Этапы принятия решений - Внешняя среда в бизнесе

В процессе функционирования фактические результаты деятельности собираются в различных корпоративных системах: в бухгалтерской, в приложениях для обработки заказов, в программных средствах, предназначенных для ведения продаж и обслуживания клиентов. Каждая из этих систем позволяет получать отчетность, с помощью которой можно сопоставить фактические данные с бюджетными, однако, для полной реализации концепции управления эффективностью бизнеса необходимы более мощные средства консолидации данных и более мощные аналитические возможности. Совершенно очевидно, что если известно, "что" происходит, потребуется провести подробный анализ, чтобы понять "почему" это происходит. А после того, как глубинные причины становятся очевидными, возникает необходимость рассмотреть различные варианты действий и смоделировать возможные исходы альтернативных решений, используя сценарий "что - если". Таким образом, появляется возможность формулировать и пересматривать планы по распределению ресурсов и координации действий, а также и доводить их до сведения сотрудников компании.

По завершении описанных ниже этапов внедрения этой технологии принятия решений, разрозненные приложения, используемые в отдельных подразделениях компании, превратятся в законченное аналитическое решение, позволяющее оценивать и улучшать результаты коммерческой деятельности организации. Необходимо подчеркнуть, что управление эффективность бизнеса опирается на Хранилище данных, благодаря чему все сотрудники компании компаний могут обращаться к информации, необходимой для оптимизации функционирования бизнеса.

Действительно, клиентские финансовые приложения - это основа для задания целей. Хранилище данных - это центральный репозиторий для консолидации, очистки и хранения данных в формате, который лучше всего подходит для подготовки отчетности, извлечения данных и использования технологии data mining.

Первая фаза. Первым шагом по внедрению технологии управления эффективностью бизнеса является разработка платформы, необходимой для генерации корпоративных целей и задач. Это позволит упростить сбор информации, необходимой для проведения бюджетирования и планирования. Во многих компаниях эта задача выполняется в рамках финансового отдела усилиями небольшой группы специалистов. Эта группа должна создать очень сложные электронные таблицы Excel, предназначенные для разработки бюджетов. Хотя такое решение является исключительно функциональным и отвечает поставленным требованиям, необходимо рассмотреть и другие возможные программные средства - например, специализированные многопользовательские приложения, предназначенные для поддержки процесса бюджетирования. Эти инструменты позволяют передать задачу подготовки корпоративного бюджета руководителям отделов, объединяя и контролируя результаты их работы. Переложив задачу по подготовке бюджета на их плечи, можно быть уверенным, что разрабатываемый набор целей и показателей будет максимально приближен к реалиям бизнеса и с большей степенью вероятности будет реализован, поскольку руководители низшего звена лучше разбираются в "своих" бюджетных показателях.

Вторая фаза. После внедрения инструментов планирования бюджетирования необходимо иметь возможность подготавливать отчетность, с помощью которой можно сопоставить фактические результаты с поставленными целями. Поэтому любое решение, опирающееся на средства бюджетирования или планирования, должно обеспечить тот или иной уровень аналитических возможностей. Во многих случаях функциональность таких приложений ограничивается предопределенными отчетами, которые содержат только информацию, полученную непосредственно из бюджетов и из бухгалтерских систем и / или приложений для работы с кредиторской и/или дебиторской задолженностью.

Для отделов, которые внедрили нестандартные средства бюджетирования и планирования, как например, инструменты, опирающиеся на электроны таблицы, процесс получения отчетных данных о показателях оказывается более трудоемким. Для этого в этих подразделениях необходимо создать элементарную витрину данных, предназначенную для консолидации бюджетной и фактической финансовой информации.

Третья фаза. На третьей фазе происходит расширение возможностей планирования и элементарной отчетности - создается единая инфраструктура, обеспечивающая процесс принятия решения. Система поддержки принятия решения должна быть реализована как основа для очистки, стандартизации, консолидации и агрегирования данных, поступающих из многочисленных исходных систем в единый источник информации. Эти исходные системы включают все корпоративные бизнес-системы и не ограничиваются только приложениями, используемыми в финансовом отделе. Таким образом, помимо информации из финансовых систем (бухгалтерских систем и приложений для работы с кредиторской и дебиторской задолженностью) Хранилище данных должно выключать релевантную информацию из других базовых бизнес-систем, которые непосредственно влияют на оптимизацию управления бизнесом и на возможность улучшить функционирование компании. К этим системам относятся приложения для управления заказами, продажами, обслуживанием клиентов, CRM-системы, инструменты для разработки и управления продуктами.

Ранее наиболее опытные с технической точки зрения пользователи, используя полученные навыки, пытались получать отчетные данные, которые сегодня могут быть сгенерированы с помощью новых приложений по мониторингу за эффективностью бизнеса. Новые технологии отныне позволяют различным системам использовать любое число баз данных как один источник, из которого данные могут извлекаться в централизованный репозиторий.

Неизбежно возникает вопрос: зачем дублировать данные в Хранилище данных, когда они уже присутствуют в оперативных системах? Для ответа на этот вопрос необходимо рассмотреть следующие два момента. Во-первых, потребность в консолидированной информации больше не ограничивается одним или двумя подразделениями компании. Поэтому если только в организации не готовы предоставить неограниченный доступ неограниченному числу сотрудников, которым необходима информация, единственное решение - поместить необходимую информацию в такую область, которая не будет влиять на оперативные системы, и где доступ к важной информации можно контролировать, используя принятые технологии и методы управления базами данных.

Второй момент заключается в том, что, когда информация извлекается из оперативных систем, данные представляют собой "мгновенный снимок" во времени. Предположим, что в течение месяца, когда вводится большинство финансовых данных, производится генерация отчетности, сверка итоговых отчетов, а затем поиск детальный данных для отчетов, которые не прошли сверку. Очевидно, что такая ситуация неизбежно породит сомнения в достоверности информации. Преимущества и достоинства инструментов и приложений, позволяющих быстро получать информацию, будут сведены на "нет" постоянными требованиями по проверке информации. Потерянное в результате время потенциально может затормозить принятие важных решений, что негативно скажется на итогах финансовой деятельности компании.

Похожие статьи




Этапы принятия решений - Внешняя среда в бизнесе

Предыдущая | Следующая