Документальное оформление учета личного состава, отработанного времени и расчетов с персоналом по оплате труда - Организация бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда и социальному страхованию и обеспечению на предприятии

Все финансово-хозяйственные операции в том числе и начисление заработной платы документально оформляются и обосновываются. В организациях должен вестись учет личного состава всех работников, который обеспечивает своевременное документальное отражение их поступления на работу, перемещения по должности и структурным подразделениям, изменения в профессиональной подготовке, семейном положении и т. д. Его осуществление полностью входит в систему оперативно-технического учета, возлагается на кадровую службу организации. Все документы по учету личного состава, составленные кадровой службой, должны своевременно передаваться в бухгалтерию.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05. 01. 2004.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) (приложение 1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-la) применяются для оформления и учета принятых на работу по трудовому договору. Составляются лицом, ответственным за прием на работу в организацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Личная карточка работника (форма № Т-2) (приложение 2) и личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Штатное расписание (форма № Т-3) (приложение 6) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) (приложение 3) издается при оформлении увольнения работника. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником по форме № 61 "Записка-расчет"

На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка-расчет" при прекращении (расторжении) трудового договора.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) (приложение 5), табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) фиксируют использование рабочего времени всех работающих в данной организации. Эти табели составляются в одном экземпляре и передаются в бухгалтерию. Они позволяют не только учитывать время, отработанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду.

Учет использования рабочего времени ведется в табелях или методом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.). Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы должны вноситься в табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки, приказы о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).

Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости.

Расчетная ведомость (форма № Т-51) используется при расчете заработной платы всем категориям работающих, рекомендована для применения в крупных организациях.

Платежная ведомость (форма № Т-53) применяется для учета выплат заработной платы(приложение 7).

Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Для этой цели используется, как правило, расчетный листок, форма которого утверждается работодателем самостоятельно.

Заработная плата выплачивается работнику по месту работы либо перечисляется по желанию работника на пластиковую карточку или на счет в банке. Место и сроки выплаты заработной платы в не денежной форме определяются коллективным или трудовым договором. Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, кроме установленных законодательством случаев, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы.

Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет на каждого работника лицевой счет (формы № Т-54 и T-54-a) (приложение 4). В нем указывается необходимая информация: фамилия, имя, отчество; цех, отдел организации; категория персонала; табельный номер работника; количество детей (для определения льгот при расчете налога на доходы физических лиц); дата поступления на работу. Лицевой счет заполняется в течение года; в нем помесячно отражаются все виды начислений и удержаний, которые произведены. Данные, содержащиеся в лицевом счете, являются основанием для расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным листкам. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет.

Похожие статьи




Документальное оформление учета личного состава, отработанного времени и расчетов с персоналом по оплате труда - Организация бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда и социальному страхованию и обеспечению на предприятии

Предыдущая | Следующая