Организация службы документационного обеспечения управления ООО "ДИН" - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления[48] в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в ООО "ДИН" создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

    - Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании; - Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

    1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
      - прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства, - регистрация документов, - машинописные работы, - распределение телефонных звонков, - отправка документов, - информационно-справочная работа с документами;
    2. Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:
      - снабжает канцелярскими принадлежностями; - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем; - ведет контроль за сохранностью материальных ценностей; - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ[49], так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО "ДИН".

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Основными задачами Общего отдела являются:

    - Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы. - Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании. - Сокращение документооборота, унификация форм документов. - Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение. - Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании. - Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства. - Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

    - Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами; - Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления; - Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий; - Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании. - Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений); - Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними; - Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел; - Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации; - Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.[50]

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО "ДИН" и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ООО "ДИН" являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ООО "ДИН" существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

    - Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности; - Входной контроль и регистрация технической документации; - Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику; - Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК; - Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы; - Документальная подготовка сдачи объекта; - Оформление и согласование проектов технической документации; - Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела; - Разработка технической части договоров на работы отдела; - Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности; - Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

Похожие статьи




Организация службы документационного обеспечения управления ООО "ДИН" - Организация и технология документационного обеспечения ЗАО "Строительная Компания "Дружба"

Предыдущая | Следующая