Обзор методов закупок и управления запасами - Совершенствование управления закупками и запасами косметических средств в условиях нестабильности работы поставщиков

Методы оценки запасов могут быть классифицированы по различным признакам. Первый признак -- это частота учета. При периодическом учете запасов их ежедневный учет не проводится, а запасы и, соответственно, себестоимость реализованной продукции оцениваются на конец периода. При перманентном (текущем) учете поступление и выбытие товаров из запасов и себестоимость реализованной продукции оцениваются ежедневно. При этом как минимум один раз в год проводится инвентаризация самих запасов.

Другой признак - это учет стоимости единицы товара в запасе.[15]

В настоящее время существуют несколько способов ее оценки. Среди них:

- первоначальная цена (стоимость приобретения). По методу первоначальной цены запасы оцениваются в соответствии с ценой, уплаченной за приобретаемый товар. К ней прибавляются стандартные дополнительные издержки, такие, как перевозка товарно-материальных ценностей и загрузка их на склад. Какие-либо улучшения или повышение стоимости товара по прочим причинам, произошедшие после даты приобретения, в эту оценку уже не включаются.

При таком подходе методом управления запасами является метод идентификации счетов-фактур, который требует, чтобы стоимость каждой единицы товара, продаваемой или складируемой, была известна, а сама единица идентифицируема по какому-либо признаку, например по серийному номеру или дате приобретения.

- низшая рыночная цена. Этот метод основан на принципе консерватизма в учете. Принцип консерватизма основан на завышении затрат и занижении доходов на столько, на сколько это возможно. Иными словами, выбирается тот из всех возможных методов учета, при котором прибыльность компании выглядит наихудшим образом.

При его использовании выбирают наименьшую из двух величин: первоначальной цены или восстановительной стоимости. При этом, однако, указывается верхний и нижний предел восстановительной стоимости. Верхний предел равен разнице нынешней цены реализации товара и издержек по укомплектованию и продаже. Нижний предел равен разнице цены реализации и нормальной валовой маржи.

При использовании данного метода, сложность заключается в определении цены реализации так как дополнительные затраты должны быть отнесены к реализации каждой единицы запасов. И эти затраты должны быть вычтены из продажной цены единицы товара для определения "истинной" чистой выручки, которая будет получена от его продажи.[16]

- стандартная цена. Данный метод является одним из наиболее часто используемых методов оценки запасов и заключается в использовании предопределенных стандартных затрат для единицы товара. Стандартными, в данном случае, являются целевые затраты, на уровень которых компания должна выйти.

Стандартные затраты отражают то, что единица товара должна стоить, чтобы быть произведенной при данных условиях относительно цен, технологии и операционной эффективности. Они базируются, как правило, на исследовании прошлых данных о затратах и планируемых методах производства. Стандартные затраты должны сравниваться с фактическими затратами, чтобы определить, насколько эффективно работает компания или ее отдельные единицы. Превышение фактических затрат над стандартными-сигнал тревоги для бухгалтера и менеджера.

Недостаток этого метода заключается в том, что стандартные затраты не будут отражать текущих условий, если не пересматриваются достаточно часто.

- продажная цена. Продажная цена редко используется при оценке запасов. Этот подход отражает ценность (с точки зрения возможного получения дохода) товара для фирмы. Сельскохозяйственные товары и побочные продукты производственных операций часто оцениваются по продажной цене за минусом сбытовых затрат.

Таким образом, доход фиксируется в период производства, а не в период продажи, что может дезориентировать финансовых менеджеров, так как фактическая цена реализации может отклониться от прогнозируемой. Налоговые обязательства, однако, не начисляются до тех пор, пока продукт не продан.

- средневзвешенная себестоимость. Этот метод используется при перманентной системе учета запасов. При этом методе вычисляется средневзвешенная себестоимость единицы товара в запасе, готовая к продаже. - метод розничной торговли. В этом методе для оценки запасов используются как продажная цена, так и себестоимость единицы товара в запасах. [17]

Если отдельные единицы могут быть идентифицированы, то возрастающие первоначальные затраты не представляют особой проблемы. Однако на практике часто новые и старые единицы товара перемешаны, а их физическая идентификация либо невозможна, либо вообще нецелесообразна.

Вследствие этого было разработано несколько бухгалтерских процедур оценки запасов, которые искажают прямую связь между потоком запасов и потоком затрат. На практике выделяют несколько основных методах оценки динамики запасов. [18]

Метод FIFO исходит из того, что при реализации запасов продаются самые старые единицы товарно-материальных ценностей. При этом методе итоговые затраты и, соответственно, прибыль, сообщаемые в отчете о прибылях и убытках, будут примерно соответствовать оценке запасов, которая рассчитывается на основе метода идентификации счетов-фактур. Остающиеся запасы, которые отражаются в балансе, оцениваются по стоимости последних приобретенных или произведенных единиц и таким образом аппроксимируют рыночную цену или восстановительную стоимость запасов.

Логика метода LIFO противоположна логике метода FIFO. Здесь себестоимость реализованной продукции рассчитана на основе стоимости единиц товарно-материальных ценностей, произведенных или добавленных к запасам в последний период. Соответственно, себестоимость реализованной продукции аппроксимирует восстановительную стоимость товара, тогда как при методе FIFO она ближе к его первоначальной цене.

Однако на практике мало кто будет всерьез рекомендовать политику отгрузки недавно произведенных товаров и хранения в запасах наиболее старых. Поэтому сторонники метода LIFO объясняют свою приверженность тем, что неважно, какие именно единицы товара изымаются из запасов первыми, так как надо рассматривать поток расходов, а не поток товаров.

Еще одним из ключевых моментов в системе управления запасами является минимизация издержек, связанных с содержанием и хранением товаров на складах. Этого снижения можно добиться, придерживаясь следующего алгоритма: [19]

Этап 1. Необходимо определить степень интенсивности расходования товарных запасов - все товары можно разделить на две условные группы: товары с постоянным спросом (степень интенсивности расходования товарного запаса остается постоянной в течение всего рассматриваемого периода) и товары, спрос на которые не постоянен от периода к периоду или строго не определен (задается вероятностным распределением). Непостоянный спрос во времени может быть обусловлен спецификой самого товара (например, товары с ярко выраженной сезонной составляющей), а также особенностью поведения потребителей (смена тенденций) и др.

Этап 2. Если интенсивность расходования товарных запасов объясняет длительность использования товарного запаса, т. е. тот временной интервал, в течение которого организация не нуждается в поставках товара, то интервал между поставками товара также является ключевым показателем в системе управления товарными запасами. Регулирования временного интервала между поставками можно добиться путем заключения специальных соглашений с поставщиками.

Этап 3. Также для управления товарными запасами необходимо знать величину издержек, которые несет организация при содержании товарных запасов.

Закупочную деятельность можно представить как процесс последовательно реализуемых операционных циклов: планирования, заказов поставщикам, доставки, входной контроля, расчетов с поставщиками и контрагентами и т. д.

Процессный подход к управлению закупками позволяет оценить закупочную деятельность по конечному результату и эффективно использовать критерий общих затрат для оптимизации ресурсов, затрачиваемых на приобретение предметов снабжения.

Процессный подход к управлению закупками необходимо рассматривать с точки зрения преобразования как материального, так и информационного потока, где на первый план выходят задачи управления заказами поставщику и трансакциями для увеличения скорости передачи и повышения достоверности обрабатываемой информации (документов). [20]

В соответствии с последовательностью операций, представленной на рисунке, управление закупками инициируется процедурами сбора и обработки заказов внутренних и внешних клиентов компании. Этап идентификации потребности внутренних клиентов фирмы включает в себя сбор и обработку заявок подразделений компании на предметы снабжения и услуги, а также планирование потребности в предметах снабжения. Получение информации о необходимости закупок может поступать в службу снабжения в виде:

А) заявки, отправляемой инфраструктурным (складом) или функциональным подразделением компании по результатам контроля запасов предметов снабжения; Б) спецификации, ведомости МР (ВОМ), выдаваемой производственным отделом и прочее.

Операционная деятельность по управлению закупками начинается с определения тех трансакций, которые должны быть установлены между отделом закупок и конкретными потребителями предметов снабжения (подразделениями) фирмы. [21]

В некоторых случаях, например при изменении ассортимента выпускаемой ГП, может быть пересмотрен состав внутрифирменных потребителей и (или) номенклатура предметов снабжения. Как только внутрифирменные потребители и номенклатура предметов снабжения определены, должны быть установлены требования к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу.

Существует несколько типов заказов на закупку, которые различаются между собой продолжительностью действия, точностью регламентирования поставок и некоторыми другими признаками:

А) простой заказ на закупку (purchaseorder); Б) долгосрочный контракт (bIanketpurchaseorder); В) график поставок (suppliet - scI1edule); Г) системные контракты (systeтcontracts).

Простой заказ представляет собой заказ на закупку одной или нескольких номенклатурных позиций. Каждый заказ проходит полный жизненный цикл, включая механизм подтверждения и одобрения (авторизации) заказа. В структуре заказа выделяют заголовочную, содержательную и оформляющую части.

Важную роль играет статус заказа (открыт, закрыт, отменен). Статус заказа показывает его состояние. Закрытие заказа производится либо при полном получении номенклатурных позиций по нему, либо волевым решением даже при неполном получении изделий и материалов по заказу. Открытые заказы в той части, в которой они еще не выполнены, представляют собой данные о запланированных поступлениях номенклатурных позиций, учитываемые MRP при планировании потребности в материалах и компонентах. [22]

Другим типом заказа является долгосрочный контракт, который содержит ту же самую основную информацию, что и простой заказ, однако не содержит сведений о сроках и объеме поставок. Отгрузка поставщиком производится в рамках долгосрочного контракта по запросу покупателя (иногда трактуемому как простой заказ на закупку, который уменьшает объем к поставке по долгосрочному контракту в случае своего выполнения), содержащему сведения о сроках и объемах. Применение этого типа заказа позволяет снизить издержки снабжения в основном для недорогих регулярно потребляемых изделий.

Возможны следующие варианты долгосрочного контракта: [22]

Общий объем поставок в натуральном выражении зафиксирован, и тогда каждая отгрузка уменьшает оставшееся к поставке количество (этот вариант встречается существенно чаще, может еще фиксироваться и контрактная цена);

Общий объем поставок в натуральном выражении жестко не зафиксирован.

Можно как разновидность долгосрочных контрактов упомянуть еще и контракт на закупку у поставщика неконкретных номенклатурных позиций и времени работы его производственных мощностей.

График поставок - это долгосрочный контракт, для которого указаны точные даты и объемы поставок в течение длительного периода времени. В этом случае должна быть известна календарная потребность предприятия-покупателя в конкретных номенклатурных позициях, т. е. в какой день (а может быть, даже и в какой час) какое количество какой номенклатурной позиции покупатель желает получить от поставщика. Графики поставок требуют соблюдения дисциплины поставок и позволяют свести к минимуму складские запасы и, как следствие, понизить издержки производства и реализации продукции. [23]

В развитых странах, например, многие автомобилестроительные компании работают со своими поставщиками и субподрядчиками именно на основе графиков поставок. [24]

Наконец, последним типом заказа можно считать системные контракты - модификацию долгосрочных контрактов. Клиент может, например, просто заказывать поставку по телефону на основании каталога поставщика. Минимизируются затраты на обработку документов, например упаковочный лист может одновременно служить и в качестве счета-фактуры. Обычный заказ на закупку, как в случае долгосрочных контрактов, не формируется.

Подобная упрощенная форма заказа, с одной стороны, упрощает закупки процедурно, а с другой стороны, не остается документальных "следов" размещения заказа.

Используются различные методы закупок[25], у которых есть свои недостатки и преимущества, которые необходимо учитывать при планировании МТО, чтобы сберечь время и сократить издержки.

Метод 1. Закупка ресурсов одной партии предполагает поставку материально-технических ресурсов большой партией за один раз (оптовые закупки). Преимущество данного метода: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Метод 2. Регулярные закупки мелкими партиями.

В этом случае покупатель заказывает необходимое количество ресурсов, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Метод 3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям.

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые материалы.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

А) полный перечень материалов; Б) количество ресурсов, имеющихся на складе; В) требуемое количество материально-технических ресурсов.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование; своевременность поставок.

Недостатки: постоянный контроль за остатками, оформление одним документом большой номенклатуры

Метод 4. Получение материалов по мере необходимости.

Этот метод похож на регулярную поставку, но характеризуется следующими особенностями:

- Количество не устанавливается, а определяется приблизительно; -Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем; - Оплачивается только поставленное количество ресурсов;

По истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать материалы, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

Недостатки: непрочность взаимосвязей поставщика и потребителя, отсутствие предварительной договоренности

Метод 5. Закупка ресурсов немедленной сдачей.

Сфера применения этого метода - покупка нечасто используемых материалов, когда невозможно получить их по мере необходимости.

Ресурсы заказываются тогда, когда они требуются, и вывозятся со склада поставщиков.

Недостаток этого метода - в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Таким образом, существует ряд различных методов управлению закупками и товарными запасами.

Похожие статьи