Указание (распоряжение), Протокол - Виды и оформление служебных документов

Указание - распорядительный документ, издаваемый предприятиями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, и по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов [2].

Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами "обязываю", "предлагаю".

Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, советов, совещаниях. Наиболее распространены на коммерческих предприятиях протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и др. Если по договору простого товарищества общие дела ведутся совместно всеми товарищами, то решения оформляются либо протоколом, либо дополнительным соглашением к договору о совместной деятельности.

Протокол составляют на общих бланках предприятия или специально разработанных бланках.

В начале бланка указывают наименование предприятия, название документа - "Протокол", дату, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения мероприятия. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, проводившего заседание или собрание.

Например:

Протокол

Заседания совета директоров 16.01.2001 №1

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

"Председатель" и далее в этой строке фамилия и инициалы председателя;

"Секретарь" и далее в этой строке фамилия и инициалы секретаря;

После слова "Присутствовали" указывают фамилии и инициалы присутствовавших в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных, если число присутствовавших меньше 10, или если общее число присутствовавших более 10, то общее их количество. В протоколах заседаний указывают все фамилии присутствовавших независимо от их количества;

В разделе "повестка дня" раскрывают по пунктам вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога "О", например: "Об утверждении... ", "О создании...", "Об объявлении...", "Об итогах..." и т. д.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

"СЛУШАЛИ:";

"ВЫСТУПИЛИ:";

"ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):".

Основное содержание докладов и выступлений помешается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст постановления строится по образцу текста приказа.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Пример. Составление протокола

17 января 2001 г. состоялось собрание акционеров ОАО "Открывающиеся двери", на котором присутствовало 146 акционеров, владеющих 146 голосующими акциями (у одного акционера одна голосующая акция). Собравшиеся акционеры принимали решение об увеличении уставного капитала, за это решение проголосовало 145 человек, а один - воздержался.

Похожие статьи




Указание (распоряжение), Протокол - Виды и оформление служебных документов

Предыдущая | Следующая