Автоматизация документооборота на предприятии - Информационная структура предприятия
Почти каждая компания сталкивалась с системой документооборота. Исключение составляют фирмы, которые работают в условиях неформального управления: начальник сказал - сотрудник сделал. Но в большинстве случаев, даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами - фактурами, письмами, бюджетами и так далее. В результате такой беспорядочности, часто документы теряются, попадают в ненужные руки и все это приводит к затруднению оперативного выполнения работ. По всем этим причинам многие предприятия стараются автоматизировать внутренний документооборот (рис.5).
Ведение автоматизации документооборота предоставляет следующие преимущества: минимальные расходы на канцелярские средства (бланки, бумага, канцелярские принадлежности); отпадает необходимость в дорогих средствах защиты от несанкционированного доступа (сейфы и т. п.), так как предоставить доступ к документу можно только ограниченному кругу лиц с помощью паролей и т. п.; отпадает необходимость в выделении специальных помещений (архивов) и специальной мебели, громоздких папок и т. д.; ускоряется процесс поиска нужного документа; сам процесс поиска переходит в качественно новую плоскость (поиск по ключевым словам, поиск среди нескольких документов и пр.); появляется возможность организовать совместную работу нескольких лиц или отделов над одним документом; ускоряется процесс создания документов за счет возможности включения в него фрагментов из других документов и возможности правки уже существующего текста.
Рисунок 5 Автоматизация документооборота
В последнее время большую популярность имеют электронные документы, основанные на "гипертексте". Это понятие означает включение в документ ссылок на другие документы, с помощью которых можно мгновенно ознакомится с документом, на который ссылаются.
Для обеспечения конфиденциальности, электронные документы могут быть зашифрованы. Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб России и США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся в документе. Это ликвидирует возможность утраты, порчи, получения конкурентами информации, составляющей производственную и коммерческую тайну. Во многих современных программных продуктах, от MSOffice и 1С до серьезных ERP-систем и дорогостоящих СУБД, есть удовлетворительные средства защиты данных.
Авторизация электронных документов представляет основную проблему перехода на "безбумажную технологию". Для авторизации бумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписи должностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа. Электронные документы, принадлежность которых идентифицировать сложно вследствие возможности воспроизведения копии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время в качестве отчетных, финансовых документов не используются. Решением этой проблемы является разработка единого стандарта "электронной подписи", с помощью которой можно будет однозначно идентифицировать автора документа и защитить документ от изменений посторонними лицами.
Похожие статьи
-
Описание системы "Дело" Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее...
-
- регистрация документов; - работа с файлами (электронными документами); - работа с поручениями; - кабинеты; - работа с проектами документов; - прием и...
-
Заключение - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"
Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет...
-
Введение - Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС "Дело"
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации....
-
Информационная структура предприятия - Информационная структура предприятия
Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными...
-
Структура информационных систем предприятий - Информационные технологии в менеджменте
Информационная система -- это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для...
-
Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку,...
-
Автоматизация склада объединяет системы управления складом, технологию штрих-кодирования, радиотерминалы, сканеры, складское и транспортно-погрузочное...
-
Понятие и классификация информационных технологий Термин "информационная технология" базируется на понятии "технология", которое является достаточно...
-
Понятия и виды информационной структуры Термин информация происходит от латинского слова informatio, что означает "сведения, разъяснения, изложение"....
-
Инфраструктура предприятия и задачи, решаемые менеджерами предприятия Основные задачи, решаемые процессе деятельности предприятия, сводятся к следующему:...
-
Из мероприятий по совершенствованию структуры управления коммунального районного сельскохозяйственного унитарного предприятия "Экспериментальная база...
-
Организация электронного документооборота - Информационные технологии в менеджменте
Электронный документооборот позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде. Это повышает организацию контроля...
-
Итак, подводя итоги результатов дипломного проекта нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного...
-
Важнейшей функцией бухгалтерии ООО "Торговый дом семена и технологии" является учет товароматериальных и денежных средств. От налаженной, четкой работы...
-
В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. Они построены на принципиально различных...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Заключение - Информационная структура предприятия
Использование современных информационных технологий управления предприятиями трансформирует само управление и структуру предприятий. Информационные...
-
Введение - Информационная структура предприятия
Создание современного предприятия - сложный и длительный процесс, который условно можно разделить на два взаимосвязанных этапа. Первый - формирование...
-
Организационная структура предприятия является основным механизмом управления и позволяет наиболее эффективно достигать цели. Анализ и изменение...
-
Компания "Инок", образованная в 1991 году, является разработчиком компьютерной справочной правовой системы КонсультантПлюссамой распространенной СПС (по...
-
В последние годы в компьютерном бизнесе России отмечается устойчивый интерес к компьютерным интегрированным системам, способным обеспечить эффективное...
-
Понятие и структура адаптации персонала Термин "адаптация" применяется в различных областях науки. В социологии и психологии выделяют социальную и...
-
В данном курсовом проекте мы рассмотрели структуру управления коммунальным районным сельскохозяйственным унитарным предприятием "Экспериментальная база...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Трудовые ресурсы состав и структура Производство каждой страны и каждой отрасли зависит от ряда факторов. Такими факторами являются кадры, труд и оплата...
-
Автоматизация кадровой системы Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создается большой объем однотипных...
-
Общая характеристика предметной области Группа Компаний FACILICOM - работает на российском рынке с 1994 года. За 20 лет деятельности заняли лидирующие...
-
Понятие и структура финансовой отчетности предприятия - Инструменты финансового менеджмента
Под финансовой отчетностью в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности понимается совокупность форм отчетности предприятия,...
-
"Информационное обеспечение управления" - многогранное понятие. Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически...
-
Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с...
-
Анализ понятийного аппарата и структуры инновационной системы промышленного предприятия В соответствии с международными стандартами инновация...
-
Современное состояние документальной среды обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий....
-
Освещение играет исключительную роль в жизни человека. Широкое использование зрения для управления работой оборудования, контроля технологических...
-
Система ДЕЛО предназначена для работы со следующими СУБД: - MS SQL Server 2005 (Standard Edition, Enterprise Edition, Express Edition with Advanced...
-
Систему управления любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения или органов с любым видом деятельности следует рассматривать...
-
Механизм управления предприятием: сущность, структура и назначение Кардинальные изменения условий деятельности предприятий, вызванные радикальными...
-
Анализ ассигнований на охрану труда Современные рыночные производственные отношения требуют от любого предприятия изменений в управлении охраной труда....
-
Помещение кондитерского цеха относится к помещениям с повышенной опасностью согласно ПУЭ "Правила устройства электроустановок", так как имеется...
-
По данным бухгалтерской отчетности (Приложения А, Б), проанализируем имущественное положение ООО "Амелия" за 2011-2013 гг. Для этого необходимо изучить...
Автоматизация документооборота на предприятии - Информационная структура предприятия