Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота - Делопроизводство и документооборот
Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:
- - получение информации, ее обработка; - анализ, подготовка, принятие решений; - выполнение решений; - учет и контроль принятых решений.
Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документальное обеспечение управления" (ДОУ), т. е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.
Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
- - документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление); - организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов); - систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).
Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:
- - организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия; - организация единого порядка работы с документами в подразделениях; - организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях; - обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации; - создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях; - использование унифицированных форм представления и обработки документов; - регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения; - регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов; - регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование); - списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов; - обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений; - осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций; - проверка правильности и своевременности исполнения документов; - создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений; - проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления; - получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.
Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
В области обработки документов:
- - обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; - создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; - создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; - обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; - исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
В области контроля за исполнительской дисциплиной:
- - обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; - обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; - сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
В области организации доступа к информации:
- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
- - единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; - объединение потоков электронных документов между подразделениями организации; - использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т. п.; - обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
Похожие статьи
-
Цель, задачи, функции службы ДОУ - Служба делопроизводства
Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по...
-
Введение - Служба делопроизводства
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она...
-
Введение - Делопроизводство и документооборот
Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
Организационная структура службы ДОУ - Служба делопроизводства
Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее...
-
Основные цели информатизации - Основные направления информатизации архивного дела
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования...
-
Рационализация управления и делопроизводства в 1917 - 1941 гг. - История делопроизводства в России
Представления ученых об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в...
-
Структура службы ДОУ, Организационное построение службы ДОУ - Служба делопроизводства
Организационное построение службы ДОУ При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы: - выбор оптимальной организационной формы...
-
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ - Организация службы документационного обеспечения управления
Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному...
-
В конце XVII века Российское государство остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат...
-
Система министерского делопроизводства XIX -- начала XX вв. Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства,...
-
В настоящее время на современных российских предприятиях применяется сложившийся определенный набор документов, в которых определяются различные виды...
-
Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных...
-
Должностной и численный состав службы ДОУ - Служба делопроизводства
Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников: - руководители; - специалисты; - технические исполнители. Наименования должностей и...
-
Заключение - История делопроизводства в России
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Приказное делопроизводство - История делопроизводства в России
В конце ХV в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные...
-
Применение средств вычислительной техники на предприятии Комплекс систем автоматики объединяет в себе ряд технически самостоятельных систем, каждая из...
-
Введение - Виды архивных справочников
Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому...
-
1. Миссия группы компаний "РАСТЕР-ДЕО" Мы создаем и продаем больше, чем товар, - мы создаем и продаем технологию чистоты! Проблема распространения...
-
Система коллежского делопроизводства - История делопроизводства в России
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г. г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и...
-
Основными целями ведения общероссийских классификаторов являются ПР 50-733-93 Основные положения Единой системы классификации и кодирования...
-
Проблема создания единого информационного пространства приобрела особое значение в нашей стране уже в начале 70-х годов в связи с разработкой...
-
Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми....
-
Наименование службы ДОУ - Служба делопроизводства
Говоря о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что сегодня данная служба может иметь разные названия, например, управление делами, отдел...
-
ВВЕДЕНИЕ - Организация службы документационного обеспечения управления
Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с...
-
Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических...
-
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В...
-
Предмет, содержание и задачи курса документоведения Теория документоведения . Документы имеют различный "цикл жизни". Вначале идет интенсивная работа по...
-
Введение - Технологический процесс выполнения детской прически
Можно немного отойти от надоевших идеально гладких и ровных волос, придать им движение и слегка растрепать. Небрежность в прическе - хит сезона....
-
1. Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов служебного документа. 2. Делопроизводство УСД - отрасль...
-
Возникновение и развитие объектов нашей Вселенной связано с ее эволюцией как целого. Когда это было осознано, познание Вселенной пошло в двух...
-
Возникновение делопроизводства в России Название "делопроизводство" сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской...
-
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной...
-
Этапы моделирования прически к конкретному клиенту Данная прическа принадлежит для маленькой девочки. Она с этой прической может сходить как на утренник,...
-
Конструкция и расположение механизмов и узлов пресса должны обеспечивать удобства их обслуживания, а также свободный и удобный доступ к штампам,...
-
Заключение - Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации
Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса. Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Количество...
-
Использование современных информационных систем позволяет: 1) Работать с огромными объемами данных; 2) Хранить какие-либо данные в течение довольно...
-
Системы документации - Предмет и задачи документоведения
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. При управлении любыми...
-
Введение - Улучшение мотивации труда работников аппарата управления на предприятии "Строй-Маркет"
Мотивирование-это процесс воздействия на человека для побуждения его к конкретным действиям посредством побуждения в нем определенных мотивов. Чтобы...
-
В основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, их равной доступности для любого физического или...
Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота - Делопроизводство и документооборот