Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота - Делопроизводство и документооборот

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

    - получение информации, ее обработка; - анализ, подготовка, принятие решений; - выполнение решений; - учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документальное обеспечение управления" (ДОУ), т. е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

    - документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление); - организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов); - систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

    - организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия; - организация единого порядка работы с документами в подразделениях; - организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях; - обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации; - создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях; - использование унифицированных форм представления и обработки документов; - регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения; - регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов; - регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование); - списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов; - обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений; - осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций; - проверка правильности и своевременности исполнения документов; - создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений; - проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления; - получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

В области обработки документов:

    - обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения; - создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии; - создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции; - обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации; - исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

В области контроля за исполнительской дисциплиной:

    - обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов; - обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа; - сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

В области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

    - единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации; - объединение потоков электронных документов между подразделениями организации; - использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т. п.; - обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

Похожие статьи




Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота - Делопроизводство и документооборот

Предыдущая | Следующая