Построение информационно-справочной системы на ПЭВМ - Регистрация и учет документов

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие[11, с. 56]:

Программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура "клиент /сервер");

Поддержка распределенной обработки информации;

Возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

Открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

Типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

Коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

Возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

Средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

Возможности контроля за прохождением документов;

Способ оповещения должностных лиц;

Особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

Средства регламентации доступа и криптозащиты;

Средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

Ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями[11, с. 62]:

Ввод.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

Хранение.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

Возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

Организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

Высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

Экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

Возможность централизованного развития вычислительных средств.

Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-броузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.

Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого "слабого" клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-броузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации.

Похожие статьи




Построение информационно-справочной системы на ПЭВМ - Регистрация и учет документов

Предыдущая | Следующая