Результат внедрения MS Sharepoint, Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот
MS Sharepoint - набор программных решений, который фактически базируется на трех глобальных продуктах:
- - Web SQL Server - Web SharePoint Designer - Sharepoint Services
Web SQL Server - база данных, в которой хранится вся информация, пользовательские настройки и документы.
Web SharePoint Designer - отвечает за интерфейс и формы. Именно благодаря этому средству доступно заполнение полей и отсылка к коду.
SharePoint Services - ядро данной системы. Оно соединяет web-формы и базу данных. SharePoint Services - средство формирования алгоритма процедур.
Ниже приведены формы и отчеты, которые разработаны на базе MS SharePoint и призваны облегчить документооборот организации.
На рисунке 2.0 представлена стартовая страница, пользователь подхватывается автоматически после захода в Windows.
Рисунок 2.0 Стартовая страница
На рисунке 2.1 представлена форма ввода информации о потенциаль-ной продаже. Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является возможность одновременного введения различных вариантов "opportunity", возможность уведомления руководителей практик и партнеров о заведенных "opportunity" и о смененном статусе.
Рисунок 2.1 Форма ввода Информации о потенциальной продаже - "opportunity"
На рисунке 2.2 представлен аналог документа "Задачи по проектам". Преимуществом использования данной формы в отличие от документов является наглядное отображение всех открытых задач. Кроме того, задачи могут заноситься одновременно, каждую задачу можно пошагово детализировать до необходимого уровня и отписать о мере ее готовности. Каждый пользователь, заходя под своим логином и паролем, видит лишь тот список задач, к которому он имеет отношение. Либо он их создал, либо отвечает за тот или иной проект.
Рисунок 2.2 Активные задачи
На рисунке 2.3 представлен аналог документа "Календари проектов". Документ отражает периодические работы и имеет преимущество над своим документарным аналогом благодаря оповещениям, не требующим следить за просрочками и упущениями.
Рисунок 2.3 Календарь
На рисунке 2.4 представлен аналог документа "список клиентов на аутсорсинге". Преимуществом веб-формы является автоматическое добавление клиента в данный список после заведения продажи. Не требуется ни заполнение, ни проверка.
Рисунок 2.4 Список проектов
Такие документы, как заявления на отпуск, кадровые документы, расчетные листки и таблицы с остатками отпусков могут автоматически выкладываться на портал в раздел Personal Documents. При этом будет сохранена конфиденциальность, поскольку есть возможность установить связь с базой бухгалтерии, откуда документы и будут попадать в профиль сотрудника. (рисунок 2.5)
Рисунок 2.5 Профиль сотрудника
На рисунке 2.6 представлен список папок с загруженными полезными документами. Основными преимуществами является удобный поиск, и в отличие от сетевого диска показан родитель данного файла, дата загрузки и существует возможность привязки файл к проекту.
Рисунок 2.6 Образование
На рисунке 2.7 представлен аналог "списку выявленных продаж и возможностей". Основными преимуществами является автоматический расчет стоимости бонуса при проставлении счета на оплату (рисунок 2.8), и после того как бонус подтвержден уполномоченным пользователем - поощрение попадает в форму качества работы.
Рисунок 2.7 Список бонусов с продаж
Рисунок 2.8 Форма формирования бонуса с продаж
На рисунке 2.9 представлен аналог документа "Заявка на курьера". Веб-форма требует проставления проекта и после сохранения подгружается в сервис-репорт клиенту.
Рисунок 2.9 Список заявок на курьера
На рисунке 2.10 представлен список документов, отсканированных в систему, требующих добавление атрибутов. В свойствах документу присваивается проект, дата документа и тип документа. На основании этих атрибутов документ распределяется в хранилище.
Рисунок 2.10 Библиотека отсканированных документов
При анализе эффективности внедрения системы оптимизации внутреннего документооборота выделены следующие основные преимущества:
- - Одновременный доступ к документам/многопользовательский вход - Интеграция различных форм между собой, позволяющая минимизировать затраты на заполнения документов - Уведомление ответственных лиц при заходе в систему об изменениях в документах, которые им нужно проверить - Распределение и хранение документов в разделах соответствующих проектам, типам и датам документов в Библиотеке отсканированных документов
Проведенные расчеты показали, что эффективность внедрения системы позволила сократить издержки на внутренний документооборот в 1,5 раза. Основными факторами сокращения издержек послужили средства полуавтоматического заполнения форм и ускоренного поиска документов за счет средств их систематизации.
Похожие статьи
-
Несмотря на возросшую эффективность оборота внутренних документов, как уже ранее упоминалось, в аутсорсинговых и консалтинговых компаниях большое...
-
Поскольку преддипломная практика проходила в московском офисе, то такие данные как: структура отделов, их количество, а также предлагаемые услуги и...
-
"SharePoint", или "Microsoft Products and Technologies SharePoint" - набор программных решений, который включает в себя следующие компоненты и...
-
Заключение - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
В ходе выпускной квалификационной работы был исследован документооборот консалтинговой компании "Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг", была доказана...
-
Введение - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
Уже на протяжении многих веков экономическая составляющая занимает лидирующие позиции в нашей жизни. Один индивид работает по найму, другой открывает...
-
Сама по себе сфера аутсорсинга и консалтинга предполагает работу с большим количеством документов, поскольку происходит обмен документов не только внутри...
-
Общие понятия документооборота компании Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов...
-
Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг - компания с российскими корнями, которая начала операции в СНГ в 1999 году. Компания предлагает своим клиентам...
-
Важнейшим моментом в технологии антикризисного управления является анализ деятельности организации, который может вестись в самых различных направлениях...
-
Перечень задач, при решении которых может использоваться программа Построив при помощи Project Expert финансовую модель собственного предприятия или...
-
Сокращение объема документооборота - Делопроизводство и режим секретности
Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов - создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение...
-
Был проведен один экспертный опрос (ЭО) и один анкетный опрос (АО). В качестве экспертов (5 человек) выступили имеющие большой опыт работы в...
-
Важнейшей функцией бухгалтерии ООО "Торговый дом семена и технологии" является учет товароматериальных и денежных средств. От налаженной, четкой работы...
-
Разработать решения, используя современные методы повышения качества принимаемых решений Повышение квалификации необходимо для обеспечения роста...
-
Лица, принимающие решения - это индивид или группа индивидов, которые производят выбор определенной альтернативы в качестве решения и несут...
-
Мы применили данный статистический метод для снижения размерности переменных сначала по важности факторов, затем по удовлетворенности отдельными...
-
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое,...
-
Содержание и требования, предъявляемые к информации Информация (от лат. Informatio - разъяснение, изложение) - отчужденное знание, выраженное на...
-
Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД
В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В...
-
Характеристические данные по результатам расчета накопленной избыточной доходности приведены в таблице 2. Таблица 2. Характеристические данные...
-
Наполнение отечественного здравоохранения цивилизованными рыночными отношениями, изменение законодательной базы, делает систему предоставления...
-
Датой рождения завода Механических Трансмиссий "КОМ" является сентябрь 1990 года. За более чем два десятилетия своего существования компания прошла путь...
-
Таким образом, успешность реализации стратегии развития учреждений здравоохранения во многом определяется возможностью согласования стратегического,...
-
Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с...
-
Планирование с использованием Project Expert ЗАО "Петроэнергосервис" планирует приступить к выпуску опытного образца высоковольтной ячейки КРУ типа К-594...
-
Заключение - Бизнес планирование с использованием программы Microsoft Project
В разработанном проекте мы воспользовались не всеми возможностями программы Project Expert. За пределами рассмотрения остались средства описания...
-
Документооборот - Жизненный цикл документа
Документооборот (электронный Документооборот ) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их...
-
В данной выпускной квалификационной работе мы будем рассматривать эффективность инновационной системы через призму эффективности инновационных проектов,...
-
Решение о закрытии и процесс закрытия проекта - Анализ и оценка эффективности проектов
Для незавершенного проекта решение о закрытии или продолжении в основном является вопросом распределения ресурсов организации. Должна ли организация...
-
СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ - Анализ внешней и внутренней среды организации
Внутренняя среда организации - это ситуационные факторы внутри организации. Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду...
-
ВВЕДЕНИЕ - Анализ внешней и внутренней среды организации
Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает...
-
Анкетирование сотрудников, которые контактируют с гостями было проведено с целью более глубокого понимания проблем, которые испытывают сотрудники отеля и...
-
Департамент по управлению персонала отеля N состоит из 4 человек: директора по персоналу, менеджера по подбору персонала, менеджера по обучению персонала...
-
Характеристика отеля N Отель N относится к мировой сети отелей, которая располагает 4700 отелями в 100 странах мира и начала свою историю в 1777 году....
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Как было изучено ранее, создание эффективного запаса товаров в предприятии происходит по правилам мерчендайзинга: - Правило ассортимента; -...
-
Движение документов и дел Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в...
-
Цель конкурса - развитие интеллектуального потенциала студенческой молодежи, повышение заинтересованности в освоении будущей профессии. Задача конкурса:...
-
Любая организация обладает сильными и слабыми сторонами. Проведем SWOT-анализ, который позволяет выявить и структурировать сильные и слабые стороны нашей...
-
Полученные нами ранее результаты указывают на то, что на ряде рынков в современных российских предпринимательских компаниях небольшой и средней величины...
Результат внедрения MS Sharepoint, Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота