Особенности хранения документов в акционерном обществе - Документирование деятельности акционерных обществ

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03-33/пс в соответствии со ст.89 Федерального закона "Об акционерных обществах". Федеральный закон "Об акционерных обществах" № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ, ст.89

Установлено, что "общество хранит документы, предусмотренные п.1, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг".

Общество обязано хранить следующие документы:

Е договор о создании общества;

Е устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, свидетельство о государственной регистрации общества;

Е документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

Е внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров и иными органами управления общества;
Положение о филиале или представительстве общества;

Е годовой финансовый отчет;

Е проспект эмиссии акций общества;

Е документы бухгалтерского учета;

Е документы финансовой отчетности, представляемые в соответствующие органы;

Е протоколы общих собраний акционеров общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

Е списки аффилированных лиц общества с указанием количества и категории (типа) принадлежащих им акций;

Е заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

Е бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

Е отчеты независимых оценщиков;

Е списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав;

Е ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с федеральными законами. Федеральный закон "Об акционерных обществах" № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ

Сроки хранения этих документов указаны в Положении. Постановление ФКЦБ от 16.06.2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ".

В качестве места хранения указанных документов названо место нахождения его исполнительного органа или иное место, известное и доступное для акционеров, кредиторов общества и иных заинтересованных лиц.

Сроки хранения определяются по перечню документов со сроками хранения. Основным является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения". Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)

Отраслевые перечни более детально перечисляют документы данного вида деятельности.

Что касается принципов хранения документов общества, то, согласно Перечню, они следующие:

    § организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом; § организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений, до передачи их в архив обеспечивается руководителем структурных подразделений общества; § документы с грифом "коммерческая тайна" должны храниться в сейфах; § передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в учетных журналах; § документы общества, вышедшие из оперативной работы, должны передаваться в архив общества, для которого отводится специальное помещение; § документы, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Особое внимание уделяется хранению бюллетеней для голосования акционерного общества.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества постоянно. Кузнецова Т. В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ//Секретарское дело, 2004,№ 1,с 5-8

Закон гарантирует акционерам доступ ко всем обязательным документам, включая документы бухгалтерского учета и протоколам заседаний коллегиального исполнительного органа. В соответствии с новой редакцией закона об акционерных обществах акционер или акционеры, имеющие в совокупности не менее 25 % голосующих акций общества, вправе с ними ознакомиться. Конкретизирован порядок ознакомления с этими документами - они должны быть представлены обществом в течение семи

Дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества.

Похожие статьи




Особенности хранения документов в акционерном обществе - Документирование деятельности акционерных обществ

Предыдущая | Следующая