ДОКУМЕНТ ЯК СИСТЕМА. ВЛАСТИВОСТІ, ОЗНАКИ І ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТУ - Документ і документація
Документ як системний об'єкт
Документ -- складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації і матеріального (речовинного) носія. З'ясувати його сутність -- це задача, що вирішується за допомогою системного підходу -- методологічного напрямку в науці, що ставить своєю задачею розробку засобів, методів дослідження складноорганізаційних об'єктів -- систем (грецьк. sistema -- ціле, складене з частин, з'єднання).
Документ являє собою систему -- безліч закономірно пов'язаних один з одним елементів і частин як визначене цілісне утворення, єдність. Елемент -- гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію, називається підсистемою. Якщо в системі мається кілька підсистем, то вся систем стає складною.
Поняття системи відносне, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його істотними підсистемами будуть інформаційна і матеріальна (речовинна, субстанціональна) складові, а також конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, плетіння, форзац і т. п.), об'єднані в складне ціле. Підсистемою документа може виступати і текст, що складається з глав, параграфів, абзаців. Як елементи документа виступають заголовок, передмова, колонтитул, плетіння, форзац і т. п. Документ як ціле -- це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно них. З погляду сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книгарень і ін. (в залежності від масштабів системи) документ стає підсистемою або навіть елементом.
Вивчення документу як системи складається у виявленні його елементів, підсистем і зв'язків між ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ як систему. Визначаються функції, виконувані елементами, підсистемами всередині і зовні цієї системи, її властивості, тобто якісні відмінності, що обумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання в соціальній комунікації.
При системному підході досліджуваний документ розглядається як частина більш великої системи соціальних комунікацій. Тому насамперед важливо з'ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в даному випадку документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються цілі існування, функції, виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.
Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його розходження і подібність з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відбиває зовнішню прикмету, по якій (частіше -- сукупності яких) можна віднести об'єкт, що вивчається до документа. На відміну від нього властивість відбиває якісне, тобто внутрішньо властиву документу відмінність. Документ характеризується наявністю усіх властивостей одночасно (різний лише ступінь їхнього прояву), а набір ознак документа в кожнім випадку може бути індивідуальним.
Властивості документа
Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Найбільш істотні з них наступні:
1. Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних доданків, без яких він існувати не може.
Документ як цілісна система складається з двох основних доданків -- інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї зі складових перетворює документ у недокумент (в усне мовлення, річ).
Документ має двоєдину природу, тобто дві сторони: зміст (духовна сутність: думки, ідеї) і форму (матеріальну, речовинну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про двоїсту природу документа є аксіомою документоведення. Змістовно-інформаційна сутність документа є головною ознакою документа. Його форма звичайно розглядається з погляду матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне або інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація матеріалу). Саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грамплатівки, дискети і т. п. Іноді до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і семіотичну (знакову).
Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв'язок, що прийнято використовувати особливий термін "документна інформація".
- 2. Функціональність документу, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ -- поліфункціональний об'єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа виконувати свої сутнісні функції дозволяє розглядати його як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації. 3. Структурність документу, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
Усякий документ має визначену структуру, послідовним і взаємозалежним розташуванням його елементів і підсистем: як текстової, інформаційної складової (передмова, вступна частина, основний текст, допоміжні покажчики, додатки), так і матеріальної складової (обкладинка, плетіння, титульний лист, книжковий блок, корінець, форзац і т. п.).
Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для визначеного виду документів, мають практично усі функціонуючі в системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями і т. п. Саме структура забезпечує ефективність використання і тривалість збереження документа.
Набір перерахованих властивостей документа -- це особлива цілісна система, що виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісним, що відокремити їх одну від одної можливо лише умовно.
Визначення ознак і властивостей документа тільки розпочате в документоведенні і вимагає подальшого уточнення як їхньої номенклатури, так і змістовного наповнення.
Ознаки документа
До відмітних ознак документа відносяться:
1. Наявність значеннєвого семантичного змісту.
Документ -- носій змісту, що передається знаками. Сукупність послідовних знаків, що передають зміст, зміст документа (повідомлення), є його обов'язковою ознакою.
- 2. Стабільна речовинна форма, що забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання і переміщення інформації в просторі і часі. 3. Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, що споконвічно призначені для збереження і передачі інформації в просторі і часі. Документи -- це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації. 4. Завершеність повідомлення. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментарне незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносним, оскільки мається ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи).
Функції документа
Як і всяка система, документ створюється суспільством остільки, оскільки він виконує ті або інші необхідні суспільству функції.
Функція документа -- це його суспільна роль, соціальне призначення:, ціль, задача. Документ -- поліфункціональний об'єкт, що виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій.
Весь спектр соціальних функцій документа можна умовно поділити на три групи: 1) головну; 2) загальні; 3) спеціальні.
Головна, найбільш узагальнююча функція документа -- це збереження і передача (поширення) інформації в часі і/або просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.
Загальні функції -- інформаційна, комунікативна, кумулятивна -- характерні для всіх документів, незалежно від їхнього типу і виду.
Інформаційна функція -- це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої в документі. Існує правило: більше інформації в можливо меншому обсязі документа (звіт про НІР -- стаття -- монографія -- підручник -- енциклопедія: документи розташовані за ступенем збільшення інформаційної ємності). Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, вірогідність, цінність, новизна інформації й ін.
Комунікативна функція -- це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документну комунікацію, що без нього була б неможлива.
Кумулятивна функція -- це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її збереження для нинішнього і прийдешнього поколінь.
Спеціальні функції властиві не всім, а визначеним видам і типам документів, де вони виявляються в більшому ступені відповідно до соціальних потреб суспільства. До них відносяться: управлінська, пізнавальна (освітня), правова, загальнокультурна, меморіальна, гедонічна й ін. функції.
Управлінська або регулятивна функція -- виконується документами, що створені для цілей керування у процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, розпорядження, тобто офіційні і ділові документи).
Пізнавальна або когнітивна функція -- здатність документа служити засобом одержання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи і суспільства. Це призначення документа складається в забезпеченні загального і професійного процесу навчання (підручник, навчальний посібник, практикум, хрестоматія, методичні рекомендації і т. п. -- тобто навчальні документи), а також наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, звіт про НІР й ОКР, тобто наукові документи).
Правова функція -- це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження яких-небудь фактів (зведень). Правовою функцією і першою чергою володіють офіційні видання (конституція, закони, накази), а також історичні джерела, що служать засобом свідоцтва.
Загальнокультурна функція -- здатність документа сприяти розвиткові культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра й ін.).
Меморіальна (пам'ятникова) функція -- здатність документа служити "зовнішньою пам'яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'ятникам (артефактам), що володіють особливою соціально-культурною й історичною цінністю (рукописна книга, рідкі, особливо коштовні й унікальні за змістом, формою або умовою побутування в зовнішнім середовищі документи).
Гедонічна функція -- здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (творів художньої літератури, видання по мистецтву, листівки, кінофільми, діафільми, відеофільми, компакт-диски, грамплатівки, магнітні фонограми і т. п.).
До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету й ін. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незлічима.
Документ завжди поєднує в собі одночасно кілька функцій, що тісно переплетені між собою. Однак поліфункціональність документа не виключає домінуючої ролі однієї його функції (наприклад: підручник -- навчальна, наказ -- правова, афіша -- рекламна).
Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (для чого, з якою метою створений конкретний документ) і читацьке (для кого створений документ -- для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т. д.) призначення документа, для того щоб найбільш ефективно використовувати його потенційні можливості. Від цільового і читацького призначення документа залежить характер інформації, що утримується в ньому, тип і вид документа.
Знання функцій документа дозволяє:
- * визначити справжню цінність документа, соціальну значимість його змісту; * правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну від усної, недокументної) у задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства; * здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів по різних ознаках на види і типи); * визначити найбільш оптимальні шляхи і засоби його виготовлення, переробки, поширення, збереження і використання в бібліотеках, органах НТІ, архівах, книгарнях і т. п.; * розробити теоретичні основи документоведення, сформувати його понятійний апарат і т. д.
Похожие статьи
-
Типологічна класифікація документів - Класифікація документів
Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу...
-
Способи документування документів та їх види За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський,...
-
Система делопроизводства 19 - начала 20 вв. в России Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая...
-
Системы подготовки текстовых документов - Подготовка деловой документации
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, способами ввода и...
-
Построение информационно-справочной системы на ПЭВМ - Регистрация и учет документов
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции:...
-
Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...
-
Бібліографічний опис -- це записана за певними правилами множина бібліографічних даних, що ідентифікують документ. Бібліографічні дані є конкретними...
-
У сукупності спеціальних соціологічних теорій економічна соціологія посідає особливе місце як між дисциплінарна наука яка розкриває зв'язок між...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Висновок - Класифікація документів
Таким чином, на основі комплексу ознак утворюються типи документів по яких будується загальна, відвернута від галузевої специфіки, основна класифікація...
-
Співвідношення видової і типологічної класифікації документів - Класифікація документів
Одним із найбільш важливих і суперечливих питань є співвідношення питань "класифікація" і "типологізація", тобто вид і тип документа. Сутність...
-
В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
Класифікація документів по регулярності виходу у світ - Класифікація документів
По регулярності виходу у світ виділяють періодичні документи, що виходять через певні проміжки часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими...
-
По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні. Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів...
-
Розвиток класифікації документів - Класифікація документів
Класифікація документів - одна з найдавніших і дотепер остаточно невирішених проблем. Початкові етапи її пов'язані з організацією і систематизацією...
-
Система министерского делопроизводства XIX -- начала XX вв. Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства,...
-
Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных...
-
ВИСНОВКИ - Фотометрія та поляриметрія затемнюваних систем, що містять субгіганти
Дисертація присвячена вивченню затемнюваних подвійних систем на стадії обміну масами, або еволюційні близьким до них. Було проведене вивчення як...
-
Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) - Класифікація документів
Філософсько-методологічна основа ББК. Як і більшість сучасних класифікацій, ББК ієрархічна комбінаційна система. Головна її відмінність від інших...
-
Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість...
-
Вони несуть інформацію про соціальні процеси, що відбуваються в суспільстві. Від виду документа залежить те, для чого його можна використати і якими...
-
Уявлення про бібліотечний фонд як про систему, теорія його формування реалізуються в практичній роботі бібліотекаря по створенню і розвитку фонду. Інакше...
-
Економічний інтерес - усвідомлення людиною потреб та економічних умов їх задоволення, реальний спонукальний мотив і причина дій людей, їх ек. та соц....
-
Системы документации - Предмет и задачи документоведения
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. При управлении любыми...
-
Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для...
-
Телескопічний окуляр зіниця зоровий труба Основні схеми Кеплера і Галілея Оптичні системи, призначені для спостереження далеких предметів, називаються...
-
Сонячна система - Планети Сонячної системи
Сонячна система -- планетна система навколо Сонця, до складу якої входить також вісім великих планет із більш ніж 100супутниками, понад 100 000...
-
Відомий девіз полярних дослідників і першопрохідників: "Боротися і шукати, знайти і не здаватися" цілком і повністю відноситься і до сучасної...
-
ЗАРОЖДЕНИЕ ЖИЗНИ НА ПЛАНЕТАХ, ЗОНЫ ЖИЗНИ - Поиск жизни в Солнечной системе
В конце 50-х гг. XX столетия американские биофизики Стэнли Миллер, Хуан Оро, Лесли Оргел в лабораторных условиях имитировали первичную атмосферу планет...
-
ЗМІСТ ДИСЕРТАЦІЇ - Фотометрія та поляриметрія затемнюваних систем, що містять субгіганти
У Вступі розглянута актуальність теми, сформульовані задачі та мета, зазначені новизна отриманих результатів, їх апробація, наведено список публікацій...
-
Найбільш цікаві і несподівані відкриття у світі зірок за останні п'ятдесят років зроблені в області вивчення подвійних зір. Завдяки тому, що вони є...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило,...
-
Из истории профессии - Формуляр документа XVIII века
Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Именно использование письменности, как средства...
-
ЗАРОЖДЕНИЕ ЖИЗНИ НА ПЛАНЕТАХ - Поиски жизни в Солнечной системе
В конце 50-х гг. XX столетия американские биофизики Стэнли Миллер, Хуан Оро, Лесли Оргел в лабораторных условиях имитировали первичную атмосферу планет...
-
В конце XVII века Российское государство остро нуждалось в переустройстве системы государственного управления. Боярская Дума и громоздкий аппарат...
-
Заключение - Создание логистических информационных систем
Информационные системы обеспечивают подготовку, ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных. Они представляют собой соответствующие...
-
Хранение документов в электронной форме - Подготовка деловой документации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
О роли письмовников в русском делопроизводстве - Формуляр документа XVIII века
При изучении документа широко используется понятие формуляра, понимаемое как совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной...
ДОКУМЕНТ ЯК СИСТЕМА. ВЛАСТИВОСТІ, ОЗНАКИ І ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТУ - Документ і документація