ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА - Организация службы документационного обеспечения управления

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Организация рабочего места -- это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению с учетом антропометрических данных исполнителя.

Основными факторами, при разработке планировки рабочего места являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи в процессе труда, правила пожарной безопасности и промышленной санитарии, специфические требования органов государственного надзора к специальным помещениям и службам.

Нормативная площадь на одного работника службы ДОУ должна составлять не менее 4-х кв. м. Схемы размещения рабочих мест должны предусматривать расстояние между рабочими столами с видеомониторами не менее 2,0 м. Площадь на одно рабочее место для пользователей ПЭВМ должна составлять не менее 6,0 кв. м, а объем -- не менее 20,0 куб. м. [11].

Высота рабочего стола рекомендуется в пределах 68-73 см, столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Все, что постоянно требуется сотруднику во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая [15, с. 143-144].

Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места сотрудника службы ДОУ. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда -- неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. Стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготовляют стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере -- без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно) [22].

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого -- его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций работников службы ДОУ, автоматизации и механизации рабочих мест придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

Средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

Средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

Средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

Средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

Средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

Специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Необходимо отметить, что при рациональной планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:

На рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

Каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;

Канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;

Все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

Документы, с которыми работает сотрудник, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

Документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

Движения работника должны быть оптимальными, т. е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день [16, с. 31-32].

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим составляющим рабочего места относятся:

Нормальное освещение;

Устранение шумов;

Вентиляция воздуха;

Температура воздуха;

Установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Помещения, где эксплуатируются ПЭВМ, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Согласно Санитарным правилам и нормам искусственный свет должен быть достаточно ярок, чтобы можно было работать, однако не настолько, чтобы экран компьютера и бумага "бликовали". Солнечный свет также неплохо приглушать в определенные часы, чтобы он не слепил глаза и не перегревал помещение. Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. При работе с документами допускается применение системы комбинированного освещения, т. е. к потолку вплотную прикрепляются лампы дневного освещения (люминесцентные), а на рабочем столе (или над ним, или рядом с ним) размещают лампу накаливания.

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 500 люкс. Для борьбы с монотонностью работы в помещении желательно предусмотреть динамическое (изменяющееся во времени) освещение. Для этого светильники общего и местного освещения должны иметь плавную (ручную или автоматическую) регулировку силы света, обеспечивающую возможность снижения освещенности рабочих поверхностей до 300 люкс. Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 ° от горизонтальной линии взора [22].

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

В санитарных нормах определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1 200 кДж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 °С в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 °С в холодное время, независимо от количества людей, находящихся в помещении [22].

Уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. Минимальная влажность не должна быть ниже 25-30%, нормальная -- в пределах 40-60% [22].

В статье Кунай Н. "90-60-90: ваш офис на уровне мировых стандартов" подробно рассказано о еще одной немаловажной составляющей микроклимата - о чистоте воздуха. В ней сказано, что особенно важно следить за ней в тех помещениях, где основной объем работы связан с бумажными носителями. На частичках бумажной и картонной пыли находятся споры, бактерии, грибки, а совсем недавно ученые открыли и существование микроскопического пылевого клеща. Все это может привести к ухудшению здоровья работников. Поэтому в служебных помещениях должно проводиться кондиционирование воздуха [9, с. 68].

Уровень шума является еще одним фактором, определяющим условия работы. Излишний шум снижает работоспособность и сказывается на психологическом состоянии человека. Согласно Санитарным правилам и нормам уровень безопасного шума для офисным помещений равнее 55 дБ [22]. Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест [9, с. 68].

Подводя итог всему вышеперечисленному, можно сказать, что для рациональной организации рабочих мест работников службы ДОУ необходимо:

В размещении рабочего места учитывать нормативную площадь на одного работающего; правильную освещенность (естественный свет должен падать слева или спереди); незагроможденность пространства ненужными для непосредственных рабочих операций предметами; обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в сеть; по возможности исключения отвлекающего неблагоприятного воздействия уличных раздражителей, теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов, телевизоров и других аудиовизуальных средств;

Выбрать форму и габариты мебели с учетом антропометрических показателей для обеспечения удобного положения корпуса работника при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения;

Подобрать оргтехнику, средства механизации с максимально возможной степенью их типизации;

Организовать места сотрудников в соответствии с технологическим процессом выполняемых ими работ;

Совершенствовать условия труда, создавая благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.

На мой взгляд, воздействие вредных и опасных производительных факторов можно исключить или довести их до безопасных величин путем надлежащей организации рабочих мест, поддержания микроклимата и аэроионного состава воздуха рабочей зоны, соблюдения режима труда и отдыха, применения комплекса мероприятий по предупреждению переутомления работающих и др.

Похожие статьи




ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА - Организация службы документационного обеспечения управления

Предыдущая | Следующая