Організація обслуговування дипломатичних прийомів - Організація дипломатичних прийомів
Дипломатичний прийом обслуговування меню
Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується протокольний захід. Залежно від цього визначається його вид і характер, час і місце проведення, складається список запрошених осіб, розсилаються запрошення, складається план розміщення гостей за столом, якщо йдеться про сніданок, обід або вечерю. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.
Необхідно проконсультуватися з місцевою владою щодо загального розпорядку, шляхів під'їзду й виїзду автомобілів, їх стоянки. Якщо погодні умови несприятливі, необхідно потурбуватися, щоб гості при виході з автомобілів або при від'їзді були захищені від несприятливих погодних умов.
Потрібно своєчасно підготувати всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також картки меню з перекладом мовою країни гостя. Необхідно також завчасно вирішити, де і як буде подаватися аперитив і кава (якщо влаштовуються вечеря, обід або сніданок). Якщо прийом проводиться в резиденції посла або посольстві, особлива увага надається підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом.
Відповідальний момент прийому - обмін тостами: необхідно заздалегідь продумати, хто і коли буде виголошувати тост із боку господарів, якою буде його зміст і тривалість. Нарешті, необхідно ретельно продумати схему (порядок проведення) прийому, процедуру прощання після завершення протокольного заходу.
Вибір виду прийому, часу та місця проведення.
Вибір виду прийому визначається, перш за все, подією, якій він призначений, та фінансовими можливостями його організаторів. Також враховуються мета проведення заходу й протокольні традиції країни перебування.
Прийом може проводитися в резиденції посла або посольстві. Якщо прийом влаштовується поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування. В орендованому посольством приміщенні можуть вивішуватися державні прапори акредитуючої країни і країни перебування, портрети глав держав. В особливо урочистих випадках (прийом на честь глави держави) може бути запрошений оркестр для виконання гімнів країни гостя і країни перебування. На таких прийомах нерідко організуються концерти, виконується національна музика. Відповідно й приміщення повинно відповідати формату прийому такого рівня.
Для проведення прийому з розсадкою бажано мати дві зали: одну для збору гостей, другу для банкету. У першій залі (аванзалі) ставлять крісла, низькі столики, на які можна покласти сигарети, розставити попільниці. Тут запрошені збираються до початку прийому й приходу головного гостя. Столи накриваються в другому, основному залі прийому. При проведенні прийому без розсадки гостей можна обмежитися однією залою. Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. При визначенні дати прийому слід враховувати, що прийоми не влаштовують у святкові та неробочі дні в країні перебування, а також у дні національного трауру (у цьому випадку прийоми, призначені раніше, відміняються). Не рекомендується влаштовувати денні прийоми з запрошенням гостей - мусульман у період Рамадану.
Найбільш почесними видами прийомів, які підкреслюють важливість нагоди, з якої вони влаштовані, з денних є сніданок, з вечірніх - обід. Вони зазвичай проводяться з нагоди візитів високих гостей, а також у порядку повсякденної дипломатичної діяльності представництв. їх підготовка, однак, вимагає значних організаційних зусиль і фінансових витрат, специфіка проведення (необхідність розсадки гостей згідно із протокольним старшинством) примушує обмежувати число запрошених осіб.
Більш прості в підготовці та більш демократичні за характером проведення прийоми без розсадки типу "коктейль", "а-ля фуршет", які отримали в останні роки широке поширення в міжнародній протокольній практиці. Означені види прийомів дозволяють значно розширити коло запрошених - до кількох сотень осіб. Гості самі обирають собі місце, мають можливість поспілкуватися з великою кількістю людей і встановити ділові контакти. Дипломатичними представництвами такі види прийомів влаштовуються, наприклад, з нагоди національних свят.
Складання списку осіб, що запрошуються па прийом
Один із найважливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисельність гостей, яка не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщення, де відбуватиметься прийом. Необхідно враховувати певний відсоток гостей, які в силу різного роду обставин не зможуть бути присутніми на прийомі, що враховується при складанні кошторису витрат на його проведення. На прийоми, що даються на честь високого гостя або іноземної делегації, які перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих його осіб (членів делегації) запрошують посла та старших дипломатичних співробітників посольства країни гостя. Також запрошують осіб, які спілкувалися з гостями під час візиту. Якщо делегація гостей представлена подружніми парами (парою), то й офіційні особи приймаючої сторони на прийом запрошуються з дружинами. Якщо прийоми влаштовуються з нагоди ювілейних дат у двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на протокольних заходах, які проводяться дипломатичними представництвами в порядку їх повсякденної діяльності.
Кожне представництво має власний список осіб, які запрошуються на прийоми, в якому указані офіційні посадові особи, глави та члени персоналу дипломатичних представництв, представники ділового світу, громадських організацій, культурних та наукових кіл країни перебування тощо. Протокольні служби зовнішньополітичних відомств, дипломатичних представництв ретельно перевіряють ці списки, регулярно їх уточнюючи. Зокрема, при підготовці запрошення не буде зайвим уточнити родинне становище, точну адресу запрошеної особи, переконатися, чи не змінився його службовий статус. При цьому враховується ділова необхідність контакту з тією чи іншою особою, яку передбачається запросити. У деяких країнах дипломатам слід виявляти особливу обережність щодо запрошення представників опозиційних партій.
Підготовка та розсилка запрошень.
На дипломатичні прийоми гостей запрошують за допомогою письмових запрошень. Кожне представництво має власну форму запрошень, як правило, двох типів. Бланки запрошень першого типу виготовляються друкарським способом, а від руки в них вписують прізвище особи, яку запрошують, її посаду, зазначають вид прийому, місце, дату (включаючи день тижня) та час проведення відповідно до конкретного заходу. Усі ці дані можуть бути й надруковані, але це вважається менш ввічливим. Запрошення першого типу використовуються установами, які часто влаштовують різні протокольні заходи, оскільки частково друковані запрошення завдяки своїй універсальності дешевші, ніж запрошення другого типу.
Кожен із прийомів складається з двох частин. Перша -- зустріч, вітання і збір гостей, приватні й загальні розмови, попереднє ознайомлення запрошених з їхніми місцями за банкетним столом, аперитиви (напої для вгамування спраги). Друга -- банкет за столом з повним обслуговуванням, або фуршет.
Для проведення прийомів та банкетів необхідно мати два суміжних зали: один -- для прийому і збору гостей, інший -- для банкету.
У залі для прийому і збору гостей (його називають ще аванзалом) ставлять декілька крісел, круглий столик, на який кладуть сигарети (в пачках або сигаретницях), сірники, сигари в коробках, ножиці для зрізання кінців сигар, попільнички, ставлять канделябри з запаленими свічками. Приміщення прикрашають свіжими квітами в корзинах або високих вазах.
Для ознайомлення гостей з їхніми місцями за столом в аванзалі на видному місці ставлять зменшений макет основного столу, на якому розміщують картки з зазначеними прізвищем, ім'ям та по батькові кожного гостя в тому порядку, що відповідає місцям за банкетним столом. У центрі столу кладуть стрілку, яка показує напрямок, в якому розташований стіл і послідовність розміщення місць, починаючи від вхідних дверей.
Якщо бенкет одночасно проводиться у кількох залах, у кожному з яких є по кілька столів, рекомендується інша система попереднього ознайомлення гостей з їхніми місцями. В аванзалі на стенді, розміщеному на видному місці, вивішують список учасників прийому, зазначають прізвище, ім'я та по батькові кожного з них, номер залу або його назву, номер стола і місця. Тут же на стенді гості зможуть ознайомитися зі схемою розташування банкетних залів, столів у кожному з них та номерами своїх місць.
Перед запрошенням гостей до банкетного залу в аванзалі їм пропонують аперитиви для втамування спраги та збудження апетиту. Із безалкогольних напоїв пропонують соки, мінеральні столові води, газовану воду або охолоджену воду з льодом. Солодку воду не подають, бо вона знижує апетит.
Кращими соками для аперитиву вважають лимонний, грейпфрутовий, гранатовий, виноградний (із несолодких сортів винограду). Із вино-горілчаних напоїв як аперитив пропонують вермут (вважається, між іншим, кращим напоєм для аперитиву), шампанське (сухе або напівсухе), природні натуральні вина -- біле або червоне, а також коньяк і горілку.
Розрізняють три види аперитиву: одинарний, комбінований і змішаний. Одинарним називається аперитив, який має лише один вид напою, наприклад, тільки вермут або шампанське. Комбінований -- два і більше видів напоїв, розлитих у чарки, келихи, зокрема, вино, коньяк або горілка. Змішані аперитиви -- це спеціально приготовані суміші різних напоїв, наприклад, несолодкі коктейлі.
Аперитиви подають гостям на невеликих підносах, накритих серветками. Часто до них як закуску пропонують нарізаний шматочками лимон, маслини, мигдаль чи інші горішки. Нерідко під кінець прийому гостям подають коктейль або аперитив, а потім каву.
Схеми розсадки та форми столів, які використовуються при проведенні дипломатичних прийомів.
Для прийомів з розсадкою обираються столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом - 70 см. Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Для прийомів, у яких бере участь десять осіб, потрібен круглий стіл діаметром 2,20 м; для двадцяти осіб - діаметром 4,50 м; для тридцяти осіб - діаметром 6,50 м. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12 (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м). Зауважимо, що число 12 вважається застільним числом. За стіл не прийнято садити тринадцять осіб. З чотирнадцятьма запрошеними особами є ризик, що, якщо один гість не прийде, господиня потрапить у складну ситуацію, оскільки гостей буде тринадцять.
За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно. Наприклад, для двадцяти осіб потрібен стіл зі стороною 4,20 м; для 28 осіб - зі стороною 6,30 м.
За прямокутним столом можливі дві конфігурації розміщення. При "французькому" розміщенні почесні місця знаходяться в центрі столів, при "англійському" - за торцями. При "французькому" розміщенні за кожною довгою стороною прямокутного столу повинна розміщуватись непарна кількість осіб. Для 10-12 осіб потрібен стіл довжиною від 3,20 м на 1 м ширини. У першому випадку за довгими сторонами столу буде сидіти по п'ять осіб, у другому - по п'ять осіб за довгими сторонами і по одній - за короткими. Для двадцяти учасників прийому потрібний стіл розміром 6,50 м х 1,50 м, за торцями столу сидітиме по одній особі. Для 30 осіб необхідний стіл розміром 10 м х 2,10 м, за торцями столу сидітиме по два учасника прийому.
При "англійському" розміщенні число гостей за довгими сторонами прямокутного столу може бути як парним, так і непарним. При цій конфігурації розміщення, якщо число гостей 15 і більше, виникає два центри розмови, тоді як при "французькому" розміщенні гості, які знаходяться в кінці столу, ризикують залишитися поза рамками бесіди, яка відбувається в центральній частині столу. Використання такої схеми розсадки дозволить попередити ситуацію, коли запрошені вважали б за образу надане їм місце в кінці столу. Британську схему розсадки прийнято використовувати, коли учасників прийому не більше 22 - 24 осіб. При більшій кількості запрошених буде занадто велика відстань між господарями.
Для організації офіційних дипломатичних прийомів можливе використання довгого прямокутного столу; одного круглого, квадратного або овального столу; кілька круглих, квадратних або овальних столів. В останньому випадку стіл для почесних гостей може розміщуватись у центрі або окремо від інших столів, не виділяючись від інших столів своїми розмірами. Бувають випадки, коли столи розставляються у вигляді літер "П", "Ш", "Т", у вигляді гребінця, колосу тощо, що дозволяє прийняти велику кількість гостей.
Похожие статьи
-
Характеристика дипломатичних прийомів - Організація дипломатичних прийомів
Однією з форм ділового спілкування є прийоми. Це не що інше, як зібрання запрошених офіційних представників держави, ділових осіб, партнерів, колег по...
-
Вступ - Організація дипломатичних прийомів
Дипломатична професія -- одна з найдавніших. Свідоцтва про мир та інші угоди трапляються серед давніх історичних пам'яток і написів. Міжнародні стосунки...
-
Тактика ділових переговорів - Ділові переговори: організація і ведення
Тактика проведення переговорів реалізується за допомогою певних прийомів, які дають змогу досягти бажаної мети. Універсальні тактичні прийоми можна...
-
Порядок ведення переговорного процесу Власне переговори починаються з того моменту, коли сторони приступають до обговорення проблеми. Для того щоб...
-
Дотримання етикету - невід'ємна частина протоколу. Етикет визначає загальноприйняті міжособистісні форми спілкування: поводження за столом, уміння вести...
-
Одяг для офіційних прийомів, Протокольні вимоги до готелю - Туристичний бізнес. Протокол етикету
Одяг для чоловіків. Для прийомів державним чиновникам і дипломатам потрібно шити смокінг, фрак і класичний костюм. Для вечірнього заходу чоловікам...
-
Понятие и история этикета - Профессиональная этика сотрудников органов внутренних дел
Каждое общество имело свою теорию морали и на ее основе разрабатывало подобающие своему времени и нравам правила приличия и обхождения с людьми. Для...
-
Ксенотрансплантация - Этическая оценка трансплантации и ксенотрансплантации органов
Пересадка стерильных материалов, приготовленных из тканей и отдельных органов животных, например, сердечного клапана, сегодня уже становится рутинной...
-
Організація зустрічі делегації - Німецький діловий етикет
До організаційних моментів підготовки відносять: формування делегації, визначення місця і часу зустрічі, порядку денного кожного засідання, узгодження із...
-
Авторитет закона напрямую зависит от людей, олицетворяющих собой справедливость и безопасность. Надев форму сотрудника милиции, человек становится...
-
ВВЕДЕНИЕ - Служебный этикет в деятельности сотрудников правоохранительных органов
Наиболее высокие нравственные критерии общество всегда предъявляло и предъявляет прежде всего к представителям таких профессий, как врач, педагог, воин,...
-
Высокие требования, предъявляемые сегодня к нравственности и культурному уровню сотрудника, обусловлены тем, что он вынужден повседневно вторгаться в...
-
Підготовка та проведення ділової зустрічі - Етика ділової зустрічі
Підготовка приміщень. Основними вимогами до приміщень для ділових зустрічей є чистота і порядок. Тут повинно бути не душно, не шумно; саме приміщення...
-
Деятельность органов безопасности - это не только производственно-технологическое объединение людей и средств производства. Это также и коллектив...
-
Заключение - Профессиональная этика сотрудников органов внутренних дел
Нормы и правила общения в органах внутренних дел выражаются в профессиональном этикете, который определяется и закреплен уставами, приказами,...
-
Применительно к служебному коллективу требования этикета можно свести к правилам поведения начальника по отношению к подчиненным и правилам поведения...
-
ВИСНОВКИ - Ділові переговори: організація і ведення
Ділові переговори є важливим елементом ділового спілкування. За формою вони нагадують співбесіду, а за змістом є процесом поетапного досягнення згоди між...
-
ВСТУП - Ділові переговори: організація і ведення
Нині, в умовах ринкових відносин, з'явилась велика кількість людей, основною сферою професійної діяльності яких стала ділова сфера, де вміння вести...
-
Этика сотрудников правоохранительных органов
Деловое общение должно основываться на определенных нравственных принципах. В основе делового контакта лежат интересы дела, но ни в коем случае не личные...
-
Особенности ведения переговоров таможенными органами - Понятие и основа деловых переговоров
Таможенные органы проводят переговоры в различных целях: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских или проектных работ,...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Служебный этикет в деятельности сотрудников правоохранительных органов
В результате проведенного исследования по теме моей работы основные выводы сводятся к тому, что главный путь повышения культурного уровня для каждого...
-
Ни одно силовое ведомство так сильно не нуждается в связях с населением и так сильно не связано с ним, как Министерство внутренних дел. Успех...
-
За визначенням, офіційні прийоми, банкети й фуршети є частиною протоколу, організованого в неформальній обстановці, де "хазяїн" (запрошуюча сторона)...
-
Етика працівників органів внутрішніх справ - Юридична мораль і етика
Правоохоронці, насамперед працівники органів внутрішніх справ, перебувають на передньому рубежі боротьби за закон, порядок, справедливість, виконуючи при...
-
ПОНИМАНИЕ МИЛИЦЕЙСКОЙ ЭТИКИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Многогранная деятельность российской милиции не ограничивается только рамками правовых норм, она...
-
Профессиональная мораль, как уже отмечалось, складывается прежде всего в таких видах деятельности, объектом которых является человек. Безусловно, при...
-
ІЗРАЇЛЬ - Ділова етика в країнах світу
В останні роки економічне співробітництво України з Ізраїлем активізувалось, все частіше представники цієї країни відвідують нас з діловими візитами....
-
Милицейская служба сложна и многогранна. Она всегда проходит на глазах у людей, в общении с ними и нередко связана с вторжением в сферу человеческих...
-
Введение - Эстетика в деятельности правоохранительных органов
В современной России, в условиях провозглашения курса на построение гражданского общества, сотруднику правоохранительных органов необходима не только...
-
Проведение деловых совещаний - Профессиональная этика сотрудников органов внутренних дел
Существует несколько правил, которые обязан помнить руководитель, собирающийся провести совещание: - совещание должно быть предельно кратким: затянутое...
-
Обслуживание свадьб - Обслуживание праздничных и других вечеров
В ресторане для обслуживания свадебных торжеств выделяют специальные помещения. Лучше, когда их два: Одно - для встречи и сбора гостей, а затем для...
-
Обслуживание участников банкета во время его проведения - Обслуживание праздничных и других вечеров
Обслуживание участников банкета начинается со встречи гостей, которых встречает швейцар, затем гардеробщик и у входа в зал метрдотель. Если метрдотель в...
-
Банкет-чай - Обслуживание праздничных и других вечеров
Банкет-чай организуется для женщин, но не исключена возможность приглашения и мужчин. Количество гостей на таких банкетах невелико. Время проведения чаще...
-
В поїзді, В кафе, ресторані - Етикет різних країн світу
Увага і ввічливість до навколишніх потребує від нас значних зусиль. Юрба і спека, поштовхи і громіздкий вантаж - все це може навіть спокійну людину...
-
Мова рухів тілом - Етика ділового спілкування
Мова рухів тілом, як і будь-яка мова складається з слів, пропозицій, знаків орфографії. Для правильної інтерпретації жестів необхідно враховувати: 1....
-
Банкет за столом с полным обслуживанием официантами - Обслуживание праздничных и других вечеров
Особенностью этого банкета является подача всех блюд, напитков и фруктов официантами. Непременное условие обслуживания подобных банкетов - быстрота...
-
Деловое общение и этикет - Профессиональная этика сотрудников органов внутренних дел
Общение (коммуникация) - это способ бытия человека в условиях взаимных отношений, взаимодействия с другими людьми. В процессе общения люди обмениваются...
-
Етика ділового та адміністративної мови - Адміністративний мовний етикет
У сфері ділових відносин ми маємо справу і з паперами, і з людьми. Якщо ділові папери мають більш-менш усталені форми (їх стиль підпорядкований...
-
Заключение - Общая и профессиональная мораль сотрудника органов внутренних дел
Профессиональная мораль сотрудников ОВД неотделима от морали тех конкретных людей, которые приходят на службу в ОВД, морали того общества, выходцами из...
Організація обслуговування дипломатичних прийомів - Організація дипломатичних прийомів