Организация документооборота - Технология работы с документами в современных условиях
Документооборот - это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Документооборотом стандарт называет движение документов в
Организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. ГОСТР 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" В технологию работы с документами входит:
- * прием и первичная обработка документов; * их предварительное рассмотрение и распределение; * регистрация документов; * контроль исполнения документов; * информационно-справочная работа; * исполнение документов; * их отправка; * систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов, совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела -- группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела. Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: "данные", "сведения", "показатели". Законодательно закреплен следующий термин: "Информация -- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".
Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения "Делопроизводство и архивное дело". Для более полной характеристики понятия "документ" следует раскрыть и понятие "реквизит".Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа -- обязательный элемент оформления официального документа? Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Унифицированная система документации (УСД) -- система документации,
Созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем
Документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Похожие статьи
-
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и...
-
Введение - Технология работы с документами в современных условиях
Документ правовой входящий Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения...
-
Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам,...
-
В условиях современного мира каждый человек в какой-то мере подчиняется разнообразным нормам и законам. Их совокупность, в свою очередь, именуется как...
-
Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не...
-
Документ и его значимость - Технология работы с документами в современных условиях
Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ГОСТ Р( 51141-98 "Делопроизводство и...
-
Одним из основных направлений деятельности руководителей и специалистов должно быть исключение травматизма, а также снижение заболеваемости среди рабочих...
-
Режим работы и расчет фондов времени Режим работы предприятия, то есть характер рабочей недели, число рабочих дней, смен и их продолжительность, зависит...
-
В зависимости от числа постов для данного вида ТО и уровня их специализации различают два основных метода организации работ по техническому обслуживанию...
-
До начала первой половины 1990-х годов Малмыжский ремзавод работал в две смены, объем двигателей прошедших текущий и капитальный ремонт составлял от...
-
В результате работы над дипломным проектом была изучена история развития ОАО "Малмыжский завод по ремонту дизельных двигателей", архивные материалы,...
-
Ответственность за создание здоровых и безопасных условий труда для работников моторного цеха несут начальник цеха и мастер отделения. Рабочие,...
-
Под методом ремонта принято понимать способы и приемы организации ремонтного производства с расчленением и специализацией ремонтных работ по отдельным...
-
Работы по ТР (текущему ремонту) выполняются по потребности, которая выявляется в процессе работы на линии, при контроле автомобилей на КТП, в процессе...
-
Актуальными в настоящее время являются вопросы повышения надежности и долговечности машин, приборов, установок, повышение их качества и эффективности...
-
Состав участков определяют исходя из технологического процесса ремонта двигателей и данных типовых процессов ремонтных предприятий [ ]. В соответствии с...
-
Блюдо пюре картофельный Организация рабочего места повара при выполнении работы Рабочим местом называется часть производственной площади, где работник...
-
Организация производства - Организация работы ресторана при гостинице на 75 мест
Все производственные помещения предприятий общественного питания можно подразделить на заготовочные, доготовочные, подсобные и вспомогательные....
-
Заключение - Нано технологии в современном мире
Сформировавшись исторически, к настоящему моменту, нано технология, завоевав теоретическую область общественного сознания продолжает проникновение в его...
-
Организация подготовки ремонтных работ - Организация ремонтного хозяйства
Типовая система предусматривает обязательную подготовку к проведению ремонтных работ и формы организации ремонта оборудования. Своевременное проведение...
-
Качество пищевых продуктов - Это совокупность свойств продуктов определяющих их питательность в потребительное достоинство. Признаки качества: 1....
-
При эксплуатации подвижного состава возникает необходимость ремонта двигателя. Ремонт двигателя может сопровождаться частичной или полной его разборкой....
-
Технологическое оборудование по производственному назначению подразделяется на основное (станочное, демонтажно-монтажное и др), комплектное,...
-
Дизельные двигатели нашли широкое применение во всех отраслях Российской Федерации. Однако, в условиях рыночной экономики, у многих эксплуатационников...
-
Актуальность экологической безопасности Охрана окружающей природной среды - одна из наиболее актуальных проблем нашей жизни. Научно-технический прогресс...
-
На ОАО "Малмыжский РМЗ" разработаны методы по охране окружающей среды. Отработана сдача отходов металла после металлообработки, металлолома, отработавших...
-
Общие требования безопасности при проведении сварочных работ регламентируются стандартом СанПиН №11-14-94 "Работы электросварочные. Требования...
-
Как уже отмечалось в современных условиях, для организации ремонта двигателя ЯМЗ-240 рекомендуется не обезличенный поточный способ ремонта, при котором...
-
История развития ОАО "Малмыжский завод по ремонту дизельных двигателей" В 1931 году на берегу реки Шошма г. Малмыжа, на юге Кировской области, были...
-
Описание конструктивных особенностей и условий работы ремонтируемой детали Условия работы данной детали являются сложными и тяжелыми. Вал постоянно...
-
На участке применяется повременнно-премиальная оплата труда. Годовой фонд основной заработной платы ФЗПОсн, руб., определяется по формуле ФЗПОсн = С- ТГ...
-
Исходные данные для определения технико-экономических показателей стенда представлены в таблице 4.1. Таблица 4.1 - Исходные данные для определения...
-
Экономическая оценка конструкторской разработки Стоимость изготовления стенда СИ. кон, руб., определяется по формуле СИ. кон = СК + С0.д. + СП. д + ССб....
-
Детали устройства, испытывающие силовые нагрузки, совмещенные с силами трения (винты, гайки, оси и валы, зубчатое зацепление), выполнены из стали 45 с...
-
Организация отпуска блюд по разрабатываемой теме Заливные блюда представляют собой куски вареного либо тушеного мяса или рыбы, уложенные в форму и...
-
Введение, Технология кузнечных работ - Кузнечные операции
Испокон веков кузнечное ремесло ассоциировалось с магией. Да и как могло быть иначе, если в кузнице бесформенные куски железа превращались в вещи...
-
Состав комиссии ПУФ 1. Председатель комиссии - главный инженер; 2. Заместитель председателя комиссии - главный конструктор; 3. Члены комиссии: главный...
-
Перечень услуг предоставляемых предприятием - Организация работы ресторана при гостинице на 75 мест
Услуга - совершенное одним (человеком) в интересах другого (человека) действие или деятельность, производимые исполнителем по распоряжению заказчика в...
-
Рабочее место является первичным и основным звеном производства. Правильная организация рабочего места предполагает четкое определение объема и...
-
Личная гигиена работников предприятия общественного питания - это соблюдение человеком гигиенических правил в быту и на производстве. Нарушение этих...
Организация документооборота - Технология работы с документами в современных условиях