Функции делового письма, Общие требования к языку делового письма - Этикет делового письма

    - Информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. - Организационная функция. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. - Коммуникативная функция. Обеспечивает внешние связи организаций. - Юридическая функция. Содержание письма используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. - Воспитательная функция. Деловое письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.
Общие требования к языку делового письма

К языку делового письма предъявляется ряд требований. Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям.

Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма, написанные в таком стиле, вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Для языка деловой переписки характерно стремление к стандартизации, нейтральность тона изложения, смысловая точность, логическая последовательность, убедительность изложения. Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и однообразием речевых средств, в нем достаточно часто встречаются речевые клише (штампы), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Похожие статьи




Функции делового письма, Общие требования к языку делового письма - Этикет делового письма

Предыдущая | Следующая