СПОСОБЫ ПРОВЕРКИ ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы, а все реквизиты документа заполнены.

Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету приниматься не должны, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Различают три основные потока документации:

    - документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, - отправляемые в другие организации (исходящие), - документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т. п.), так и сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.). Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте при наличии приложений. В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Предварительное рассмотрение документа проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителя организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений. В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителя письма-запросы, рекламные проспекты, письма-напоминания.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения ответственным исполнителям. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров по числу исполнителей, копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело. Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документооборота. Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

Похожие статьи




СПОСОБЫ ПРОВЕРКИ ФИНАНСОВО-РАСЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов

Предыдущая | Следующая