Оформление дел - Номенклатура дел

Дела, заведенные в делопроизводстве структурных подразделений, подлежат предварительному оформлению при их заведении и окончательному по завершении года. Оформление дел проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем Архива (лица, ответственного за Архив).

Оформление дела, включая дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, предусматривает:

Подшивку дела;

Нумерацию листов в деле;

Составление листа-заверителя дела;

Составление внутренней описи документов дела;

Оформление реквизитов обложки дела.

Оформленные дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в папках типа "Корона" или в скоросшивателях.

Подшивка дел

Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с гребешком, тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т. п.) удаляются. Не допускается передача дел в Архив в папках типа "Корона" и скоросшивателях. Архивные папки с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210x297 мм), должны иметь размеры 229x324x40 мм. Если все листы документов дела превышают вышеуказанный формат (лицевые счета), архивные папки могут иметь соответствующие размеры. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (послужные карты и др.), а также небольшие брошюры, в целях их сохранности и удобства пользования вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.), эти документы вкладываются в конверт, который наклеивается в конце дела на внутреннюю сторону архивной папки. Наличие невостребованных личных документов оговаривается во внутренней описи дела. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата А5 подшиваются за верх левого края, листы формата A3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210x297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается. Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.) следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела - лист-заверитель дела.

Похожие статьи




Оформление дел - Номенклатура дел

Предыдущая | Следующая