Сущность, признаки, свойства, функции и изучение технологии работы с документами - Технология работы с документами в современных условиях

Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа. Проблемное исследование каждого из этих понятий - тема отдельной статьи. Целью данной статьи является рационализация понятий "признаки документа", "свойства документа" и "функции документа" и т. д.

В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, "функциональную заданность", предназначенность для передачи информации "как главная его функция", знаковую систему записи, обязательную "вписанность" в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему.

В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь.

Признак - это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются:

    1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации). Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ - не просто документированная информация.

Документ - форма объективации информации. Вопрос о свойствах документа - один из самых сложных в его анализе.

Впервые систематизацию свойств документа дал К. Г. Митяев при попытке определения понятия "документ". Однако, перечисленные К. Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, "социальные качества", унификацию, оперативность и ретроспективность.

Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации. Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа. Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.

Документ материален и предметен даже в том случае, когда не является автору или пользователю в традиционной материальной форме, так как документирование - это запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам.

Документ представляет собой материальный объект со сложной композиционной и информационной структурой. Некоторые виды документов соединяют в себе нескольких документов, созданных разными способами документирования. Записанная на материальном носителе информация документа структурна как в формулярной, так и в содержательной части. Структура записи в документе, как правило, унифицирована. Фактичность документа, фиксирующего информацию о явлениях, событиях, фактах объективной действительности, означает соответствие требованиям документальной точности.

Юридическая сила обеспечивается требованиями законности и формальными требованиями. Требования законности предполагают соответствие законодательным и правовым актам и компетенции органа, издавшего документ. Формальные требования - это требования к оформлению реквизитов документа, то есть к его формуляру. Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью. Документоведение. учебное пособие.

Документ характеризует свойство целостности (стабильности, константности, неизменности). Неизменность - ключевая характеристика документа, признанная мировой практикой. Форма и содержание документа остаются неизменными (целостными) в течение всего его жизненного цикла, в противном случае он теряет свой статус или превращается в другой документ. Электронные документы в отличие от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью.

Главными критериями ценности документа являются его подлинность и достоверность. Эти свойства документ сохраняет как в оперативной, так и в архивной стадии жизненного цикла.

В документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связи с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Документ должен предоставлять возможность его идентификации в контексте деловой деятельности и функций.

Свойством доступности документ наделяется в процессе его создания, оформления. Так, например, на степень доступности информации организационно-распорядительного документа указывает такой реквизит как "гриф ограничения доступа к документу". При отсутствии такого грифа доступ к документу не ограничен. Ограничение доступа к документу может быть установлено на стадии архивного хранения. Документационное обеспечение управления: учебник Гринберг А. С., Горбачев Н. Н., Мухаметшина О. А., Горбачев Н. Н. Юнити-Дана * 2012

Документ - это информационная микросистема. В то же время любой документ является частью другой системы более высокого уровня: системы документации, документной системы, информационной системы, документального фонда страны.

Архивоведение и источниковедение занимаются анализом функций документа с точки зрения вопроса о его происхождении и в контексте изучения проблемы социальной памяти. Функциональный анализ документа помогает в решении практических задач экспертизы ценности, фондирования документов и классификации исторических источников. Куняев Н. Н., Уралов Д. Н., Фабричнов А. Г.; под ред. проф. Н. Н. Куняева Логос * 2012 год

Похожие статьи




Сущность, признаки, свойства, функции и изучение технологии работы с документами - Технология работы с документами в современных условиях

Предыдущая | Следующая