Совершенствования процесса автоматизации закупочной деятельности предприятия - Организация закупочной логистики на предприятии ООО "Оптовик"
Вопрос оптимизации управления запасами в торговле всегда стоит очень остро. С одной стороны, на необходимость его решения "давит" стоимость хранения запасов и общие издержки обращения, с другой стороны - покупатель, который хочет видеть "свой" товар на полке и которому наплевать на ваше желание сэкономить.
Поиск компромисса для этих двух "страшных" сил - громадное поле для творчества в каждой из оптово-розничных компаний. Но во всем этом разнообразии подходов к управлению запасами можно выделить две основные крайности:
- - "творческий подход" к формированию запасов - "математический" подход.
"Творческий" подход подразумевает тщательную и кропотливую "ручную" работу над заказами, когда ответственный за заказ сотрудник компании принимает в расчет регламентированный перечень (это в лучшем случае, часто принимаются во внимание только "эфирные" озарения) условий для создания каждого заказа. Основой для этого метода служит предпосылка, что полностью предугадать спрос невозможно, поэтому и поставить на конвейер составление заказов невозможно. Указанная предпосылка часто верна. В части, что полностью предугадать невозможно.
"Математический" подход - это метод, при котором любой заказ рассчитывается автоматически, исходя из того или иного алгоритма.
Естественно, как и любые идеализированные модели, в чистом виде эти методы в природе не встречаются.
Но в настоящий момент подход большинства компаний ближе к "творческим" алгоритмам, чем к математическим. Это объясняется целым рядом факторов:
- 1. Спрос на многие товары в России действительно нельзя назвать регулярным. Постоянный рост рынка, быстрые структурные изменения не позволяют говорить о значимом объеме достоверной статистики. На что еще накладывается и долгое невнимание к информационным системам в торговле и управлению ассортиментом. 2. Существующие алгоритмы расчета оптимального размера заказа и товарного запаса опираются на что угодно, кроме желания покупателя. А это для предприятий розничной торговли более чем нерентабельно. 3. Технологии работы многих компаний-поставщиков еще до сих пор оставляют желать много лучшего, что вносит такую степень неопределенности в работу розничной торговли, что большинство давно махнуло рукой на попытки создать хоть какие-либо алгоритмы [19, c. 110].
Указанные ограничения привели к тому, что большинство заказов делаются вручную и по, так называемому, "стоковому" алгоритму (когда заказ делается не в фиксированный момент времени, а в момент падения запаса до безопасного запаса -- "safety stock'а"). Подобные подходы и привели к устойчивому мнению, что автоматизация практически невозможна. Однако на сегодняшний день это не так, существует достаточное количество систем автоматизации закупочной деятельности на предприятиях розничной торговли.
Большинство информационных систем, автоматизирующих торговую деятельность позволяют:
- - формировать заявку на закупку, - отслеживать доставку товара, путем формирования транзитных накладных, - осуществлять приемку и учет поступающего товара, - осуществлять возврат товара поставщику.
Большой практический интерес представляет решение логистических задач управления закупками (определение оптимального объема закупки и оптимальной периодичности, управление запасами в случае единичных и постоянных сбоев в поставках, прогнозирование спроса). Автоматизация закупок приводит к снижению времени обслуживания и ликвидации избыточных запасов.
При внедрении автоматизированной системы управления запасами возрастает их оборачиваемость, а следовательно возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т. д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Увеличение оборачиваемости увеличивает прибыль предприятия. Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Для крупного дистрибьютора размещение у поставщиков слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.
Управление оборачиваемостью запасов позволит привести запасы товаров в соответствие с целевым показателем деятельности компании, сохранить хорошие отношения с поставщиками, вовремя рассчитаться с банком. В условиях высокой конкуренции жизненная необходимость этих достижений очевидна.
Эффективность торгового предприятия не сводится исключительно к высокой прибыльности. Не менее важно, как компания управляет своими ресурсами, а именно какое количество ресурсов она использует для достижения своей прибыльности, а также какие денежные потоки при этом генерирует.
Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:
- 1. Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии. 2. Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основе прогнозирования спроса. 3. Правила принятия решений. Система должна содержать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Система составляет заказы автоматически на основании принятых решений. 4. Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т. д. 5. Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как единственному показателю, что приводит к неправильным управленческим решениям. 6. Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, вариации спроса, времени поставки и т. д.). Данный блок может помогать анализировать изменения условий работы с поставщиками (изменение закупочных цен, способов транспортировки и т. д.).
Подавляющее большинство российских программ производят сводку и группировку информации в определенных разрезах, давая информацию об объемах продаж, оборачиваемости, количеству запасов в днях обеспечения, выстраивают диаграммы. Они действительно помогают принимать решения по управлению запасами, а также помогают подводить итоги работы по управлению запасами. Тем не менее, как и обычная учетная программа, они выполняют лишь обеспечивающие функции, и поэтому относятся к классу информационно-аналитических систем. Во многих программах не производится прогнозирования спроса, нормирования и оперативного управления путем выдачи готовых заказов. Иногда используется так называемое примитивное прогнозирование, то есть при определении размера заказа допускается что спрос будет равен реализации прошлого периода. Программы характерны использованием простейшего математико-статистического аппарата: сложения, вычитания, умножения, сводки, группировки и т. п. [33, c. 37].
Содержание управления запасами в литературе раскрывается как ответ на вопросы что, в какой момент в каком количестве заказывать. Т. е. система управления запасами должна сама оптимально находить точку заказа и выдавать оптимальные количества для заказа по всему ассортименту, следовательно, должна обеспечивать полную автоматизацию работы. Ответы на эти вопросы подавляющее большинство отечественных "систем управления" не дают. Полностью автоматизировать управление запасами с их помощью невозможно и основные решения остаются проблемой пользователя.
Что касается методики, то надо сказать, что недалеко разработчики ушли от инструкций советского периода, где страховой запас рекомендовался в размере 50% от текущего запаса (по другим источникам 33%). В некоторых программах есть номинально поля: "минимальный запас" и "максимальный запас", но они не находятся оптимально самой программой, а определяются из заданного пользователем количества дней обеспечения. Оперативное управление обеспечивается следующим образом: заказ производится либо когда потребность достигает объема вагона, либо через задаваемый пользователем интервал времени, при этом запасы доводятся до максимального значения или в размере задаваемого пользователем значения.
Иногда в системах используется эмпирический подход к определению норм запаса (из опыта работы). Это метод проб и ошибок или метод имитационного перебора различных вариантов, благодаря чему устанавливаются вероятные связи показателей. При этом, также как и в предыдущих случаях, изучается содержание системы по ее внешним проявлениям (факторам и результатам). То же касается и методов, основанных на прогнозировании, при которых осуществляется перенос практики неэффективной работы на будущее, и в управлении запасами учитывается только пассивный фактор времени. Подобные методы имеют широчайшее применение в самых разных областях, однако в управлении запасами необходимо, на мой взгляд, использовать специальные аналитические методы (такие как, например, формула Уилсона, которая дает однозначное решение об оптимальной партии закупки).
Особо остро в организации стоит проблема управления закупкой товаров, в связи с чем постоянно возникают потребности в некоторых видах товаров, которые быстро заканчиваются на складе, так как их запас не нормируется. Одновременно отмечается наличие на складе избытка невостребованных и "купленных про запас" товаров, срок годности по многим из которых давно вышел.
Таким образом, руководству оптового отделения ООО "Оптовик" и бухгалтерии следует обратить внимание на контроль за наличием, использованием и нормированием товарных запасов, их оперативному управлению и планированию объема закупок. Здесь значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.
Главная задача системы управления запасами должна заключаться не только в учете запасов на складе, но и в применении современных моделей и правил восполнения запасов, в планировании оптимальных объемов закупок с выходом на финансовый контролинг бюджетных и собственных средств, направляемых на приобретение запасов и материалов, а также на стратегическое планирование запасов организации ООО "Оптовик".
Для планирования запасов Эссена необходимо исследовать динамику потребления (списания) в разрезе отдельных видов материальных запасов. Эта динамика может быть представлена в виде графика, на котором кривая продаж будет совершать колебания относительно некоторой усредненной кривой.
Исследование предшествующей истории потребления (списания) запасов дает материал для "предсказаний" тенденции на несколько шагов вперед. С этого момента и начинается процесс управления запасами.
Главной целью проектируемой системы управления запасами является повышение эффективности управления материальными запасами в организации ООО "Оптовик", обеспечение контроля за их расходованием, увеличение балансовой прибыли предприятия за счет снижения затрат на управление, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов.
При использовании автоматизированной системы управления материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в работе ООО "Оптовик":
- - рациональное использование материальных запасов; - повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов; - ускорение оборачиваемости всех видов запасов; - обеспечение оптимальных расходов на приобретение запасов; - расчет оптимальной партии запасов; - снижение затрат на хранение запасов; - обеспечение налаженной работы транспорта; - выявление дефицитных позиций отдельных видов запасов; - выбор позиций тех средств, по которым сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации; - определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом периоде и т. д.
Основным недостатком применяемой программы "1С: Предприятие. Управление торговлей" на ООО "Оптовик" является то, что эта система не предназначена конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако, на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники.
Для решения задачи автоматизации управления запасами в ООО "Оптовик" будут использоваться уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные устройства и средства периферии. Приобретение дополнительных технических средств не требуется.
Все ответственные должностные лица, включенные в организационную модель управления закупочной деятельностью в ООО "Оптовик" имеют высшее образование, обладают навыками работы с ПК на пользовательском уровне. В состав информационной модели Store Management SAP/R3 входят следующие блоки:
1. Исходная информация.
В качестве исходной информации для определения и расчета оптимального среднего размера партии поставки конкретного вида материальных запасов будут служить оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета предприятия:
- - справочник материальных запасов; - сумма операционных затрат по размещению заказов; - объем потребления материальных запасов в рассматриваемом периоде; - средний размер одной партии поставки запасов; - средняя стоимость размещения одного заказа; - сумма операционных затрат по хранению запасов на складе; - стоимость хранения единицы запаса в рассматриваемом периоде. 2. Результативная информация:
- - общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы по транспортировке и приемке); - общая сумма затрат по хранению товаров на складе; - оптимальный средний размер партии поставки материальных запасов; - оптимальный средний размер материальных запасов; - норматив запаса сырья и материалов на складе.
На основе входных данных (справочник материальных запасов, справочник потребления материальных средств за период, справочник по стоимости размещения и хранения запасов) с использованием математического инструментария и вышеописанных моделей управления запасами будут формироваться следующие документы:
таблица оптимальных средних размеров партии запасов;
таблица оптимальных средних размеров запасов на складе;
таблица показателей оборачиваемости запасов;
таблица нормативов запаса сырья и материалов на складе;
таблица дефицитных материальных запасов;
таблица излишков материальных запасов на складе.
Внедрение автоматизированной системы закупок на предприятии Эссен поможет избежать избыточного образования товарных ресурсов на складах. Каким бы приятным не казалось зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке, всегда есть риск того, что цены на товары внезапно снизятся после того, как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения. Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров. Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары лишь в момент получения заказа от потребителя. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом сбыта способствует устойчивости и ритмичности реализации [37].
Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством товаров, чтобы без промедления выполнять заказы, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе. Оптимальный уровень запасов представляет собой нечто среднее между уровнями "слишком высоким" и "слишком низким". Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, надо контролировать каждое наименование товаров.
Наименьшие затраты - это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигается при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.
Максимальное удовлетворение спроса - достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90-95%, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.
При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.
Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях - по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.
Нормирование и контроль запасов - составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т. д. Задействованные в процессе внедрения и использования информационной системы подразделения и должностные лица представлены на рисунке 3.2.
Рисунок 3.2 - Организационная модель управления закупочной деятельностью в ООО "Оптовик"
Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривает поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении и уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне.
Нормы запасов -- количество товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.
Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.
Большинство предприятий стремятся к тому, чтобы обеспечить:
- - постоянную готовность к отгрузке товаров; - минимальные вложения в запасы денежной наличности; - минимальный риск; - простоту восполнения запасов; - непрерывный, устойчивый ход реализации.
Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне, чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности.
Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара.
Высокоэффективная оптовая торговля в настоящее время возможна только при условии:
- - системной организации сбыта; - управления запасами на основе научных методов; - организации управленческого учета; - компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза и обработки информации.
Это позволит не только оптимизировать запасы, снизить расходы на хранение, высвободить оборотные средства, но и значительно ускорить обслуживание клиентов [37].
Экономическая эффективность информационной системы управления может быть установлена прямым сопоставлением затрат и результатов от ее внедрения, а также выражена относительными величинами. Сопоставив результаты до и после внедрения информационной системы, можно определить, с одной стороны, снижение трудоемкости и стоимости обработки экономической информации, необходимой для рационального управления, и, с другой стороны, эффекты, получаемые непосредственно в производственно-хозяйственной деятельности за счет улучшения качества управления.
Похожие статьи
-
Торговая политика предприятия предусматривает определенную систему, формы и методы, обеспечивающие реализацию стратегических планов и максимальную...
-
Организация закупок материальных ресурсов на предприятии централизована, так как сотрудники отдела подчиняются непосредственно руководству отдела...
-
Главный фактор успешного развития товарооборота - обеспеченность и рациональность использования товарных ресурсов. Проводя анализ, прежде всего...
-
Мероприятия по оптимизации партии поставки Руководителям коммерческих организаций в процессе своей повседневной управленческой деятельности все время...
-
Для эффективного функционирования закупочной логистики предприятию необходимо иметь информацию о том, какие именно материальные ресурсы необходимы для...
-
Выделяют следующие составные части логистической системы: - обслуживание клиентов; - планирование спроса; - организация поставок (дистрибуция); -...
-
Логистика в оптовой торговой системе выполняет операции связанные с выполнением следующих функций товародвижения: заказа, приобретения, доставки,...
-
Сущность и цели материально-технического снабжения В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики является максимальное...
-
Эволюция концепции логистики: от логистических операций к логистическим системам На сегодняшний день не существует единого определения понятия...
-
Процесс организации производства должен быть тщательно спланирован. При планировании производства определяются следующие показатели: 1) число...
-
В результате изучения теоретических основ коммерческой деятельности предприятия можно сделать следующие выводы: - планирование ассортимента является...
-
Существует достаточное количество способов снижения уровня логистических издержек. К их числу относятся: - обеспечение контроль над общими затратами, это...
-
Заключение - Организация логистического процесса ООО "УютСити" и пути его совершенствования
Логистический товарооборот закупочный мелкооптовый Логистический процесс - определенным образом организованная во времени последовательность выполнения...
-
Введение - Организация закупочной логистики на предприятии ООО "Оптовик"
За рубежом сфера деятельности по обеспечению компании (фирмы-производителя или торговой компании) необходимыми видами материальных ресурсов и готовой...
-
Одно из условий повышения конкурентоспособности организации мелкооптовой торговли - выбор наилучших условий закупки товарной продукции. Задачи, стоящие...
-
Организация и управление закупочной деятельностью - Закупочная логистика
На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как: - доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в...
-
Коммерческая деятельность включает в себя нематериальные составляющие предпринимательской деятельности, она определяется характером и динамикой...
-
Анализ и оценка коммерческой деятельности предприятия В магазине ООО "Три кита" используется метод продажи товаров по образцам, по предварительным...
-
Понятие и сущность складской деятельности Склады - это здания, сооружения и разнообразные помещения, предназначенные для приемки, размещения и хранения...
-
Роль информации в процессах управления, рост требований специалистов по маркетингу в оперативности, качества и форм представления информации обусловили...
-
Тара - это разновидность упаковки, которая используется для размещения в ней продукции и служит для предотвращения повреждений и порчи при...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Особенность логистических процессов предприятия
В данной курсовой работе были решены следующие задачи : Иследовали теоретические аспекты организации и управление процессом перемещения и хранения грузов...
-
Заключение - Совершенствование организации коммерческой деятельности предприятия розничной торговли
В условиях рыночных отношений, торговое предприятие обуславливает коренное изменение роли, содержания коммерческой деятельности предприятий. В условиях...
-
Торгово-технологический процесс состав - это сложный комплекс взаимосвязанных операций коммерческого и технологического характера, которые осуществляются...
-
Анализ процессов закупочной и сбытовой логистики, начнем с общей характеристики закупочной деятельности. Общая характеристика закупочной деятельности ООО...
-
Исполнитель услуги обязан оказывать услуги, отвечающие требованиям функциональной пригодности в соответствии с правилами продажи. Требования эргономики...
-
Организация рекламной деятельности является процессом планирования организационной структуры рекламной службы рекламодателя или рекламного агентства для...
-
Коммерческая деятельность предприятий розничной торговли подразделяется: - закупочная деятельность (материально-техническое обеспечение); - логистика; -...
-
Деятельность производителя любых изделий, но особенно технически сложных, как производственного, так и сбытового назначения обречена на неудачу, если не...
-
Характеристика и классификация складов Склад - это любое место, где хранятся запасы материалов при прохождении через цепь поставок. Склад - это здания,...
-
Процесс производстваэто соединение ресурсов и факторов производства в определенной комбинации в целях создания продукции и ее последующего сбыта....
-
Пути улучшения организации сервисного обслуживания на предприятии В последнее время конкуренция на рынке производства холодильников все больше...
-
Общая характеристика предприятия ООО "Бизнес-Партнер" работает на непродовольственном рынке Уфы с апреля 1995 года. Все это время предприятие развивалось...
-
Организация и управление торгово-сбытовой деятельности - Анализ деятельности торгового предприятия
На современном этапе развития нашего общества высокая квалификация кадров является одним из основных факторов, влияющих на развитие производства....
-
Реформа хозяйственного механизма и перестройка внутрифирменного управления - реальные пути выхода нашего общества из кризисного состояния. Виден переход...
-
Товарная политика охватывает также принятие решений о целесообразности разработки, производства и реализации нового продукта. Процесс регулярного...
-
Реклама в системе маркетинговых коммуникаций Громкие заявления о том, что реклама - самый важный элемент маркетинга, формируются на том, что сфера...
-
Система мероприятий по совершенствованию логистического процесса в ОАО "Фирменная торговля промышленности" Анализ, проведенный в главе 2 показал, что...
-
Введение - Управление коммерческой деятельностью на оптовом предприятии
Коммерческая деятельность - широкое и сложное понятие, которое заключает в себе комплекс приемов и методов, обеспечивающих максимальную выгодность любой...
-
Анализ проблем в управлении поставками в компании ОАО "Фацер" и возможных путей их решения Проведенный анализ эффективности процесса управления...
Совершенствования процесса автоматизации закупочной деятельности предприятия - Организация закупочной логистики на предприятии ООО "Оптовик"