ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ И ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ, Оформление обложек дел - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства.
В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, они могут храниться без нумерации листов и без составления заверительной надписи.
Оформление обложек дел
При оформлении обложек дел постоянного долговременного хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты:
- - наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; - наименование структурного подразделения; - индекс дела; - аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); - дата дела (тома, части); - количество листов в деле; - срок хранения дела; - архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место ниже верхнего поля для наименования государственного архива и учреждения, в который будут переданы дела организации на государственное хранение.
Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК. Архивные шифры на обложках дел долговременного хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования:
- - название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; - заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры.
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома. ([4; 300)]
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, письма и т. д.), являются крайние даты документов, т. е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов включенных в дело. Число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами. Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Похожие статьи
-
В конце каждого дела постоянного, долговременного хранения для учета количества и особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно...
-
ВВЕДЕНИЕ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
Подготовка документов к архивному хранению - во все времена является востребованной. В любом учреждение необходимо понимать общие принципы формирования и...
-
Оформление дел - Подготовка документов к хранению в архиве
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с...
-
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...
-
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Ведомственным...
-
В помощь организациям при проведении экспертизы ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения,...
-
Экспертные комиссии организаций - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, создаются постоянно действующие экспертные комиссии....
-
Описи дел - Подготовка документов к хранению в архиве
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному...
-
Порядок передачи дел на архивное хранение - Подготовка документов к хранению в архиве
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и...
-
Документ делопроизводственный отчетность архив Взаимодействие человека с документами включает создание документов, их использование, доведение до...
-
Заключение - Подготовка документов к хранению в архиве
Передача документов на архивное хранение является завершающей частью цикла делопроизводства в организации. Данная операция производится согласно...
-
Порядок выдачи дел из хранилищ Дела выдаются из хранилищ: Для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения,...
-
Экспертиза ценности документов Рассмотрение организации проведения экспертизы ценности документов предприятия представляется исключительно важным,...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования. Архивными учреждениями...
-
Проверка наличия и состояния дел - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях;...
-
Оформление дел - Номенклатура дел
Дела, заведенные в делопроизводстве структурных подразделений, подлежат предварительному оформлению при их заведении и окончательному по завершении года....
-
Нумерация листов дела - Номенклатура дел
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и...
-
Оперативное хранение документов - Экспертиза ценности документов
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно...
-
Все поступающие в архив организации документы размещаются в Архивохранилищах на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждой организации...
-
Страховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный...
-
Введение - Подготовка документов к хранению в архиве
Деятельность любой организации сопровождается появлением огромного количества различных документов. Это может быть бухгалтерская, кадровая,...
-
Экспертиза ценности документов - Номенклатура дел
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и...
-
Хранение дел в организации МЧС России - Номенклатура дел
С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители структурных подразделений и сотрудники,...
-
Заключение - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Цель курсового исследования достигнута путем реализации поставленных задач. В результате проведенного исследования по теме "Организация архивного фонда...
-
Световой режим Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически...
-
Введение - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и...
-
Структура и назначение номенклатуры дел - Номенклатура дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов,...
-
Общие положения - Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их...
-
Организация проведения экспертизы ценности документов - Экспертиза ценности документов
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется: O отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения...
-
Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года....
-
На должностных лиц организации возлагается административная ответственность, установленная ст. 15.11 Кодекса административных правонарушений РФ. Согласно...
-
Требование к оформлению дел - Номенклатура дел
Формированием дела представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются как в структурном...
-
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...
-
Предоставление помещения и оборудования для размещения архивных документов Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для...
-
Документирование хозяйственных операций - Виды документов в бухгалтерском учете
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными...
-
Формы, классификация и виды первичных документов Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти...
-
Экспертиза ценности документов - это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы...
-
Экспертная комиссия - Экспертиза ценности документов
В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе...
-
Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского...
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ И ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ, Оформление обложек дел - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению