Виды справочников - Виды архивных справочников
Архивный справочник каталог указатель
Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.
Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учет документов, а рабочие - в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по номерам описей.
Процесс составления описи складывается из:
- - описания дел (каждой единицы хранения) на карточках; - систематизации карточек в соответствии со схемой (см. п. 1.3.4), их редактирования; - оформления описи.
Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку.
Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.
Каталог - межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.
Каталогизация архивных документов - это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.
Система каталогов. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.
Основные требования к системе каталогов госархива следующие:
- - соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению; - рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска; - исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы; - исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.
Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам. Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов.
Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов. Архивы, хранящие документы досоветского и советского периодов, ведут два самостоятельных систематических каталога. Разграничительной датой для них является дата установления Советской власти на соответствующей территории.
Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.
Предметный каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.
Именной каталог. В именном каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация - в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности.
При значительном объеме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно. Для архивов, хранящих документы советского и досоветского периодов, возможно создание общего именного каталога.
Географический каталог. В географическом каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований (названий стран, республик, краев и областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.
Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений (разновидность предметно-тематического) - каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.
Каталог документов по личному составу. Каталог создается для выявления документов социально-правового характера (трудовой стаж, зарплата, образование и т. д.).
В каталоге информация классифицируется по строгому алфавиту фамилий. Карточки в каталоге документов по личному составу содержат: фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом работнике.
Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива. В него включаются сведения об основных фондах архива.
Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.
Путеводитель по архивам - систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.
Путеводитель по фондам архива - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.
Краткий справочник - систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них.
Тематический путеводитель - систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.
Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех государственных архивов СССР в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива.
Указатель. В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним. Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям (документам) одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел. Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.
Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.
По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей, содержащих однородные понятия (фамилии, географические объекты и т. д.). В указателях, раскрывающих содержание дел, документов в отраслевом или тематическом плане, структура основной части строится в систематическом (логическом) порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.
Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.
Выбор фонда или темы для составления обзора определяется задачами развития науки, техники, культуры, искусства на современном этапе, актуальностью избранной темы, научной ценностью документов фонда, степенью изученности фонда.
Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.
В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, список сокращений; для тематических обзоров - список фондов, информация о которых включена в обзор; в необходимых случаях - библиографический список.
Похожие статьи
-
Введение - Виды архивных справочников
Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому...
-
Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной...
-
Состав системы НСА - Виды архивных справочников
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР - это комплекс архивных справочников, механизированных и...
-
Основные цели информатизации - Основные направления информатизации архивного дела
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования...
-
1. После выяснения и устранения причины возникновения очага плесневения документов должны выполняться оперативные мероприятия по дезинфекционной...
-
Этапы информатизации архивного дела в России - Основные направления информатизации архивного дела
История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. В истории механизации и...
-
Введение - Основные направления информатизации архивного дела
В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных...
-
Документы на бумажных носителях, а также подавляющее большинство материалов и веществ, применяющихся при реставрации и консервации документов, являются...
-
1. Антисептированные прокладки используют для дезинфекции документов с ослабленной основой. В зависимости от стойкости текста в растворителе применяют...
-
Полистную дезинфекцию документов на бумажных носителях, а также бумажных, картонных и коленкоровых переплетов проводят ватным или марлевым тампоном,...
-
1. Папки или коробки, в которых размещались заплесневевшие документы, заменяют новыми или подвергают дезинфекции. Дезинфекцию проводят путем протирки...
-
1. Все вновь принимаемые на хранение документы подвергаются тщательному просмотру на предмет поражения плесневыми грибами или бактериями и в случае...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
Дневник практики, Практическая часть - Работа архива
5.07.10 Знакомство с архивом и его работниками. Вводная лекция, ознакомление с задачами и целями архивной практики. Рабочий день был определен с 9 00 до...
-
Архивы Италии Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и в своих колониях - Египте, Греции и других. Римские...
-
Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Космическая метеорология - Исследование космоса
После запусков советских и американских спутников встал вопрос о практическом использовании разработанной техники. Возможности аппаратуры и самих...
-
Космические полеты позволили ответить на многие вопросы: какие тайны хранит Луна, "единокровная" часть Земли или "гость" из космоса, холодная или...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
Использование современных информационных систем позволяет: 1) Работать с огромными объемами данных; 2) Хранить какие-либо данные в течение довольно...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило,...
-
История открытия Урана - Седьмая планета солнечной системы
Даже в XVIII в. планетная система была известна только до Сатурна. Но уже тогда предполагали, что Сатурном список планет не оканчивается, что существуют...
-
Схематическое строение земного шара - Планета Земля
Античные и современные исследования Земли Впервые получить довольно точные размеры нашей планеты удалось древнегреческому математику и астроному...
-
Прием спутниковой информации - Космические средства дистанционного зондирования Земли
Станции для приема информации со спутников на Земле (называмые земными) содержат антенну с опорно-поворотным устройством (ОПУ), радиоприемное устройство...
-
Изучает ли американское правительство НЛО? - НЛО
В настоящее время американское правительство официально не занимается исследованием наблюдений НЛО, хотя существует несколько свидетельств, указывающих,...
-
История изучения, Начальный этап исследования Земли - Планета Земля
Начальный этап исследования Земли Наиболее древние картографические изображения Земли созданы в Египте и Вавилонии в 3-1 тыс. до н. э. В 7 в. до н. э. в...
-
Эффективность обеспечения правопорядка во многом зависит от непосредственной связи милиции с трудовыми коллективами, населением и средствами массовой...
-
Введение - Служба делопроизводства
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она...
-
Дубликат трудовой книжки - Трудовая книжка
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат...
-
Организация учета оплаты труда - Анализ эффективности оплаты труда работников на предприятии
Организация оплаты труда производится на основании: - законодательных и других нормативных актов; - генерального соглашения на государственном уровне; -...
-
Нормативно-правовая информация аудита эффективности бизнес-процесса закупки Нормативно-правовое регулирование закупочной деятельности можно подразделить...
-
Исследование черных дыр, испускающих гравитационные волны - Черные дыры во Вселенной
Квантовый распад первичных черных дыр является прямым следствием существования горизонта событий и, следовательно, его наблюдение могло бы...
-
Если посчитать корреляцию между различными видами человеческой деятельности и положениями стрелок часов, то окажется, что между многими из них подобная...
-
Галактики - гигантские звездные острова, находящиеся за пределами нашей звездной системы (нашей Галактики). Идея о том, что наша Галактика не заключает в...
-
Специальные программные обеспечения - Анализ деятельности ОАО "Российские железные дороги"
Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разрабатываемых при создании автоматизированной информационной технологии...
-
Взгляд КА "Кассини" - Планета Юпитер: основные характеристики
Аппарат Кассини, который находится на орбите Сатурна с 2004 года, также произвел съемку гиганта из внешних границ Солнечной Системы....
Виды справочников - Виды архивных справочников