Организация службы документационного обеспечения управления ООО "ДИН" - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления[48] в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.
Служба делопроизводства в ООО "ДИН" создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:
- - Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании; - Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отдела входит:
- 1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
- - прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, - регистрация документов, - машинописные работы, - распределение телефонных звонков, - отправка документов, - информационно-справочная работа с документами;
- - снабжает канцелярскими принадлежностями; - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем; - ведет контроль за сохранностью материальных ценностей; - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[49], так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.
Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО "ДИН".
Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.
Основными задачами Общего отдела являются:
- - Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы. - Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании. - Сокращение документооборота, унификация форм документов. - Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение. - Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании. - Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства. - Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.
Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:
- - Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами; - Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления; - Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий; - Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании. - Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений); - Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними; - Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел; - Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации; - Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.[50]
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО "ДИН" и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.
Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.
Секретариаты филиалов ООО "ДИН" являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.
В ООО "ДИН" существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.
Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.
Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:
- - Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности; - Входной контроль и регистрация технической документации; - Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику; - Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК; - Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы; - Документальная подготовка сдачи объекта; - Оформление и согласование проектов технической документации; - Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела; - Разработка технической части договоров на работы отдела; - Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности; - Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.
Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.
Похожие статьи
-
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач...
-
ООО "ДИН" является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе ЗАО...
-
История создания ЗАО "Строительная Компания "Дружба" Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений...
-
Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы...
-
Если представления об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеются, то советский период нуждается в...
-
Структура и функции делопроизводственных служб
1. Структура и функции делопроизводственных служб На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ: 1. Управление...
-
Структура службы внутреннего аудита во многом зависит от специфики организации, ее величины и конкретных целей ее администрации и включает в себя...
-
Рис.1 Схема организационной структуры Красноярского узла электросвязи Создание структуры производства является одним из самых важных этапов управление....
-
Аудит работы службы управления персоналом ставит своей целью исследование вопросов: - управления организацией в целом (подконтрольные высшему уровню...
-
Финансовый учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах...
-
Из рисунка 1 очевидно, что организационная структура управления относится к так называемому бюрократическому типу. Главные понятия бюрократического типа...
-
Номенклатура дела - Документоведение. Процессуальная документация
Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их...
-
Построение системы управленческого учета тесно связано с организационной структурой предприятия, а также с существенной проблемой реализации...
-
Основные параметры аудита по функциям управления персоналом представлены в таблице 2. Таблица 2 Основные параметры аудита персонала Основные функции...
-
РОССИЙСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ХХ ВЕКЕ - Документирование управленческой деятельности
Современные российские технологии делопроизводства развивались постепенно. Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в...
-
Во время прохождения практики на предприятии, мною были в полной мере получены практические навыки работы с бухгалтерскими программами и документами, в...
-
Аудиторская деятельность осуществляется в виде внешнего аудита, который выполняется аудиторскими фирмами или независимыми аудиторами, а также в виде...
-
Мероприятия по улучшению организации оплаты труда персонала на предприятии ОАО "Высокие технологии" 1. Повышение квалификации работников предпрития....
-
Понятие, классификация и требования предъявляемые к отчетности в современных экономических условиях Бухгалтерская отчетность это единая система данных об...
-
Современный управленческий учет можно определить как вид деятельности в рамках одной организации, который обеспечивает управленческий аппарат организации...
-
Знакомство с работой программы 1с необходимо осуществить на примере задания 2.1, приведенного ниже: Таблица 2.1. Сведения о работниках фермы Ф. И. О....
-
Важнейшей целью аудита является оценка эффективности функционирования системы управления предприятием. Она достигается в процессе контроля со стороны...
-
Организация аудита и принятие аудиторского задания Аудиторская организация - это коммерческая организация, осуществляющая аудиторские проверки и...
-
Принципы организации программного обеспечения Этап программирования является одним из наиболее трудоемких при создании автоматизированной системы....
-
Подсистема расчета заработной платы предназначена для расчета заработной платы, связанных с ней налогов и взносов, а также подготовки соответствующей...
-
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...
-
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и...
-
АО "Атомэнергопроект" является дочерним предприятием государственной корпорации "Росатом". АО "Атомэнергопроект" -- инжиниринговая компания, генеральный...
-
Оценка системы внутреннего контроля - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Для того чтобы организация успешно функционировала, постоянно повышался уровень рентабельности, сохранялись и приумножались ее активы, необходим...
-
ЗАО "Сибирская кожгалантерея" - это одно из крупных и старейших предприятий в России, производящих кожаную галантерею и шорно-седельные изделия....
-
В условиях рынка предприятия поставлены в такие условия, когда они заинтересованы в эффективном и высокопроизводительном труде. От эффективности...
-
Организация документооборота - Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО "Гидросервис"
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки,...
-
Взаимосвязь бухгалтерской службы и отделов коммерческих структур Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность...
-
Актуальность темы исследования. Прибыль для отдельного хозяйствующего субъекта является источником его развития и процветания. Поэтому деятельность...
-
Аудиторский денежный учет правовой Краткая характеристика организация Oбществo с ограниченной ответственностью "Водогрей" основано в 1949 году как...
-
Целями данной курсовой работы является закрепление знаний по курсу "Экономика отрасли", изучение финансовых показателей деятельности строительной...
-
ВВЕДЕНИЕ - Организация учета запасов ТОО "Алматинский городской автобусный парк №2"
Согласно посланию Главы государства Нурсултана Назарбаева, посвященное Стратегии вхождения Казахстана в число 50 наиболее конкурентоспособных стран мира,...
-
Введение - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и...
-
Сущность, роль и функции контроля в управлении - Понятие и сущность финансового контроля
Контроль - это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение...
-
Должностная инструкция главного бухгалтера - Организация бухгалтерского дела в организации
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора организации. 1.2. Главный...
Организация службы документационного обеспечения управления ООО "ДИН" - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"