Технічна обробка документів - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки
Перш ніж потрапити на полиці фондосховищ, усі твори друку та інші документи підлягають технічній бібліотечній обробці. До неї належить штемпелювання, визначення авторського знака, проставляння інвентарного номера, шифру, написання формуляра, наклеювання кишеньки, аркушів терміну повернення, оправлення документів тощо [12, 17].
Усі документи, що надходять до бібліотеки, одразу ж обов'язково штемпелюють. Жодну бібліотечну книгу, журнал тощо ні в якому разі не можна видати читачеві, якщо вона не проштемпельована. Штемпель свідчить про їх належність певній бібліотеці. Отже, штемпель у певній мірі сприяє збереженню документів, а також популяризує бібліотеку. Кожна бібліотека має свій штемпель. Штемпель ставлять так, щоб він не псував документ: на титульному аркуші, під вихідними даними або його звороті і на 17 сторінці в лівому нижньому кутку під текстом. На титульній сторінці штемпель ставлять для того, щоб відразу було видно, якій бібліотеці належить документ. На 17 сторінці його проставляють тому, що з цієї сторінки розпочинається наступний друкований аркуш., Інколи буває, що перший друкований аркуш випадає з книжкового блоку і тоді штемпель на 17 сторінці дає змогу встановити, якій саме бібліотеці належить книга.
Якщо титульна сторінка відсутня, штемпель ставлять на першій сторінці видання під назвою, на етикетці першого боку грамофонної платівки, на бобіні, котушці, касеті магнітної фонограми, на етикетці діафільму, діапозитивів (слайдів), фільмокопії, мікрофільму. Штемпель також ставлять на звороті аркушів з малюнками, портретами, географічними картами, схемами, кресленням, вкладеними чи вклеєними в документ або додані до нього. На книгах, . що мають менш ніж 17 сторінок, штемпель вдруге ставлять на останній сторінці. На тих журналах, які не мають окремого титульного аркуша, перший штемпель краще ставити біля назви журналу. Другий (як і на книгах) ставлять на 17 сторінці. На газетах штемпель також найзручніше ставити біля назви на полях.
Штемпель замовляють у спеціальних майстернях за зразком, що розробляє бібліотека, і затверджують у вищій організації. Деякі бібліотеки крім штемпелів, вміщують на документах так звані екслібриси, тобто художньо оформлені етикетки із зазначенням назви бібліотеки.
Останнім часом масові бібліотеки практикують проставляння екслібрисів приватних осіб, які безкоштовно передають у громадські фонди свої власні зібрання.
У процесі технічної обробки на документі, що підлягає індивідуальному обліку, проставляють інвентарний номер. Його чітко пишуть або проставляють за допомогою нумератора. Інвентарний номер ставлять на титульній сторінці або її звороті і на 17 сторінці під штемпелем чи поряд з ним. Інколи відділи або філіали ЦБС, до яких книга надійшла в кількох примірниках, приписують до нього через риску порядковий номер одержаного примірника.
Крім штемпеля та інвентарного номера, на кожному документі проставляють шифр зберігання документа. Шифр -- це умовне позначення, що показує, в якому саме місці на полицях зберігається той чи інший документ. Він має літерний або цифровий вигляд залежності від способу розстановки фонду. В ЦБС він складається із класифікаційного індексу та авторського знака. Шифр пишуть на документах у різних місцях: у верхній лівій частині обкладинки (палітурки), титульної сторінки або на її звороті у верхньому лівому кутку, в товстих документах на корінці на відстані 20 мм від нижнього його краю тощо.
Для того, щоб легше було розставляти і знаходити документи па полицях, на тих з них, що мають темний колір обкладинки, шифр пишуть безпосередньо на палітурці спеціальною пастою або білилами, а на світлому оправленні -- чорною пастою. На окремі книги наклеюють спеціальні ярлики певного розміру. Так, для книжок -- 20Х30 мм, для підшивок газет і комплектів журналів застосовують ярлики розміром 80X120 мм, де крім шифру зазначають назву журналу, рік видання і номери, що входять до комплекту. Заповнений ярлик наклеюють так, щоб він не псував назву твору, прізвище його автора або ілюстрацій.
Часто в бібліотеках для полегшення розстановки, використання-та пропаганди фонду, а також його вивчення та перевірки на документах певного року видання або певного структурного підрозділу заклеюють ярлики відповідного кольору.
Подальша робота бібліотекаря з книгами, журналами та іншими документами потребує знання термінів повернення їх до бібліотеки читачем. У зв'язку з цим під час технічної обробки на них наклеюють аркуші термінів повернення, кишеньки для зберігання книжкового формуляра, заповнюють його. Контрольні аркуші і кишеньки наклеюють на внутрішньому боці оправи книги. На контрольних аркушах зазначають, коли документ має бути повернений, а іноді ще й номер читацького формуляра, оскільки в багатьох бібліотеках їх розставляють за терміном повернення книг.
У ЦБС у кожний документ вкладають формуляр. Книжковий формуляр -- це картка певної форми (105X74 мм), у верхній частині якої на друкарській машинці або від руки пишуть прізвище автора, назву книги, вартість, рік видання, інвентарний номер і шифр зберігання документа. Доки книга на полиці, формуляр буде в ній, коли ж її видають читачеві, формуляр виймають і лишають у бібліотеці. У відповідних графах зазначають номер читацького формуляра особи, якій видана ця книга, а також строк повернення книги. Формуляр сприяє реєстрації видачі та контролю за своєчасним поверненням документа, використовується для вивчення фонду [2].
Похожие статьи
-
Бібліографічний опис -- це записана за певними правилами множина бібліографічних даних, що ідентифікують документ. Бібліографічні дані є конкретними...
-
Уявлення про бібліотечний фонд як про систему, теорія його формування реалізуються в практичній роботі бібліотекаря по створенню і розвитку фонду. Інакше...
-
Основні принципи систематизації - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки
Систематизація документів -- це процес, у ході якого визначається класифікаційний індекс документа відповідно до його змісту за таблицями конкретної...
-
Зміст і послідовність процесу систематизації - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки
До процесу систематизації входять кілька операцій, що здійснюються поетапно і пов'язані між собою: аналіз об'єкта систематизації; відбір ознак документа...
-
Таблиці класифікації - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки
Системи класифікації для зручності в практичному використанні оформляють у вигляді таблиць класифікації. Таблиці класифікації -- це практичний посібник...
-
Систематизація документів - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки
Систематизація документів -- один з найдавніших і найпоширеніших методів їхньої аналітико-синтетичної обробки, оскільки вона відповідає потребам людей у...
-
Суть і значення наукової обробки документів - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки
Стиснення, згортання інформації здійснюється в ході наукової обробки документів. З первинного документа беруть потрібні користувачам відомості про його...
-
Вступ - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки
Актуальність . Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість...
-
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или...
-
Способи документування документів та їх види За способом документування (або закріплення інформації на носії) виділяють рукописний, друкарський,...
-
Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под...
-
Организация учета документов Архивного фонда РФ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого...
-
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все...
-
Розробка сучасної моделі стрижки та зачіски - Жіноча зачіска на основі моди Японії
В розробці даної моделі зачіски посприяла мода Японії та напрям сучасної моди. Японська культура значно впливає на європейський стиль. Все більше...
-
Вони несуть інформацію про соціальні процеси, що відбуваються в суспільстві. Від виду документа залежить те, для чого його можна використати і якими...
-
Требования к созданию текста документа - Текстовой документ и его оформление
ЕСКД ГОСТ 2.105-95 устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Текст...
-
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,...
-
Типологічна класифікація документів - Класифікація документів
Як відомо, типологія документа - це віднесення його до певного типу по сукупності ознак. Типологічний критерій також може бути встановлений в основу...
-
По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні і вторинні. Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів...
-
Класифікація документів, Класифікація документів за змістом - Класифікація документів
Класифікація документів за змістом Класифікації, в основу яких встановлена ознака змісту (значення) документа, називають семантичними. В них проводиться...
-
Розвиток класифікації документів - Класифікація документів
Класифікація документів - одна з найдавніших і дотепер остаточно невирішених проблем. Початкові етапи її пов'язані з організацією і систематизацією...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Співвідношення видової і типологічної класифікації документів - Класифікація документів
Одним із найбільш важливих і суперечливих питань є співвідношення питань "класифікація" і "типологізація", тобто вид і тип документа. Сутність...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
Введение - Текстовой документ и его оформление
Документ на различных современных носителях является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
Понятия "информация" и "документ" - Предмет и задачи документоведения
Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации Понятия "информация" и "документ" . Основу деятельности любого...
-
Документ ценный уникальный учет экспертиза Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения...
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми....
-
Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда в...
-
В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал,...
-
Организация использования архивной информации через СМИ (печать, радио, телевидение, кино) включает в себя информирование широкого круга потребителей...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
-
Заключение - Текстовой документ и его оформление
Документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) - понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати)...
-
1. Антисептированные прокладки используют для дезинфекции документов с ослабленной основой. В зависимости от стойкости текста в растворителе применяют...
Технічна обробка документів - Процес обробки документного фонду сучасної бібліотеки