Законодательная и нормативная регламентация документации по личному составу - Анализ документирования по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

    ? трудовой договор, заключенные предприятием с работником; ? приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); ? трудовые книжки; ? личные карточки формы - Т-2; ? личные дела; ? лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Рассмотрим трудовой договор. Понятие трудового договора дает статья 56 ТК РФ: "Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которыми работодатель обязуется предоставить работнику работу об обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник". Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие. Согласно статье 21 ТК, при заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что "срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев".

Далее обратим внимание на нормативную регламентацию трудовой книжки. Правила ведения и заполнения трудовых книжек в организации установлены Постановлением Минтруда РФ N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее по тексту - Постановление Минтруда РФ "Об утверждении Инструкции... ") и Постановлением Правительства РФ N 373"О трудовых книжках" (далее по тексту - Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках"). Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.). Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежащим образом заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежащим образом заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.). Профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. После указания даты заполнения трудовой книжки, подписью, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, заверяется правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Теперь рассмотрим личную карточку, форма которой и рекомендации по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ -

Форма N Т-2. Личная карточка заполняется сотрудником какой-либо организации, ответственным за ведение кадрового учета, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу; паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки; а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п.5 "Знание иностранного языка" раздела I формы указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При этом исходной датой, на которую исчисляется стаж работы, является, как правило, дата приема на работу работника. Общий стаж представляет собой суммирование всех периодов трудовой деятельности работника до поступления на работу в организацию.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

    ? военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; ? удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение остальных пунктов производится на основании информации из перечисленных документов.

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" вносится запись о приеме работника на работу, размере его должностного оклада, указывается основание приема на работу. С указанной записью и каждой последующей записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работник должен быть ознакомлен под расписку в графе 6 формы.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

После заполнения личная карточка работника помещается в папку "Личные карточки работников организации", которая хранится обычно в сейфе организации. Личные карточки работающих сотрудников хранятся отдельно от личных карточек уволенных работников.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Похожие статьи




Законодательная и нормативная регламентация документации по личному составу - Анализ документирования по личному составу

Предыдущая | Следующая