Пакет прикладных программ Microsoft Office - Подготовка деловой документации
Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются "де факто" стандартом для офисной работы. Сложно найти учреждение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98SE,2000, NT, ХР) и пакетом прикладных программ Office. Знание составных частей пакета -- текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса. Популярный пакет программ - Microsoft Office 2000, включающий в себя в стандартном наборе Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000 и PowerPoint 2000. В версии Small Business - PowerPoint 2000 заменен издательским пакетом Publisher 2000, версия Professional включает в себя как стандартный набор, так и дополнения Small Business, а также имеет средство работы с базами данных (СУБД) Access 2000. Самая полная версия Premium включает также пакет для создания деловой графики PhotoDraw 2000 и средство создания Web-сайтов FrontPage 2000. Две последние программы поставляются в англоязычном варианте. В комплект в качестве бесплатного приложения входит Internet Explorer 5.0 - набор программ для работы в Internet. Существует также версия Office 2000 Developer - для разработчиков прикладных программ на базе Office.
Самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.
Основная идея пакета программ - работа в Internet. Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь разработчики предполагают, что подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов - HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows.
Достаточно распространенная для современного офиса является ситуация, когда документы готовятся не только на русском и английском, но и на других языках - от немецкого, испанского или французского и до арабского, японского. Дополнительный пакет MS Office 2000 Multi-Language Pack позволяет легко создавать многоязычные документы и проверять правописание.
Microsoft Access - это реляционная база данных. В основе этой программы лежат таблицы. Microsoft Access отличается от Excel тем, что в отличие от Excel, СУБД Access позволяет работать с целой системой взаимосвязанных таблиц. В СУБД Access используются при работе с таблицами формулы, сортировка, связи отдельных ячеек и их форматирование. При необходимости извлечь нужные данные сразу из нескольких таблиц базы данных можно сформировать запрос, при этом ячейки на экране будут располагаться в заданном порядке. Результаты запроса можно распечатать, используя инструмент "Отчет". Отчет представляет собой таблицу с запрошенными данными, оформление можно выбрать из предложенных шаблонов.
Еще одна важная особенность пакета прикладных программ Microsoft Office - это интегрированность, возможность работы в связке. Это означает, что можно выделять объекты или части текста в одной программе, а потом переносить в другую. Например, можно скопировать часть таблицы в Microsoft Excel и перенести ее в документ Microsoft Word.
Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей - дополнений. Среди таких программ можно найти и серьезные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные "макросы", созданные простыми пользователями.
Microsoft Word - основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.
Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.
Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:
- - автотекст - для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики; - стили - для хранения и задания сразу целых наборов форматов; - слияние - для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток; - макросы - для выполнения последовательности часто используемых команд; - "мастера" - для создания профессионально оформленных документов.
С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.
Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.
Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т. д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:
- - создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением. doc) и затем изменять в нем переменную часть текста; - создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением. dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определенными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением. DOT.
Шаблоны используются:
- 1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением. dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке. 2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путем слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т. е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.
Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее.
Похожие статьи
-
Системы подготовки текстовых документов - Подготовка деловой документации
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, способами ввода и...
-
Хранение документов в электронной форме - Подготовка деловой документации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
Програмное обеспечение Microsoft Office - Анализ деятельности ОАО "Российские железные дороги"
Microsoft Office -- Офисный пакет приложений. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами,...
-
Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей...
-
- определение объекта наблюдения, - определение единицы объекта, - составление программы статистического наблюдения, - составление программы разработки...
-
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СМК Документация в системе менеджмента качества создается для того, чтобы спланированные оптимальные и рациональные...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ - Подготовка передача дел в архив организации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
ПОДГОТОВКА К ИССЛЕДОВАНИЮ, Подготовка условий для работы - Методология научной деятельности
Основными стадиями подготовительного этапа являются: подготовка условий, необходимых для исследования, и составление библиографии по теме. Подготовка...
-
Прямого требования стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) о том, чтобы в организации были созданы карты процессов, либо другие документы представляющие...
-
Последовательность подготовки материалов к печати Подготовку материалов исследования к печати необходимо проводить в такой последовательности. Составляют...
-
1. Миссия группы компаний "РАСТЕР-ДЕО" Мы создаем и продаем больше, чем товар, - мы создаем и продаем технологию чистоты! Проблема распространения...
-
Разработка плана и программы аудита эффективности - Аудит эффективности бизнес-процесса закупки
После оценки рисков хозяйственной деятельности и элементов системы внутреннего контроля, следующим этапом является разработка плана и программы аудита...
-
В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000) система качества организации должна быть документирована. Как правило,...
-
Содержание и этапы НИР - Комплексная подготовка производства
1. Разработка технического задания 2. Проведение теоретических и экспериментальных исследований 3. Оформление результатов НИР 4. Приемка НИР 1....
-
Примерный состав технологической документации - Комплексная подготовка производства
1. Маршрутные карты - указывают последовательность прохождения заготовок, деталей или сборочных единиц по цехам и производственным участкам предприятия...
-
Прикладные НИР - Комплексная подготовка производства
- непосредственно направлены: - на создание новых конкретных изделий - на совершенствование существующих изделий - на разработку способов производства...
-
Оформление документации, Документации об отпусках - Виды документооборота на предприятии ОАО НГРЭС
Рассмотрим документы по кадровому составу. В документы о движении по службе обязаны присутствовать: Форма документа: в наименовании документа должно быть...
-
В работе центра особенно полно представлены история диссидентского движения 1960--1970-х гг. и период перестройки в СССР. Архив Украины ХХ в. был основан...
-
Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Подготовка передача дел в архив организации
Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией
Документация СМК - это один из основных элементов функционирования СМК. Определяя формы и виды взаимодействий и устанавливая порядок ввода и вывода...
-
Технологическая подготовка производства (ТПП) - Комплексная подготовка производства
- совокупность мероприятий, обеспечивающих технологическую готовность производства - наличие на предприятии полных комплектов конструкторской...
-
Вслед за Ю. А. Гагариным - программы "Восток", "Восход", "Союз" - Первый полет человека в космос
Программой "Восток", помимо полета Ю. Гагарина, предусматривалось осуществить запуск еще пяти пилотируемых кораблей. 6 августа 1961 г. стартовал...
-
История проекта. - Космическая программа "Буран"
Необходимость создания отечественной многоразовой космической системы, как средства сдерживания потенциального противника была выявлена в ходе...
-
Вслед за Ю. А. Гагариным - программы "Восток", "Восход", "Союз" - Полеты человека в космос
Программой "Восток", помимо полета Ю. Гагарина, предусматривалось осуществить запуск еще пяти пилотируемых кораблей. 6 августа 1961 г. стартовал...
-
В работе любой организации случаются ситуации, когда возможно отступление от установленных правил и требований работы. Эти ситуации могут возникать по...
-
Системы документации - Предмет и задачи документоведения
Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. При управлении любыми...
-
Управление записями это процедура, которая обеспечивает сбор и сохранение управленческой информации в системе качества. За счет этой процедуры становится...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Подготовка передача дел в архив организации
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Номенклатура дел - Это систематизированный перечень...
-
ПОДГОТОВКА К ОКРАСКЕ, ТЕХНОЛОГИЯ ОКРАСКИ - Окраска волос
Для окраски необходимы следующие приспособления: -пелерина для защиты одежды от краски; -несколько пластиковых или стеклянных чашек для разведения и...
-
Фундаментальные НИР, Поисковые НИР - Комплексная подготовка производства
- открытие новых явлений, закономерностей и принципов, которые могут быть использованы при создании новой техники, технологии, организации производства и...
-
Текстовой документ: понятие, его функции в социальных системах - Текстовой документ и его оформление
В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит...
-
История создания ОК "Буран" - Буран: история создания и первого запуска на орбиту
Работы по созданию крылатых космических кораблей в Советском Союзе имеют свою историю. Идея использовать крылья на возвращаемом космическом аппарате...
-
Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се...
-
Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах: - получение информации, ее обработка; - анализ, подготовка, принятие решений; -...
-
В основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, их равной доступности для любого физического или...
-
Построение информационно-справочной системы на ПЭВМ - Регистрация и учет документов
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции:...
-
Первый спутник. Исторический рубеж - История достижений космонавтики
Первая попытка поставить вопрос о создании ИСЗ была сделана в декабре 1953 г. при подготовке проекта постановления Совмина по ракете Р-7. Предлагалось:...
-
Нормативно-правовая информация аудита эффективности бизнес-процесса закупки Нормативно-правовое регулирование закупочной деятельности можно подразделить...
-
Для эволюции живых организмов от простейших форм (вирусы, бактерии) к разумным существам необходимы огромные интервалы времени так как "движущей силой"...
Пакет прикладных программ Microsoft Office - Подготовка деловой документации