Аналіз діяльності Центрального державного електронного архіву України - Аналіз діяльності Центрального державного електронного архіву України

2.1 Характеристика Центрального державного електронного архіву України

Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів.

В Україні процес зберігання цифрової спадщини було розпочато прийняттям низки нормативно-правових документів у 2003 р., а саме: Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" (2003 р., № 851-IV), Закону України "Про електронний цифровий підпис" (2003 р., № 852-IV), "Порядку зберігання електронних документів в архівних установах" (наказ Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві юстиції України в 2005 р., № 627/10907), Закону України "Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" (2007 р., № 537-V). Законотворчий процес у цій царині триває. В Україні він відбувається з урахуванням вітчизняних архівознавчих традицій та сучасних світових інформаційних технологій.

У 2007 р. було створено Центральний державний електронний архів України. Ця подія стала найкращим проявом політичної волі на державному рівні щодо збереження цифрових ресурсів (електронних документів, електронних інформаційних ресурсів). Нині Центральний державний електронний архів України здійснює координацію діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форми власності в галузі електронного діловодства, впровадження інформаційно-комунікаційних технологій, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, зберігання та використання інформації.

Центральний державний електронний архів України як державний орган виконує завдання та функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує облік, збереженість електронних документів Національного архівного фонду та електронних інформаційних ресурсів і використання їх інформації.

Електронний архів - інформаційна система, що приймає, зберігає та надає користувачам та державним архівам доступ до архівних документів в електронному вигляді (профільні документи) тривалого або постійного термінів зберігання. Відповідно до Положення державної установи "Центрального державного електронного архіву України" (далі ЦДЕА України), затвердженного наказом Держкомархіву України від 21.06.2007 р. № 97, до складу документів архіву входять:

    - електронні документи установ - джерел формування НАФ, передані державними архівами; - електронні інформаційні ресурси; - електронні документи та інформаційні ресурси особового походження, передані державними архівами та їх власниками; - службові видання в електронному вигляді, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв; - електронні документи юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону; - електронні страхові копії особливо цінних та унікальних документів та інформаційних ресурсів, що зберігаються в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форми власності; - облікові документи та архівні довідники: описи, каталоги, путівники тощо.

ЦДЕА України очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади Головою Укрдержархіву.

Директор має заступників, які за його поданням призначаються на посади та звільняються з посад Головою Укрдержархіву.

Директор ЦДЕА України:

    - здійснює керівництво діяльністю ЦДЕА України, несе персональну відповідальність за виконання покладених на ЦДЕА України завдань, здійснює функціональний розподіл обов'язків між заступниками директора ЦДЕА України; - затверджує положення про структурні підрозділи і посадові інструкції працівників ЦДЕА України; - призначає на посади і звільняє з посад працівників ЦДЕА України; - видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання; - притягує до дисциплінарної відповідальності працівників ЦДЕА України; - розпоряджається коштами ЦДЕА України в межах затвердженого на його утримання кошторису; - вирішує питання про надання доступу до документів Національного архівного фонду та інформаційних ресурсів, що зберігаються в ЦДЕА України; - організовує роботу колегії ЦДЕА України і головує на її засіданнях; - здійснює інші передбачені законом повноваження.

Основними завданнями відділу формування НАФ та діловодства є:

    - забезпечення реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства в межах своєї компетенції; - організація формування Національного архівного фонду України (далі НАФ України) електронними документами установ ( органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, громадян і їх об'єднань) переданими центральними та обласними державними архівами, електронних інформаційних ресурсів (в т. ч. особового походження), електронних страхових копій, облікових документів та архівних довідників; - здійснення контролю за комплектуванням електронних документів НАФ України та реалізація переважного права на придбання профільних документів НАФ України у разі їх продажу; - організація і проведення державної експертизи цінності документів, підтвердження відповідності та цілісності з метою внесення їх до НАФ України або вилучення з нього; - надання методичної допомоги з питань впровадження електронного документообігу та електронного підпису державним архівам, органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності.

Структура

Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства

Відділ інформаційних технологій

Відділ забезпечення збереженості та обліку

Фінансово-економічний відділ

Сектор використання інформації документів

Сектор кадрової та режимно-секретної роботи

Основними завданнями відділу забезпечення збереженості та обліку є:

    - участь у реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства; - координація діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності з питань впровадження електронного документообігу та електронного підпису; - забезпечення належних умов зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, прийнятих на постійне зберігання до ЦДЕА України; - здійснення обліку електронних документів та електронних інформаційних ресурсів; - перевірка цілісності та автентичності електронних документів та електронних інформаційних ресурсів в процесі зберігання в ЦДЕА України; - проведення науково-дослідної та методичної роботи з питань обліку, описування, зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів.

Основними завданнями відділу інформаційних технологій є:

    - розвиток та експлуатація інформаційної системи ЦДЕА України; - захист інформації в інформаційній системі ЦДЕА України; - забезпечення широкого доступу до документної інформації; - програмно-технологічне забезпечення технологічних процесів; - забезпечення функціонування, редагування, супровід веб-сайту ЦДЕА України; - надання методичної допомоги з питань своєї діяльності державним архівам, органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності; - проведення науково-дослідної та методичної роботи з питань роботи відділу.

Основними завданнями фінансово-економічний відділу є:

    - забезпечення ефективного та економного використання бюджетних асигнувань, матеріальних та трудових ресурсів; - розроблення на основі чинного законодавства схем посадових окладів та систем оплати працівників ЦДЕА України; - організація і ведення бухгалтерського обліку та звітності ЦДЕА України; - розроблення бюджетних запитів по ЦДЕА України для подання Державному комітету архівів України в терміни та порядку, що ним встановлені; - здійснення контролю за своєчасним і належним оформленням фінансово-господарських документів та законністю операцій; - контроль за виконанням зобов'язань наявністю та рухом майна; - використання матеріальних і фінансових ресурсів відповідно до затверджених кошторисів; - організація бухгалтерського обліку відповідно до діючих нормативних актів; - реалізація єдиної державної кадрової політики; - проведення економічного аналізу фінансово - господарської діяльності з метою виявлення резервів, запобігання витрат.

Основними завданнями сектору кадрової та режимно-секретної роботи є:

    - реалізація державної політики у сфері державної служби та з питань кадрової роботи в Архіві; - задоволення потреби в кваліфікованих кадрах та їх ефективне використання; - прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар'єри, забезпечення їх безперервного навчання; - документальне оформлення проходження державної служби та трудових відносин; - організація підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

Основними завданнями сектору використання інформації документів є:

    - участь у реалізації державної політики в сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції; - організація доступу до інформації, що міститься в електронних документах та електронних інформаційних ресурсах та довідковому апараті до них; - організація інформування громадськості про склад і зміст електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, відомості яких можуть бути використані державними органами, підприємствами, установами і організаціями, зацікавленими особами, громадянами; - надання методичної допомоги з питань використання інформації електронних документів державним архівам, органам державної влади, місцевого самоврядування, юридичним і фізичним особам;

Перспективи подальшого успішного функціонування ЦДЕА України та використання ретроспективної інформації в електронному вигляді вимагають внесення змін до Закону України "Про обов'язковий примірник", які б забезпечили комплектування архіву електронними інформаційними ресурсами та сприяли розширенню доступу користувачів до ретроспективної інформації; законодавчого вирішення питання щодо надання права членам експертно-перевірних комісій накладати електронний цифровий підпис на електронні документи у процесі конвертації; визначення метаданих за єдиною схемою архівного описання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів; унормування форматів зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів за типом цифрових даних (текстові документи, електронні таблиці, графічні, мультимедіа, бази даних) та розроблення порядку проведення процедури їхньої конвертації; визначення носіїв для постійного зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів.

2.2 Діяльність Центрального державного електронного архіву України

Основні напрями діяльності ЦДЕА України[ред. код]

    - участь у реалізації державної політики в сфері архівної справи і діловодства, координація діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності з питань впровадження електронного документообігу, зберігання електронних документів та використання їх інформації; - приймання профільних документів, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться; - проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього; - надання методичної допомоги з питань своєї діяльності державним архівам, органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності; - проведення науково-дослідної та методичної роботи з питань створення, обліку, зберігання, користування архівними електронними документами та електронними інформаційними ресурсами, впровадження електронного документообігу, електронного цифрового підпису, інформаційно-комунікаційних технологій.

Виходячи з того, які профільні документи утворюються в сучасному електронному документообігу, сьогодні електронний архів займається розробкою порядку прийняття на зберігання наступних профільних документів: електронний документ, який захищено електронним цифровим підписом, та електронні інформаційні ресурси, до яких відносять бази даних і веб-сайти.

Основними завданнями ЦДЕА України є:

    - участь у реалізації державної політики в сфері архівної справи і діловодства, координація діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності з питань впровадження електронного документообігу, зберігання електронних документів та використання їх інформації; - приймання профільних документів, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться; - проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього; - надання методичної допомоги з питань своєї діяльності державним архівам, органам державної влади, місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності; - проведення науково-дослідної та методичної роботи з питань створення, обліку, зберігання, користування архівними електронними документами та електронними інформаційними ресурсами, впровадження електронного документообігу, електронного цифрового підпису, інформаційно-комунікаційних технологій.

Відповідно до покладених завдань на ЦДЕА України і в межах своїх повноважень:

    - подає пропозиції щодо формування державної політики з питань впровадження електронних документів та електронного документообігу; - бере участь у складанні цільових програм та планів розвитку архівної справи й забезпечує їх виконання; - визначає джерела комплектування профільними документами; - приймає на прохання юридичних та фізичних осіб профільні документи НАФ, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання; - здійснює разом з державними архівами експертизу цінності електронних документів та електронних інформаційних ресурсів і забезпечує їх виконання; - придбаває електронні документи та електронні інформаційні ресурси у разі їх продажу, звертається до суду з позовом про передачу у власність держави електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, які не мають власника або власник яких невідомий; - бере участь у перевірках роботи архівних підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності стосовно впровадження електронного документообігу та електронного підпису, а також створення, обліку, зберігання електронних документів та використання відомостей, що в них містяться; - забезпечує технічні параметри зберігання профільних документів та вживає заходів для вдосконалення системи зберігання профільних документів; - бере участь у визначенні вимог щодо форматів приймання профільних документів, супровідної документації; - забезпечує резервне копіювання профільних документів; - визначає вимоги щодо описування профільних документів; - веде державний облік архівних електронних документів НАФ та електронних інформаційних ресурсів незалежно від місця зберігання і форми власності на них; - створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних електронних документів та електронних інформаційних ресурсів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів; - надає безпосередньо користувачам та державним архівам доступ до відомостей, що містяться в архівних електронних документах, електронних інформаційних ресурсах і довідковому апараті до них, інформує про документи та ресурси, відомості з яких можуть бути ними використані; - забезпечує у межах своїх повноважень охорону та збереження інформації, що становить державну таємницю, організовує перегляд в установленому порядку грифів обмеження доступу до інформації, що міститься в архівних документах; - публікує в установленому порядку архівні електронні документи та електронні інформаційні ресурси, випускає довідково-інформаційні видання і посібники; - надає платні послуги юридичним і фізичним особам з питань своєї діяльності; - здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з інформаційно-комунікаційних технологій, електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію; - організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду; - виконує інші функції, пов'язані з виконанням ЦДЕА України завдань.

ЦДЕА України з метою організації своєї діяльності:

    - вживає заходів щодо удосконалення структури ЦДЕА України; - забезпечує в межах повноважень проведення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в ЦДЕА України; - здійснює добір кадрів, формує кадровий резерв на відповідні посади, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників ЦДЕА України; - організовує планово-фінансову роботу в ЦДЕА України, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку; - забезпечує представництво інтересів ЦДЕА України у судових та інших органах; - організовує діловодство та архівне зберігання документів ЦДЕА України відповідно до встановлених правил.

ЦДЕА України у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими державними архівами, органами державної влади, місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності.

Враховуючи невирішеність питань інтелектуальної власності, авторського та сумісного права на законодавчому рівні, щодо веб-сайтів ЦДЕА України започаткував практику укладання договорів із правовласниками цих електронних інформаційних ресурсів.

Довготривале зберігання профільних документів в умовах постійної зміни програмно-технічних засобів передбачає планову міграцію цих документів з існуючого донині покоління програмно-технічних засобів обчислювальної системи в наступне. Технологія довготривалого та постійного зберігання має задовольняти вимоги збереженості (цілісність, автентичність) та постійної визначеності електронних документів (доступ із візуалізацією та можливістю відтворення на папері).

Працівники ЦДЕА України за дорученням керівництва мають право на відвідування за його дорученням чи за дорученням Укрдержархіву, державних архівів, архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, а також право доступу до інформації, що міститься в їх документах, за винятком тієї, що згідно із законодавством становить державну таємницю.

Похожие статьи




Аналіз діяльності Центрального державного електронного архіву України - Аналіз діяльності Центрального державного електронного архіву України

Предыдущая | Следующая