Автоматизация документооборота на предприятии - Информационная структура предприятия

Почти каждая компания сталкивалась с системой документооборота. Исключение составляют фирмы, которые работают в условиях неформального управления: начальник сказал - сотрудник сделал. Но в большинстве случаев, даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами - фактурами, письмами, бюджетами и так далее. В результате такой беспорядочности, часто документы теряются, попадают в ненужные руки и все это приводит к затруднению оперативного выполнения работ. По всем этим причинам многие предприятия стараются автоматизировать внутренний документооборот (рис.5).

Ведение автоматизации документооборота предоставляет следующие преимущества: минимальные расходы на канцелярские средства (бланки, бумага, канцелярские принадлежности); отпадает необходимость в дорогих средствах защиты от несанкционированного доступа (сейфы и т. п.), так как предоставить доступ к документу можно только ограниченному кругу лиц с помощью паролей и т. п.; отпадает необходимость в выделении специальных помещений (архивов) и специальной мебели, громоздких папок и т. д.; ускоряется процесс поиска нужного документа; сам процесс поиска переходит в качественно новую плоскость (поиск по ключевым словам, поиск среди нескольких документов и пр.); появляется возможность организовать совместную работу нескольких лиц или отделов над одним документом; ускоряется процесс создания документов за счет возможности включения в него фрагментов из других документов и возможности правки уже существующего текста.

Рисунок 5 Автоматизация документооборота

В последнее время большую популярность имеют электронные документы, основанные на "гипертексте". Это понятие означает включение в документ ссылок на другие документы, с помощью которых можно мгновенно ознакомится с документом, на который ссылаются.

Для обеспечения конфиденциальности, электронные документы могут быть зашифрованы. Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб России и США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся в документе. Это ликвидирует возможность утраты, порчи, получения конкурентами информации, составляющей производственную и коммерческую тайну. Во многих современных программных продуктах, от MSOffice и 1С до серьезных ERP-систем и дорогостоящих СУБД, есть удовлетворительные средства защиты данных.

Авторизация электронных документов представляет основную проблему перехода на "безбумажную технологию". Для авторизации бумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписи должностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа. Электронные документы, принадлежность которых идентифицировать сложно вследствие возможности воспроизведения копии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время в качестве отчетных, финансовых документов не используются. Решением этой проблемы является разработка единого стандарта "электронной подписи", с помощью которой можно будет однозначно идентифицировать автора документа и защитить документ от изменений посторонними лицами.

Похожие статьи




Автоматизация документооборота на предприятии - Информационная структура предприятия

Предыдущая | Следующая