ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ И ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ, Оформление обложек дел - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, они могут храниться без нумерации листов и без составления заверительной надписи.

Оформление обложек дел

При оформлении обложек дел постоянного долговременного хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:

    - наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; - наименование структурного подразделения; - индекс дела; - аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); - дата дела (тома, части); - количество листов в деле; - срок хранения дела; - архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место ниже верхнего поля для наименования государственного архива и учреждения, в который будут переданы дела организации на государственное хранение.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК. Архивные шифры на обложках дел долговременного хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:

    - название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; - заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома. ([4; 300)]

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, письма и т. д.), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов включенных в дело. Число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами. Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Похожие статьи




ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ И ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ, Оформление обложек дел - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению

Предыдущая | Следующая