Организация работы с документами, Понятие документооборота - Технология работы с документами в современных условиях

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Также она влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Организация работы с документами -- это обеспечение движения

Документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и

Хранения. ГОСТ Р( 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", п. 43) Термин определяется государственным стандартом как "организация

Документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения".

Понятие документооборота

Документооборот - это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Сиганова Т. В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Понятие документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Документооборот учреждения занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Сиганова Т. В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие

Похожие статьи




Организация работы с документами, Понятие документооборота - Технология работы с документами в современных условиях

Предыдущая | Следующая