Сущность, признаки, свойства, функции и изучение технологии работы с документами - Технология работы с документами в современных условиях
Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа. Проблемное исследование каждого из этих понятий - тема отдельной статьи. Целью данной статьи является рационализация понятий "признаки документа", "свойства документа" и "функции документа" и т. д.
В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, "функциональную заданность", предназначенность для передачи информации "как главная его функция", знаковую систему записи, обязательную "вписанность" в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему.
В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь.
Признак - это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются:
- 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации). Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ - не просто документированная информация.
Документ - форма объективации информации. Вопрос о свойствах документа - один из самых сложных в его анализе.
Впервые систематизацию свойств документа дал К. Г. Митяев при попытке определения понятия "документ". Однако, перечисленные К. Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, "социальные качества", унификацию, оперативность и ретроспективность.
Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации. Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа. Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.
Документ материален и предметен даже в том случае, когда не является автору или пользователю в традиционной материальной форме, так как документирование - это запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам.
Документ представляет собой материальный объект со сложной композиционной и информационной структурой. Некоторые виды документов соединяют в себе нескольких документов, созданных разными способами документирования. Записанная на материальном носителе информация документа структурна как в формулярной, так и в содержательной части. Структура записи в документе, как правило, унифицирована. Фактичность документа, фиксирующего информацию о явлениях, событиях, фактах объективной действительности, означает соответствие требованиям документальной точности.
Юридическая сила обеспечивается требованиями законности и формальными требованиями. Требования законности предполагают соответствие законодательным и правовым актам и компетенции органа, издавшего документ. Формальные требования - это требования к оформлению реквизитов документа, то есть к его формуляру. Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью. Документоведение. учебное пособие.
Документ характеризует свойство целостности (стабильности, константности, неизменности). Неизменность - ключевая характеристика документа, признанная мировой практикой. Форма и содержание документа остаются неизменными (целостными) в течение всего его жизненного цикла, в противном случае он теряет свой статус или превращается в другой документ. Электронные документы в отличие от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью.
Главными критериями ценности документа являются его подлинность и достоверность. Эти свойства документ сохраняет как в оперативной, так и в архивной стадии жизненного цикла.
В документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связи с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Документ должен предоставлять возможность его идентификации в контексте деловой деятельности и функций.
Свойством доступности документ наделяется в процессе его создания, оформления. Так, например, на степень доступности информации организационно-распорядительного документа указывает такой реквизит как "гриф ограничения доступа к документу". При отсутствии такого грифа доступ к документу не ограничен. Ограничение доступа к документу может быть установлено на стадии архивного хранения. Документационное обеспечение управления: учебник Гринберг А. С., Горбачев Н. Н., Мухаметшина О. А., Горбачев Н. Н. Юнити-Дана * 2012
Документ - это информационная микросистема. В то же время любой документ является частью другой системы более высокого уровня: системы документации, документной системы, информационной системы, документального фонда страны.
Архивоведение и источниковедение занимаются анализом функций документа с точки зрения вопроса о его происхождении и в контексте изучения проблемы социальной памяти. Функциональный анализ документа помогает в решении практических задач экспертизы ценности, фондирования документов и классификации исторических источников. Куняев Н. Н., Уралов Д. Н., Фабричнов А. Г.; под ред. проф. Н. Н. Куняева Логос * 2012 год
Похожие статьи
-
Документ и его значимость - Технология работы с документами в современных условиях
Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ГОСТ Р( 51141-98 "Делопроизводство и...
-
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и...
-
Введение - Технология работы с документами в современных условиях
Документ правовой входящий Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения...
-
Обувь для детей подбирается в соответствии с размерами, определяемыми по длине стопы: расстояние между наиболее выступающей точкой пятки и концом самого...
-
Современной школе необходим учитель -- высококвалифицирован-ный специалист, обладающий профессиональными качествами, необхо-димыми для творческого...
-
Актуальными в настоящее время являются вопросы повышения надежности и долговечности машин, приборов, установок, повышение их качества и эффективности...
-
Введение, Технология кузнечных работ - Кузнечные операции
Испокон веков кузнечное ремесло ассоциировалось с магией. Да и как могло быть иначе, если в кузнице бесформенные куски железа превращались в вещи...
-
Сплав Д1 - относится к числу дюралюминов. Такой вид сплавов обладает достаточно высокой прочностью, пластичностью и относится к числу нормальных...
-
Общие требования безопасности при проведении сварочных работ регламентируются стандартом СанПиН №11-14-94 "Работы электросварочные. Требования...
-
ПОТРЕБИТЕЛЬСКИЕ СВОЙСТВА ДЕТСКОЙ ОБУВИ - Технология производства детской обуви
Обувь является составной частью комплекта одежды. Для детей выпускаются различные виды обуви: круглосезонная, летняя, зимняя, весенне-осенняя. А также -...
-
Общие сведения Формовочными материалами называются материалы, применяемые для изготовления литейных форм и стержней. Формовочные материалы разделяют на...
-
Основными факторами, которые влияют на процесс термического разложения пирита являются: - температура обжига, °С (Х1); - продолжительность обжига, время,...
-
Соответствие условиям стандартов приведены в таблице 3.1 Таблица 3.1 Органолептическая оценка белых кореньев Название продукта Название показателя...
-
Основы современной технологии стекла. - История стекла
Технология получения стекла состоит из двух производственных циклов. Цикл технологии стекломассы включает операции: А) подготовки сырых материалов; Б)...
-
Понятие изобретения - Понятие и признаки изобретения
Изобретения являются важнейшим компонентом патентного права. По существу, они определяют развитие технического прогресса, о чем свидетельствует опыт...
-
Разрешающая способность определяется плотностью расположения распознаваемых точек и выражается в точках на дюйм (dpi - dot per inch). Сканеры имеют два...
-
Подготовка материалов к плавке., Технология плавки. - Конструкция и принцип работы елктропечи
Все присадки в дуговые печи необходимо прокаливать для удаления следов масла и влаги. Это предотвращает насыщение стали водородом. Ферросплавы...
-
Анализ и оценка. - Проектная работа по технологии "Табурет"
Собрав свое изделие до конца, я оценил его на "пять". Табурет получился не как было задумано, а еще лучше. Посмотреть - загляденье. Красивая форма...
-
Расчет освещения сводится к определению размеров окон и их количества, а также к определению количества и типа лампы искусственного освещения. Задачей...
-
В связи с тем, что в шахтах, опасных по газу и пыли, создается возможность возникновения пожара или взрыва, к электрооборудованию этих шахт предъявляются...
-
Пшено вырабатывается из проса, которое отличается прежде всего по цвету пленок: белое, кремовое, красное, желтое, серое, а также формой зерна, хотя...
-
Результаты термического анализа феррохрома Термический анализ ферросплавов был выполнен на дифференциальном сканирующем термогравиметрическом калориметре...
-
Термогравиметрия (ТГ) или термогравиметрический анализ (ТГА) - один из основных методов в термическом анализе. Прибор для ТГ - термовесы построен на...
-
Заключение - Нано технологии в современном мире
Сформировавшись исторически, к настоящему моменту, нано технология, завоевав теоретическую область общественного сознания продолжает проникновение в его...
-
Нано технологии в медицине - Нано технологии в современном мире
Последние успехи нано технологий, по словам ученых, могут оказаться весьма полезными в борьбе с раковыми заболеваниями. Разработано противораковое...
-
Бумага как носитель информации Важнейшим материальным носителем информации по-прежнему пока остается бумага. На отечественном рынке в настоящее время...
-
Серый чугун. Свойства, марки и области применения - Технологии машиностроения
Наиболее широкое распространение в литейном производстве получил сплав железа с углеродом и кремнием, известный под названием серого чугуна. Этот чугун...
-
Во время работы слесарь должен: Все виды технического обслуживания и ремонта автомобилей на территории предприятия выполнять только на специально...
-
Сущность сварки. Классификация способов сварки - Технологии машиностроения
Сваркой называется процесс получения неразъемного соединения двух или более деталей из твердых материалов (металлов) путем их местного сплавления или...
-
Описание конструкции, ее назначение, технические условия на изготовление Погрузчик МоАЗ-40484 (рисунок 1.1) фронтальный предназначен для погрузки...
-
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УСЛОВИЙ РАБОТЫ АВТОМАТИЧЕСКИХ СИСТЕМ - Надежность систем автоматизации
Автоматические системы, а также их отдельные элементы при эксплуатации находятся под воздействием различных факто-ров, которые будем называть нагрузками....
-
Вероятность безотказной работы Вероятность безотказной работы - это вероятность того, что в пределах заданий наработки отказ объекта не возникает. На...
-
По зависимости удельной площади на единицу ремонта от программы предприятия с достаточной точностью можно рассчитать общую производственную площадь и...
-
Как уже отмечалось в современных условиях, для организации ремонта двигателя ЯМЗ-240 рекомендуется не обезличенный поточный способ ремонта, при котором...
-
Режим работы и расчет фондов времени Режим работы предприятия, то есть характер рабочей недели, число рабочих дней, смен и их продолжительность, зависит...
-
Экономическая сущность, функции, значения общественного питания Как известно из истории экономической науки, усложнение содержания труда стало причиной...
-
Штамп предназначен для серийного производства деталей, усилитель. ОПИСАНИЕ КОНСТРУКЦИИ ИЗДЕЛИЯ И УСЛОВИЙ РАБОТЫ, ТЕХНИЧЕСКИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ Штамп...
-
На рентгенограммах феррохрома четко зафиксированы структурные линии, относящиеся к образованию фазового перехода, определенного, как г-фаза и образованию...
-
Валики удвоителя работают при постоянных статических нагрузках на износ. В связи с этим их изготавливают их высокопрочной и износостойкой стали 50Х....
-
Назначение ИСО 9000 и документов системы QS - 9000 - Анализ качества продукции механичеcкого цеха
В качестве "коренной концептуальной основы семейства стандартов ИСО 9000" представлена "сеть процессов в организации", которая заключается в констатации...
Сущность, признаки, свойства, функции и изучение технологии работы с документами - Технология работы с документами в современных условиях