Организация работы с документами в организации - Технология работы с документами в современных условиях

Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Основная деятельность высшего управленческого звена любого предприятия или организации - работа с документами: их анализ, подготовка, принятие решений, организация или контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основным инструментом организации управления.

В условиях традиционного "бумажного" делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических функций: изготовление и учет бумажных документов, их перемещение по организации и отправка, контроль работы с документами исполнителей, уничтожение/хранение документов и, конечно, связанная с документами справочно-аналитическая работа.

Система работы с документами в организациях различного профиля и масштаба, по сути, имеет одинаковое содержание. Документы получают извне или создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения и принятия решений, а по принятым решениям - для исполнения. Ход рассмотрения документов и их исполнения контролируется. При этом и проблемы с документами у всех практически одинаковы :

    - не удается найти нужные документы; - документы не выполняются в срок или вообще не выполняются и т. д.

В результате многие организации фактически становятся неуправляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями. Не всегда удается обеспечить полный контроль за прохождением хотя бы важнейших документов. Я считаю, что сегодня единственный эффективный путь решения проблемы управления документами - переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации.

На любом предприятии или организации, должна существовать инструкция, которая содержит права и обязанности сотрудников, устанавливает весь процесс организации делопроизводства, правила составления и оформления документов.

Инструкция по делопроизводству - это один из важных документов, ее обязаны изучить вновь принятые работники и соблюдать требования в работе с документами.

На основании вышесказанного, я пришла к выводу, что инструкция по делопроизводству и состав нормативно-методической базы делопроизводства необходимы на предприятии, т. к. упрощают организацию работы с документами и обеспечивают их контроль.

Похожие статьи




Организация работы с документами в организации - Технология работы с документами в современных условиях

Предыдущая | Следующая