Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная Компания "Дружба", Организация документооборота - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"
Организация документооборота
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Несмотря на, что ООО "ДИН" существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2001 года. Документационное обеспечение управления в ООО "ДИН" осуществляется Общим отделом.
Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело[56].
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ[57] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами[58].
Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:
- - поступающие (входящие); - отправляемые (исходящие); - внутренние.
| |Количество |Количество |Количество | |
|Год |входящих |исходящих |внутренних |Итого |
| |документов |документов |документов | |
|1998 |318 |389 |34 |741 |
|1999 |539 |487 |81 |1 107 |
|2001 |720 |680 |154 |1 554 |
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98[59], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
- - бланк Компании для письма; (см. Приложение 2) - бланк для письма Управления развития бизнеса; (см. Приложение 3) - общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т. д.). (см. Приложение 4).
Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его[60]. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
- - Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т. п.); - Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений; - Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т. д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.
Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.
Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти[61].
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т. д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[62]
Похожие статьи
-
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления[48] в состав делопроизводственной службы, как правило,...
-
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач...
-
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО "ДИН" служба...
-
ООО "ДИН" является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе ЗАО...
-
История создания ЗАО "Строительная Компания "Дружба" Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений...
-
Понятие, классификация и требования предъявляемые к отчетности в современных экономических условиях Бухгалтерская отчетность это единая система данных об...
-
Рациональное управление трудовыми ресурсами на основе стимулирования является важным фактором, повышающим эффективность деятельности предприятия. Ввиду...
-
Краткая характеристика предприятия характеристика ОАО "Высокие технологии" ОАО "Высокие Технологии" создано на базе ОАО "Акционерная компания...
-
В течение последнего десятилетия многие сельскохозяйственные предприятия Республики Беларусь внедрили в практику управления автоматизированные...
-
Сельскохозяйственный производственный кооператив был создан в 1950 году, путем объединения двух колхозов: "Ильич" и "Новая заря". В 1951 году...
-
Документооборот в бухгалтерии - Рациональная организация документооборота на предприятии
* Основные этапы документооборота Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их...
-
Целями данной курсовой работы является закрепление знаний по курсу "Экономика отрасли", изучение финансовых показателей деятельности строительной...
-
Дебиторский задолженность управление Общая характеристика деятельности предприятия Общество с ограниченной ответственностью "СТРОЙЦЕНТР", именуемое в...
-
Основные, традиционные формы заработной платы - повременная и сдельная. Многочисленные системы оплаты основаны на этих двух формах оплаты или их...
-
Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это возможно, если он будет...
-
Параграф 1.1 Сущность системы налогообложения предприятий Законодательство по налогообложению предприятий. Закон "Об основах налоговой системы Российской...
-
Мероприятия по улучшению организации оплаты труда персонала на предприятии ОАО "Высокие технологии" 1. Повышение квалификации работников предпрития....
-
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и...
-
Заключение - Комплексная система финансового учета строительной организации
В первой теоретической части курсовой работы были рассмотрены и изучены сущность финансов предприятия, отношения строительной организации с заказчиком, с...
-
Оценка системы внутреннего контроля - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Для того чтобы организация успешно функционировала, постоянно повышался уровень рентабельности, сохранялись и приумножались ее активы, необходим...
-
Организация документооборота - Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО "Гидросервис"
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки,...
-
Из фонда накопления финансируются следующие расходы: Строительство объектов производственного назначения, реконструкция, техническое перевооружение...
-
Любая фирма в ходе своей деятельности должна принимать решения быстро и безошибочно, основываясь на тех данных, которые у нее имеются. Особенно это...
-
Краткая характеристика и система бухгалтерского учета исследуемого предприятия Основной целью Предприятия является обеспечение потребности в оборудовании...
-
Бухгалтерский учет в ООО "Панацея" ведется в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ [9], Положением по...
-
Принципы организации программного обеспечения Этап программирования является одним из наиболее трудоемких при создании автоматизированной системы....
-
Исходя из работы предприятия, можно дать следующие рекомендации по улучшению его финансового состояния: провести мероприятия по усовершенствованию...
-
Виды прибыли - Комплексная система финансового учета строительной организации
В условиях рыночной экономики сводным (интегрирующим) показателем, оценивающим эффективность деятельности строительной организации, является балансовая...
-
Рентабельность - прибыльность производственной деятельности за определенный период. В таблице 11 приведены данные для выполнения расчета Таблица 11...
-
Информационное обеспечение анализа и принятие решений по финансовым результатам формируется за счет внешних и внутренних источников информации. К внешним...
-
Юридически ни одна организация, независимо от ведомственной принадлежности и форм собственности, не может функционировать без ведения бухгалтерского...
-
Заключение - Анализ особенностей системы бухгалтерского учеты ОАО "Электросигнал"
Бухгалтерский учетный кассовый В ходе прохождения производственной практики были изучены вопросы экономики, организации и управлении производством ОАО...
-
Основная цель финансового анализа - получение наибольшего числа ключевых параметров, дающих объективную картину финансового состояния организации, его...
-
Для обеспечения финансовой устойчивости и ликвидности страховой организации, прежде всего, устанавливается определенная зависимость между ее собственными...
-
Все финансово-хозяйственные операции в том числе и начисление заработной платы документально оформляются и обосновываются. В организациях должен вестись...
-
Оплата труда - система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с...
-
Роль бухгалтерского учета и анализа в процессе управления организацией. Взаимосвязь учета и анализа В процессе управления предприятием перерабатываются...
-
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая...
-
Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками за товары, работы, услуги Основной объем материальных ценностей поступает в ООО "ИПСК" от...
-
Введение - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и...
Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная Компания "Дружба", Организация документооборота - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"