Охарактеризовать методы кодирования управленческой информации - Использование информационных систем в управлении

Для идентичного отображения данных на различных уровнях создания ИС, особенно автоматизированной, кроме построчной системы нумерации входящих документов, используют систему классификации и кодирования. Классификация - это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или отличием или определенными признаками. Она является одним из методов формализованного описания информации путем их упорядочения и систематизации. Существует несколько методов классификации (ГОСТ 6.01.1-87), среди которых наиболее популярные:

    -алфавитно-предметный, иерархический (последовательное разделение множества объектов на подчиненные классификационные группировки) -фасетний (параллельный разделение множества объектов на независимые классификационные группировки).

Каждый из методов имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом иерархического метода является его логическое построение, большая информационная емкость и простота даже ручного поиска, но его жесткая структура затрудняет перегруппировки объектов при возникновении непредвиденных признаков.

Фасетный метод является более гибким, но он сложный для использования в многоаспектных номенклатурам и имеет ограниченную емкость классификации. Если в отношении определенных документов существуют государственные классификаторы, для кодирования используются именно они. При их отсутствии раз-разрабатываются локальные классификаторы, предназначены только для внутреннего пользования. Для обозначения классификационной группировки или объекта классификации используется система знаков, которая называется кодом. Чаще всего используется код, построенный по десятичной поразрядной системой, в которой каждый разряд несет определенные сведения. Преимущество этой системы в логичности и наглядности построения кода и легкости его запоминания.

Кодирование - это средство для обозначения результатов классификации.

Процессы кодирования и классификаторы играют значительную роль в подготовке управленческой информации для обработки в ИСМ. Использование кодов позволяет значительно сократить процессы автоматизированной обработки информации в ИСМ.

Кодирования связано с классификацией. Материальным выражением классификации и кодирования является классификатор. Классификатор - официальный документ, представляющий собой систематизированный перечень названий и кодов классификационных группировок или объектов классификации. Емкость классификатора - наибольшее число позиций, которое может вместить классификатор. Резервная емкость классификатора - количество свободных позиций в классификаторе.

Присвоены объектам классификации коды обязательно фиксируются в специальных документах - классификаторам.

Кодирования позволяет создавать информационные массивы (базы и банки данных) для при-покорения процесса поиска информации. Массивы информации распределяются между типами носителей в соответствии с соображений целесообразности размещения данных, удобства, экономии времени, защиты информации от несанкционированного доступа, конфиденциальности и тому подобное. Основными требованиями к их организации являются: полнота представления данных, минимальность состава, минимизация времени выборки данных, независимость структуры массивов от средств их организации; динамичность структуры информационной.

Структурой управленческой информации определяется ее строение, выделением тех или иных элементов. Эти элементы называются информационными единицами. Из простых информационных единиц образуются иерархические уровни структурного построения информации. С точки зрения логики управления и размещения данных на носителях различают логическую и физическую структуры данных.

Информационная совокупность с минимальным составом реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, достаточным, однако, для создания элементарного документа (документой-строки), образует экономический показатель. Показатель характеризует объект управления из качественного и количественного стороны; имеет название, которое раскрывает его форму, и значение, которое дополняет форму количественно-качественными характеристиками. Набор взаимосвязанных данных одной формы (одного названия) со всеми ее значениями - это массив данных, является основной информационной совокупностью, которой оперируют в информационных процедурах. Совокупность массивов, касающиеся данных той же участка управленческой работы, называют информационным потоком.

Под физической структурой данных понимают соответствующие структурные единицы в зависимости от носителя информации и способа ее фиксации. Например, структурной единицей высшего уровня информации на бумажном документе есть весь комплект документов, все документационное хозяйство объекта управления. Единицами нижнего уровня является зона документа, строка, графа, позиция.

Структура информации зависит от методологии, таких, в частности принципов, как сравнение величин, агрегирования и дезагрегирования единиц информации, установление информационных соотношений между единицами и т. П. На стадии первичного формирования информации для анализа хозяйственной деятельности задается специфическая структура, которая затем получает соответствующую интерпретацию в походной информации.

Производственно-хозяйственная деятельность измеряется многочисленными экономическими показателями, которые образуют соответствующую систему. От отбора этих показателей зависит глубина анализа и обоснования выводов и мер по результатам анализа. Экономические показатели можно разделить на: количественные и качественные; натуральные, трудовые, стоимостные; абсолютные и относительные; общие и частные; плановые (нормативные) и фактические (отчетные); основные и вспомогательные; выходные и расчетные. Использование ЭВМ дает возможность глубокого анализа деятельности предприятий в натуральных показателях.

Каждый показатель системы имеет определенный смысл и значение для анализа. Для экономического анализа важное их комплексное использование, которое обеспечивает всестороннее и объективное исследование хозяйственной деятельности предприятия. Количество показателей может меняться из-за их дифференциацию (интеграцию) в зависимости от целей и содержания анализа, глубины изучения соответствующих объектов и процессов.

Для создания систем обработки аналитической информации особое значение приобретают машинные структуры данных, что связано с размещением массивов данных в памяти ЭВМ. Для решения аналитических (экономических) задач на ЭВМ определены такую иерархию данных в порядке возрастания их логической сложности.

По характеру взаимосвязи элементов все структуры данных можно разделить на линейные и иерархические (нелинейные).

Для идентичного отображения данных в процессах обработки информации на различных уровнях управления применяются системы классификации и кодирования, которые формализованы описывают показатели, объекты, явления, процессы. В экономическом анализе используется несколько видов классификаторов: локальные, что они предназначены для использования на одном объекте (предприятии, фирме) и которые не выходят за его пределы; территориальные, региональные или отраслевые, предназначенные для соответствующих объектов; государственные (национальные), разрабатываемых на государственном уровне и, как правило, являются обязательными для использования; международные.

Решение аналитических задач предполагает их сопоставимость, что возможно при наличии единых систем группировок, построенных по единым классификационным признакам.. С 1994 г. в Украине разработано около 20-ти национальных статистических классификаций, которые базируются на принципах методологии международных статистических классификаций (например, "Классификация видов экономической деятельности", "Классификация продукции и услуг", "Классификация валют" и т. д.). В будущем будут созданы системы классификаторов, совместимых на региональном, отраслевом уровнях и на отдельных объектах народного хозяйства. А перспективы расширения производственных и торговых связей с другими странами обуславливают необходимость использования и международных классификаторов.

Автоматизированная обработка аналитической информации предполагает использование экономических и машинных кодов. Экономические коды применяются для представления технико-экономической информации, например, код основного средства, код материала. Машинные коды используются для управления ЭВМ, подачи команд и т. Д. (Например, служебные коды ЭВМ). Могут быть цифровые, алфавитные, алфавитно-цифровые коды.

В технических информационных системах каждый новый сигнал требует ресурсов для своего отражения. Поэтому длина сообщений является мерой количества информации. Чтобы измерить информационный сигнал, стоит выбрать эталон. Он обоснован стремлением свести весь алфавит технического языка до двух знаков: точка, тире; открыто, закрыто; да, нет; "1" и "0". Чтобы закодировать буквы, числа и другие символы, необходимые последовательности "1" и "0", называемые двоичными числами. Как эталон количества информации в технических системах используются восьмиразрядный двоичные числа, называемые байтами. Вводится простое правило измерения количества информации: количество байтов для представления текста равна числу знаков естественного языка этого текста.

Одна единица информации - байт - состоит из восьми двоичных единиц, иначе называемых битами. Поэтому практически в технических информационных системах используются два равноправных эталоны количества информации - бит и байт.

При цифровом кодировании дискретной информации применяют потенциальные и импульсные коды.

У потенциальных кодах для представления логических единиц и нулей используется только значение потенциала сигнала, а его перепады, формирующие законченные импульсы, во внимание не принимаются. Импульсные коды позволяют представить двоичные данные или импульсами определенной полярности, либо частью импульса - перепадом потенциала определенного направления.

При использовании прямоугольных импульсов для передачи дискретной информации необходимо выбрать такой способ кодирования, одновременно достигал бы нескольких целей:

    * имел при одной и той же битовой скорости наименьшую ширину спектра результирующего сигнала; * обеспечивал синхронизацию между передатчиком и приемником; * обладал способностью распознавать ошибки; * имел низкую стоимость реализации.

Более узкий спектр сигналов позволяет на одной и той же линии (с одной и той же полосой пропускания) добиваться более высокой скорости передачи данных. Кроме того, часто к спектру сигнала предъявляется требование отсутствия постоянной составляющей, то есть наличия постоянного тока между передатчиком и приемником. В частности, применение различных трансформаторных схем гальванической развязки препятствует прохождению постоянного тока.

В последнее время получили широкое использование штриховые коды, которые на международном уровне применяются в производстве, торговле, для таможенного контроля, статистики, учета. Штриховое кодирование способствует автоматизированной идентификации и электронному обмену данными, созданию информационной базы для контроля, анализа и управления товарно-денежным оборотом. Единственный код товара обеспечивает свободный обмен электронной информацией в процессе его производства, складирования, транспортировки, реализации.

В процессе кодирования необходимо решить две основные проблемы - обеспечить эффективность и надежность обработки информации.

Методы кодирования связанные с методами классификации. Рассмотрим распространенные методы кодирования.

Порядковый метод кодирования используется для кодирования объектов с одной постоянной чертой, код определяется текущим номером объекта классификации.

Серийно-порядковая система кодирования используется для кодирования объектов, которые имеют несколько постоянных признаков. Начальная множество объектов делится на несколько частей (по некоторому признаку). Для кодирования объектов каждой части назначается серия номеров (кодов). Объекты кодируются порядковым номером в пределах выделенных им серий.

Метод последовательного кодирования на основе иерархической классификации используется для кодирования объектов по совокупности признаков. В каждой ветви иерархической классификации используется своя совокупность признаков в определенной последовательности. Поэтому код, который обозначает следующий уровень зависит от кода предыдущего уровня. Последовательное кодирование предполагает, что код новой группировки следующего уровня создается путем добавления к коду предыдущего уровня еще одного разряда (или группы разрядов). Код, полученный путем последовательного кодирования, имеет высокую информативность для восприятия человеком. Но этот код сам по себе громоздкий и имеет сложную структуру.

Параллельное кодирование на основе фасетной классификации используется, если для обозначения каждой отдельной признаки независимо от других признаков классификации используется один, два или несколько разрядов кода. Метод параллельного кодирования на основе фасетной классификации определяет структуру кода совокупностью свойств, соответствующей фасетной формуле, в которой указана последовательность признаков. При этом запись любого разряда кода не зависит от записей в других разрядах.

Классификация и кодирование - обязательный этап создания компьютерной модели информационной базы менеджмента предприятия, основа создания БД, основное средство формализованного описания управленческой информации, который является обязательным в создании и эффективном использовании ИСМ.

Материальным воплощением классификации и кодирования является классификаторы, которые содержат объекты классификации, классификационные группировки и их коды.

Классификация и кодирование могут иметь локальный характер, для отдельного предприятия или подразделения, или иметь общегосударственный характер.

Похожие статьи




Охарактеризовать методы кодирования управленческой информации - Использование информационных систем в управлении

Предыдущая | Следующая