Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО "ДИН" - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО "ДИН" служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[51] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ[52]. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

    1. Общие положения. 2. Правила подготовки и оформления документов. 3. Требования к реквизитам документов. 4. Организация документооборота 1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции 2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов. 3. Организация контроля исполнения документов. 4. Поисковая система по документам. 5. Составление номенклатуры дел. 6. Формирование и оформление дел. 7. Экспертиза ценности документов. 8. Передача дел в архив[53].

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации[54].

Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении № 1.

Подразделения ООО "ДИН" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ООО "ДИН" присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

Рассматривая службу делопроизводства в ООО "ДИН" следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ООО "ДИН" с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления[55], так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т. е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.

Похожие статьи




Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО "ДИН" - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"

Предыдущая | Следующая