Технічна обробка документів - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки

Перш ніж потрапити на полиці фондосховищ, усі твори друку та інші документи підлягають технічній бібліотечній обробці. До неї належить штемпелювання, визначення авторського знака, проставляння інвентарного номера, шифру, написання формуляра, наклеювання кишеньки, аркушів терміну повернення, оправлення документів тощо [12, 17].

Усі документи, що надходять до бібліотеки, одразу ж обов'язково штемпелюють. Жодну бібліотечну книгу, журнал тощо ні в якому разі не можна видати читачеві, якщо вона не проштемпельована. Штемпель свідчить про їх належність певній бібліотеці. Отже, штемпель у певній мірі сприяє збереженню документів, а також популяризує бібліотеку. Кожна бібліотека має свій штемпель. Штемпель ставлять так, щоб він не псував документ: на титульному аркуші, під вихідними даними або його звороті і на 17 сторінці в лівому нижньому кутку під текстом. На титульній сторінці штемпель ставлять для того, щоб відразу було видно, якій бібліотеці належить документ. На 17 сторінці його проставляють тому, що з цієї сторінки розпочинається наступний друкований аркуш., Інколи буває, що перший друкований аркуш випадає з книжкового блоку і тоді штемпель на 17 сторінці дає змогу встановити, якій саме бібліотеці належить книга.

Якщо титульна сторінка відсутня, штемпель ставлять на першій сторінці видання під назвою, на етикетці першого боку грамофонної платівки, на бобіні, котушці, касеті магнітної фонограми, на етикетці діафільму, діапозитивів (слайдів), фільмокопії, мікрофільму. Штемпель також ставлять на звороті аркушів з малюнками, портретами, географічними картами, схемами, кресленням, вкладеними чи вклеєними в документ або додані до нього. На книгах, . що мають менш ніж 17 сторінок, штемпель вдруге ставлять на останній сторінці. На тих журналах, які не мають окремого титульного аркуша, перший штемпель краще ставити біля назви журналу. Другий (як і на книгах) ставлять на 17 сторінці. На газетах штемпель також найзручніше ставити біля назви на полях.

Штемпель замовляють у спеціальних майстернях за зразком, що розробляє бібліотека, і затверджують у вищій організації. Деякі бібліотеки крім штемпелів, вміщують на документах так звані екслібриси, тобто художньо оформлені етикетки із зазначенням назви бібліотеки.

Останнім часом масові бібліотеки практикують проставляння екслібрисів приватних осіб, які безкоштовно передають у громадські фонди свої власні зібрання.

У процесі технічної обробки на документі, що підлягає індивідуальному обліку, проставляють інвентарний номер. Його чітко пишуть або проставляють за допомогою нумератора. Інвентарний номер ставлять на титульній сторінці або її звороті і на 17 сторінці під штемпелем чи поряд з ним. Інколи відділи або філіали ЦБС, до яких книга надійшла в кількох примірниках, приписують до нього через риску порядковий номер одержаного примірника.

Крім штемпеля та інвентарного номера, на кожному документі проставляють шифр зберігання документа. Шифр -- це умовне позначення, що показує, в якому саме місці на полицях зберігається той чи інший документ. Він має літерний або цифровий вигляд залежності від способу розстановки фонду. В ЦБС він складається із класифікаційного індексу та авторського знака. Шифр пишуть на документах у різних місцях: у верхній лівій частині обкладинки (палітурки), титульної сторінки або на її звороті у верхньому лівому кутку, в товстих документах на корінці на відстані 20 мм від нижнього його краю тощо.

Для того, щоб легше було розставляти і знаходити документи па полицях, на тих з них, що мають темний колір обкладинки, шифр пишуть безпосередньо на палітурці спеціальною пастою або білилами, а на світлому оправленні -- чорною пастою. На окремі книги наклеюють спеціальні ярлики певного розміру. Так, для книжок -- 20Х30 мм, для підшивок газет і комплектів журналів застосовують ярлики розміром 80X120 мм, де крім шифру зазначають назву журналу, рік видання і номери, що входять до комплекту. Заповнений ярлик наклеюють так, щоб він не псував назву твору, прізвище його автора або ілюстрацій.

Часто в бібліотеках для полегшення розстановки, використання-та пропаганди фонду, а також його вивчення та перевірки на документах певного року видання або певного структурного підрозділу заклеюють ярлики відповідного кольору.

Подальша робота бібліотекаря з книгами, журналами та іншими документами потребує знання термінів повернення їх до бібліотеки читачем. У зв'язку з цим під час технічної обробки на них наклеюють аркуші термінів повернення, кишеньки для зберігання книжкового формуляра, заповнюють його. Контрольні аркуші і кишеньки наклеюють на внутрішньому боці оправи книги. На контрольних аркушах зазначають, коли документ має бути повернений, а іноді ще й номер читацького формуляра, оскільки в багатьох бібліотеках їх розставляють за терміном повернення книг.

У ЦБС у кожний документ вкладають формуляр. Книжковий формуляр -- це картка певної форми (105X74 мм), у верхній частині якої на друкарській машинці або від руки пишуть прізвище автора, назву книги, вартість, рік видання, інвентарний номер і шифр зберігання документа. Доки книга на полиці, формуляр буде в ній, коли ж її видають читачеві, формуляр виймають і лишають у бібліотеці. У відповідних графах зазначають номер читацького формуляра особи, якій видана ця книга, а також строк повернення книги. Формуляр сприяє реєстрації видачі та контролю за своєчасним поверненням документа, використовується для вивчення фонду [2].

Похожие статьи




Технічна обробка документів - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки

Предыдущая | Следующая