товарными ресурсами.

Определенная часть товаров всегда находится в пути и по мере поступления на склады оптовых баз пополняет их запасы. За движением этих товарных потоков так же должен быть организован постоянный контроль. В этой связи работники аппарата оптовой базы обязаны знать средние пробеги грузов от пунктов отгрузки до пунктов назначения. С учетом средних сроков пребывания грузов в пути регулируется периодичность отгрузки, оказывается воздействие на поставщиков, принимаются меры к ускорению отгрузки, используется определенный вид транспорта.[14]

Таким образом, управление товарными запасами предполагает их нормирование, оперативный учет и контроль, а также регулирование.

Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции.

Похожие статьи




Организация закупок и управления запасами в оптовой торговле - Совершенствование управления закупками и запасами косметических средств в условиях нестабильности работы поставщиков

Предыдущая | Следующая