Анализ организационной структуры управления туристической фирмы - Изучение системы управления персоналом туристской организации

Рассмотрим теперь основные данные внутреннего управленческого анализа предприятия: ТОО "MAX TOUR INTERNERNATIONAL" имеет линейно-функциональную структуру управления. (рис. 5)

структура тоо

Рисунок 5 Структура ТОО "MAX TOUR INTERNERNATIONAL "

При данной структуре управления сохраняется преимущество линейной структуры в виде принципа единоначалия, и преимущественно функциональной структуры в виде специализации управления. При этом данная структура имеет и ряд недостатков. Во-первых, подобная структура препятствует введению инноваций, и всякие изменения требуют значительных усилий руководства. Во-вторых, сегментация подсистем вызывает их излишнюю замкнутость, что препятствует функционировании организации как единой системы. В-третьих, структура носит централизованный характер, что вызывает перегрузку высшего руководства и требует специального налаживания прямых связей подсистем. В-четвертых, создаются ограниченные возможности по подготовке руководителей высшего уровня.

Далее мы рассмотрим обязанности каждого сотрудника:

Директор - ключевая фигура фирмы. В его обязанности входит:

    - Руководство фирмой; - Заключение договоров с зарубежными партнерами; - Контроль финансовых дел и финансовой отчетности; - Прием и увольнение сотрудников; - Контроль за качеством выполняемой работы.

Генеральный менеджер - "Правая рука" директора в управлении фирмой.

Его обязанности заключаются в следующем:

    - Помощь директору в руководстве фирмой; - Заключение договоров с агентами и зарубежными партнерами; - Связь с зарубежными партнерами; - Заграничные поездки с целью ознакомления со страной и заключение договоров; - Общение с клиентами по телефону; - Разработка новых туристских программ; - Оформление тура; - Месячный финансовый отчет в бухгалтерию.

Менеджер авиаагенств - подчиняется генеральному менеджеру, к его обязанностям относится:

    - Бронирование и выписка авиабилетов; - Общение с клиентами; - Предоставление декадных отчетов в авиакомпанию; - Заключение договоров с авиакомпаниями; - Составление списка пограничного контроля.

Менеджеры по направлениям, т. е каждый менеджер работает по конкретным странам. К их обязанности входит:

    - Общение с клиентами по телефону и в офисе; - Разработка новых программ и маршрутов; - Оформление тура; - Бронирование туров и контроль за бронированием; - Предоставление финансового отчета каждый месяц генеральному менеджеру; - Заграничные командировки для ознакомления со страной.

Бухгалтер - находится в подчинении директора и отвечает за финансовую сторону фирмы. Его обязанности заключаются в следующем:

    - Ведение финансовой отчетности и финансовых дел; - Налоговая отчетность; - Каждодневный финансовый отчет руководству; - Ведение банковских операций; - Отчет в департамент туризма; - Отчет в статистическое управление.

Маркетолог - ответственное лицо перед директором по рекламе. В его обязанности входит:

    - Маркетинговое планирование; - Маркетинговые исследования; - Размещение рекламы;

Квалифицированные сотрудники компании ответят на любой вопрос и помогут выбрать тур.

Обращаясь к туристической фирме, клиент в первую очередь желает знать, какие услуги он приобретает и как ими воспользоваться, а также гарантии и обязательства фирмы и свои права.

В структуре туристических услуг различают основные и дополнительные:

К основным услугам относятся:

Услуги по организации перевозки

Размещение

Питание туристов

К дополнительным услугам относятся:

Услуги по организации экскурсий

Услуги по страхованию туристов

Услуги гидов, гидов-переводчиков

Услуги перевозки туриста от места его пребывания в страну (место его временного пребывания) до места размещения и обратно (трансферт), а также любой другой перевозке в пределах страны (места временного пребывания), предусмотренной условиями путешествия

Услуги по ремонту техники

Услуги по прокату

Обмен валюты

Телефон

Почта

    10)У слуги бытового обслуживания 11)Право пользования пляжем

Такое деление условно, поскольку существенных отличий с точки зрения потребительских свойств между ними нет. Услуги, включенные в основную программу и оформленные путевкой, относят к основным.

Дополнительные услуги турист приобретает самостоятельно в месте пребывания, они не входят в стоимость путевки.

В большинстве случаев туристические основные услуги состоят из транспортных услуг, услуг размещения и питания. Однако при организации путешествий с познавательными, профессионально-деловыми, спортивными, религиозными целями, услуги, традиционно относящиеся к дополнительным могут составлять основу тура.

Кроме нематериальных услуг туристу могут быть предоставлены специфические товары или материальные услуги. К примеру, планы городов, карты метро, сувениры, туристические снаряжения и т. п.

Тур - это формируемый комплекс основных и дополнительных услуг, предоставленных туристу в зависимости от целей путешествия./1,с102/

Имущественное право на тур, предназначенное для реализации туристу, называется туристический продукт (турпродукт).

Туристические предприятия делятся на две категории: туроператоры и турагенты.

Организация или гражданин - предприниматель, осуществляющий на основании лицензии деятельность по формированию, продвижению и реализации турпродукта, относится к туроператорам./1,с102/

Организация или гражданин - предприниматель, осуществляющий на основании лицензии деятельность по продвижению и реализации турпродукта, относится к турагентам./1,с102/

Отличие между ними состоит лишь в том, что туроператоры, кроме деятельности по продвижению или реализации туристического продукта, еще и формируют этот продукт.

За словом "формирование" стоит огромный труд по поиску зарубежных партнеров, выбору гостиниц, подбору экскурсий, переговорам с авиакомпаниями, работой на выставках, точный расчет количества бронируемых мест в гостиницах и на авиарейсах, выпуск каталогов, работа по поиску и подбору агентств.

Другими словами, туроператор "собирает" из различных услуг - оформление визы, перелет, трансферт, гостиница, страховка, экскурсии и т. п. - некий продукт, или турпакет, продвигает его на рынок и реализует непосредственно клиентам или турагентам. А турагенство - это фирма-посредник между туроператором и клиентом.

Работа в качестве агента без организации собственных туров целесообразна лишь на начальном этапе деятельности турфирмы. По мере расширения сферы работ турфирмам экономически выгоднее одновременно заниматься агентской и операторской деятельностью.

При обращении клиента в турфирму ему предлагают просмотреть "Информационный листок к туру". Он должен содержать следующую информацию:

Раздел 1. Описание маршрута по дням.

Раздел 2. Характеристика условий тура.

Этот раздел содержит следующую информацию:

Условия размещения в каждом пункте (тип здания, оборудование, характеристика номерного фонда, санитарно-гигиеническое оборудование);

Информацию о размещении родителей с детьми;

Характеристику транспортных средств;

Перечень услуг, получаемых за дополнительную плату.

Раздел 3. Информация о странах пребывания.

В этом разделе помещается следующая информация:

Особенности въезда и выезда в страну. Визы. Санитарные правила (страховка, прививки). Таможенные правила;

Специфика поведения в каждой стране, особенные ограничения в связи с преобладающей религией;

Местные традиции и обычаи (правила приличия, одежда, чаевые и прочее);

Магазины, досуг, развлечения, ночная жизнь;

Деньги, обмен;

Почта, телеграф, телефон;

Достопримечательности, в т. ч. по маршруту;

Другая необходимая информация.

Раздел 4. Правила обеспечения безопасности.

Этот раздел содержит следующую информацию:

Перечень туристических фирм - соисполнителей тура и данные о сертификации их услуг по местным требованиям;

Характеристика состояния общественного порядка в стране и рекомендации в связи с этим;

Правила поведения на воде;

Правила санитарии и гигиены;

Как воспользоваться страховкой в экстренных случаях;

Прогнозируемые погодные условия и рекомендации об экипировке;

Опасные животные, пресмыкающиеся и растения;

Как и где хранить вещи, деньги и ценности;

Посещение "злачных" мест;

Кухня и напитки;

Памятка об ответственности за нанесенный ущерб.

После окончания тура следует выяснить мнение туриста о путешествии, определить негативные моменты и постараться их устранить.

На уровень обслуживания клиентов при покупке тура влияют различные факторы. При этом взаимоотношения персонала с клиентом являются одним из значимых.

Персонал должен знать:

Законодательные акты и нормативные документы в сфере туризма.

Формальности международных норм в сфере туризма, а также правила оформления документов на выезд (въезд) - для персонала, занятого выездным/въездным туризмом.

Иностранный язык в объеме, соответствующем выполняемой работе (для персонала, занимающегося международным туризмом).

Персонал должен:

    1. Уметь дать четкий, точный ответ на поставленный вопрос 2. Владеть информацией, необходимой для потребителя

Этика поведения с посетителями:

Персонал должен быть приветливым и доброжелательным.

Начинать диалог с приветствия.

Приветливо улыбаться.

Быть терпеливым и вежливым.

Проявлять уважение к посетителю.

Обслуживание посетителя должно быть первоочередным по сравнению с остальными служебными обязанностями.

Иметь располагающий внешний вид.

В присутствии посетителя не вести личных телефонных разговоров.

Уметь слушать (проявлять интерес к тому, что говорит посетитель).

Сводить к минимуму ожидание посетителей, способствовать тому, чтобы время ожидания не было утомительным.

В процессе продажи любого товара, в том числе турпродукта, значительное место принадлежит методу продажи. Под методом продажи следует понимать совокупность приемов осуществления всех основных операций, связанных с непосредственной реализацией турпродукта потребителям.

Выбор метода продажи предопределяет уровень и структуру технологического процесса обслуживания клиентов, существенно влияет на численность персонала турфирмы, размер ее площадей, степень обеспеченности средствами коммуникаций и информационными технологиями, величину расходов и другие показатели.

Методы продажи можно классифицировать по различным признакам:

1. Место встречи продавца и покупателя:

Офис турфирмы;

Выставки, ярмарки.

От состояния офиса во многом зависит эффективность туристической деятельности. Удобные подходы к офису, чистота и аккуратность, наличие офисной мебели, оргтехники, а также квалифицированный и доброжелательный персонал - все это в совокупности располагает потенциальных клиентов и оказывает влияние на конкурентоспособность реализуемых товаров. В доступном для обозрения месте следует расположить:

Копию свидетельства о государственной регистрации;

Копию лицензии на право осуществления туристической деятельности;

Рекламные проспекты, каталоги и другие рекламные средства, разобранные по турам;

Вывеску с информацией о графике работы.

2. Характер контакта:

Личный контакт;

Косвенный.

Личный контакт сотрудников турфирмы с клиентами может осуществляться в офисе или других местах нахождения возможных покупателей, с помощью переговоров по телефону, выступлений на радио и телевидении. При этом эффективность продажи в значительной степени зависит от квалификации и личной заинтересованности продавца и внимания к клиенту.

Косвенный контакт возможен в различных вариантах. Например, путем рассылки почтовых отправлений (писем, рекламных проспектов и т. п.) потенциальным клиентам. Списки адресатов формируются на основе наиболее вероятных покупателей определенных туров.

3. Метод электронных продаж через Интернет.

Он имеет следующие преимущества:

Неограниченный объем информации, что позволяет представить подробную информацию туристической фирмы о ее проектах, иллюстрированных фото и другими наглядными материалами;

Широта охвата аудитории;

Круглосуточный доступ;

Возможность оперативного обновления;

Интерактивный режим, т. е. потребитель сам может просмотреть перечень предлагаемых услуг и сразу направить в турфирму электронное письмо с заявкой или вопросом.

Важным элементом обслуживания клиента является документальное оформление взаимоотношений. При этом документы могут быть разделены на три группы:

    1. Документы для заказа (заказ, лист бронирования, подтверждение бронирования). 2. Документы для клиента (договор, путевка, ваучер, памятка, страховой полис, билет на транспорт). 3. Документы, утверждающие личность туриста (паспорт, доверенность на детей и т. п.)

При заполнении листа бронирования, или как он еще называется - заявки на тур, клиент в подтверждение своих намерений оплачивает часть стоимости тура. В зависимости от того, будет ли в документе эта сумма названа авансом или задатком, заявка может иметь разный правовой статус.

Так, если предварительная оплата признается авансом, то оформленная заявка (или лист бронирования) признается в качестве предварительного договора, по которому стороны в дальнейшем обязуются заключить основной договор на условиях, предусмотренных предварительным. Поэтому после оформления заявки должно последовать оформление основного договора, а предварительный может быть лишен юридической силы или по договоренности между сторонами включен в основной в качестве неотъемлемой части с последующей выдачей путевки.

Если предварительная оплата признается задатком, то наличие задатка свидетельствует о заключении договора-сделки, вследствие чего другой договор не требуется.

Варианты с оформлением заявки-листа бронирования целесообразны, а первую очередь, для туристических агентств, которые реализуют туры туроператоров и не располагают полной информацией о возможностях последних сразу же предоставить клиенту требуемую услугу, а также при разработке индивидуальных туров. Если услугу оказывает непосредственно туроператор, то составление предварительного договора в виде заявки нецелесообразно. Гораздо проще оформить один основной договор.

Договор заключается в письменной форме и должен содержать следующую информацию:

Информация о туроператоре или турагенте (продавце), включая данные о лицензии на осуществление туристической деятельности, его юридический адрес и банковские реквизиты.

Сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для реализации турпродукта.

Достоверная информация о потребительских свойствах туристического продукта, включая информацию о программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов, о результатах сертификации туристического продукта.

Дата и время начала и окончания путешествия, его продолжительность.

Порядок встречи, проводов и сопровождения туристов.

Права, обязанности и ответственность сторон.

Розничная цена турпродукта и порядок его оплаты.

Минимальное количество туристов в группе, срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы.

Условия изменения и расторжения договора, порядок урегулирования возникших в связи с этим споров и возмещения убытков сторон.

10) Порядок и сроки предъявления претензий туристом.

Неотъемлемым приложением к договору фирмы с клиентом при продаже тура является туристическая путевка.

Туристическая путевка - это документ, подтверждающий факт передачи турпродукта. Туристическая путевка является письменным акцептом оферты туроператора и турагента на продажу турпродукта и неотъемлемой частью договора, а также документом первичного учета туроператора или турагента./1,с105/

Туристический ваучер - документ, устанавливающий право туриста на услуги./1,с105./ Это официальный документ направляющей фирмы, который она выдает на руки туристам - индивидуалам или туристической группе (сопровождающему группу), как подтверждение их права получить от принимающей фирмы предварительно забронированные и оплаченные туристические услуги, перечень и количество которых указаны в ваучере (размещение, питание, трансферты и др.). Ваучер подписывается ответственным сотрудником направляющей фирмы и должен иметь оттиск ее печати.

При путешествиях в страны, неблагополучные в отношении особо опасных заболеваний (чума, холера и т. п.) туристам должна выдаваться "Памятка гражданам, отъезжающим в страны, неблагополучные по особо опасным инфекциям".

В туризме большое значение отводится мероприятиям по продвижению продукта к потребителю. Продвижение туристического продукта - это комплекс мер, направленных на реализацию туристического продукта: реклама, участие в специализированных выставках, ярмарках, организация туристических информационных центров по продаже туристического продукта, издание каталогов, буклетов и т. п. Иными словами, продвижение турпродукта предполагает проведение различных видов деятельности по доведению информации о достоинствах продукта до потенциальных потребителей и стимулирование возникновения у них желания его купить.

Похожие статьи




Анализ организационной структуры управления туристической фирмы - Изучение системы управления персоналом туристской организации

Предыдущая | Следующая